Chúng ta đã nghe nói nhiều về quản lý công nghệ thông tin (CNTT) – IT managment. Đó là công việc hàng ngày của một trưởng phòng CNTT, bao gồm việc quản lý hoạt động hàng ngày của phòng CNTT, đề xuất giải pháp, chuẩn bị nhân lực, vật lực nhằm hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Ở đây, chúng ta sẽ đi sâu về quản trị công nghệ thông tin (IT Governance), một khái niệm tuy còn khá mới mẻ ở Việt Nam nhưng đã được áp dụng nhiều trên thế giới bởi các doanh nghiệp lớn, đặc biệt là những doanh nghiệp coi việc ứng dụng CNTT là một công cụ chiến lược, như ngân hàng, bảo hiểm, viễn thông, bán lẻ…
Thế nào là quản trị công nghệ thông tin?
Có rất nhiều định nghĩa và quan điểm về quản trị CNTT đã được đưa ra bởi các tổ chức cũng như các cá nhân có kinh nghiệm trên thế giới, ở đây người viết xin đưa ra một định nghĩa dựa trên hiểu biết của mình và các tài liệu đã được tham khảo như sau: Quản trị CNTT là một phần của quản trị doanh nghiệp nhằm đưa ra một cấu trúc và quy trình tiên tiến với mục đích sử dụng tối ưu năng lực CNTT để đảm bảo phát triển bền vững và hỗ trợ tối đa chiến lược và mục tiêu của doanh nghiệp.
Mục đích của quản trị CNTT là nhằm đảm bảo việc vận hành CNTT đạt được những kết quả sau:
– Hỗ trợ kịp thời chiến lược kinh doanh: CNTT phải là người bạn đồng hành và tin cậy đối với việc kinh doanh, quá trình kinh doanh dựa trên các quy trình, kiểm soát, báo cáo, hạch toán, lưu trữ số liệu, báo cáo tài chính, tất cả phải được thể hiện một cách đầy đủ, có hệ thống, có kiểm soát và có thể khai thác thông tin từ hệ thống CNTT. Mọi nhu cầu thay đổi về chiến lược kinh doanh, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường, mở rộng chi nhánh, tăng số lượng giao dịch phải được hệ thống CNTT đáp ứng đầy đủ, kịp thời.
– Làm công cụ khai thác cơ hội kinh doanh, giảm chi phí, tăng giá trị cho doanh nghiệp: Ngoài nhiệm vụ quản trị việc lưu trữ và truy xuất thông tin đáng tin cậy, hệ thống CNTT phải được phát triển các chức năng cao cấp về việc lưu trữ số liệu, cho phép quản trị doanh nghiệp phân tích và thống kê dữ liệu khách hàng sẵn có, dự đoán tiềm năng, nhìn nhận phân khúc thị trường, nhận biết những yếu kém, rủi ro trong quá trình hoạt động kinh doanh để có thể đưa ra những quyết định kịp thời, đi trước đối thủ cạnh tranh.
– Sử dụng hợp lý các tài nguyên CNTT: Việc sử dụng hợp lý tài nguyên CNTT thể hiện ở việc quản trị nhân sự CNTT, lên kế hoạch, chiến lược CNTT trong ngắn hạn và dài hạn nhằm đảm bảo tài nguyên công nghệ và nhân lực được chuẩn bị và sử dụng hợp lý, tránh những rủi ro thiếu hụt nhân lực trong những thời điểm quan trọng hoặc việc mua vào quá nhiều thiết bị công nghệ mà không sử dụng hết công suất, gây lãng phí tài nguyên.
– Quản lý rủi ro liên quan đến CNTT: Ứng dụng CNTT hiện đại là ứng dụng được quản trị tập trung với cơ sở dữ liệu tập trung ở một vị trí nhất định, tất cả các truy cập đều kết nối vào hệ thống tập trung để thực hiện giao dịch. Các nhà cung cấp hệ thống CNTT đã đưa ra những phần hành (module) tương ứng với các nghiệp vụ cụ thể của các doanh nghiệp. Một công ty sản xuất sẽ có các phần hành điển hình như: kế toán/tài chính, mua hàng, bán hàng, quản lý kho, quản lý sản xuất; ngành có đặc thù riêng như ngân hàng thì có các phần hành tiền gửi, tiền vay, tài trợ thương mại, ngân quỹ, kế toán… Hầu như tất cả các nghiệp vụ chính đều thực hiện qua hệ thống CNTT, các rủi ro liên quan đến các quy trình này đều có thể xảy ra với hệ thống CNTT như rủi ro về sai sót số liệu, về việc quản lý quyền hạn người dùng cuối, mất mát/phá hoại dữ liệu, thảm họa do con người hay thiên tai… Các doanh nghiệp cần phải có một hệ thống phòng chống rủi ro hay thảm họa CNTT một cách có hệ thống nhằm hạn chế tối đa những rủi ro CNTT khiến việc kinh doanh bị ảnh hưởng hay có thể tạo nên một tai họa cho doanh nghiệp.
– Đánh giá năng suất hoạt động: Giám sát hiệu quả các dự án phát triển CNTT và theo dõi các dịch vụ hỗ trợ của CNTT, các dự án CNTT là hiện thực hóa của các ý tưởng và chiến lược kinh doanh, cần được giám sát và đảm bảo tiến độ để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh. Các dịch vụ hỗ trợ nội bộ hàng ngày của bộ phận CNTT sẽ góp phần quan trọng trong thành công của các bộ phận kinh doanh, các tác vụ kinh doanh của các bộ phận tham gia trực tiếp quá trình kinh doanh hay bộ phận dịch vụ khách hàng; giao dịch kinh doanh có thực hiện suôn sẻ hay không thì cần phải dựa trên nền tảng dịch vụ hỗ trợ CNTT tốt.
Quản trị công nghệ thông tin tại Việt Nam
Vai trò và trách nhiệm quản trị CNTT thuộc về ai?
Sau khi ứng dụng CNTT vào quản lý, hầu như tất cả thông tin kinh doanh, tài liệu, quy trình, kể cả việc quản lý cao cấp như hỗ trợ phân tích, ra quyết định và các báo cáo kinh doanh quan trọng đều được hiện thực trên hệ thống CNTT, được quản lý bởi phòng CNTT về mặt kỹ thuật. Như vậy, trong một doanh nghiệp đã ứng dụng CNTT một cách khá triệt để thì hệ thống CNTT phản ánh toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, chứ không chỉ riêng của phòng CNTT.
Vậy, ai sẽ là người có liên quan đến việc quản trị CNTT? Câu trả lời là các cấp lãnh đạo cao nhất sẽ chịu trách nhiệm quản trị CNTT, hội đồng quản trị, ban giám đốc, các trưởng phòng, ban đều có trách nhiệm trong việc quản trị CNTT, tùy theo mức độ liên quan và trách nhiệm công việc của họ.
Quản trị CNTT ở Việt Nam
Nhìn chung, hầu hết doanh nghiệp Việt Nam còn thiếu một cơ cấu quản trị CNTT với đầy đủ các chức năng đã được đề cập ở trên. Mặc dù doanh nghiệp đã đầu tư vào các dự án CNTT như dự án hiện đại hóa ở các ngân hàng và dự án triển khai hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tại các công ty trong những năm gần đây, nhưng các doanh nghiệp vẫn chưa để ý đến việc phát triển, hoàn thiện một cơ cấu để quản lý hiệu quả các quy trình và hệ thống CNTT mới. Việc quản trị CNTT hầu như được giao hoàn toàn cho phòng CNTT.
Việc quản trị CNTT nên có một cơ cấu cụ thể và được phê chuẩn bởi quản lý cao nhất của doanh nghiệp để được thực hiện hiệu quả trong tổ chức.
Cơ hội và thách thức
Với tốc độ phát triển cao trong thời gian qua và với việc gia nhập WTO, Việt Nam đã có một vị thế tốt trong con mắt các nhà đầu tư nước ngoài, đầu tư nước ngoài nhờ đó tăng nhanh, việc giao thương trở nên thuận lợi hơn. Chất lượng và số lượng khách hàng của doanh nghiệp tăng cao, mở ra một hướng phát triển vượt bậc cho các doanh nghiệp trong những năm tới.
Để nắm được cơ hội phát triển đó, tạo lợi thế để phát triển doanh nghiệp trong tương lai, quản trị CNTT là một trong những chìa khóa trong trọng để doanh nghiệp tạo ra lợi thế cạnh tranh trước các đối thủ cùng lĩnh vực. Hệ thống CNTT phải tin cậy và bền vững, có thể đáp ứng những mục tiêu chiến lược kinh doanh và ứng phó nhanh chóng, đầy đủ các đòi hỏi kinh doanh mới như việc tăng nhanh, tăng đột biến số lượng giao dịch, triển khai các giao dịch phức tạp, mở rộng quy mô kinh doanh, sản xuất…
Một hệ thống quản trị CNTT tốt sẽ góp phần nâng cao giá trị nội tại của doanh nghiệp, là một lợi thế so sánh của doanh nghiệp đối với các đối thủ. Do đó, ngay từ bây giờ, lãnh đạo doanh nghiệp nên bắt đầu nghĩ đến việc tạo nên một cơ cấu vững chắc về công nghệ, một chiến lược công nghệ dài hơi cùng với các quy trình, cơ cấu quản lý tài nguyên, nhân sự, rủi ro nhằm tạo nên một bộ khung vững chắc, nhưng linh hoạt và đáng tin cậy, để làm bạn đồng hành với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
