Vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý doanh nghiệp
Thực tế hiện nay, công nghệ thông tin đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp (DN). Sự phát triển và ứng dụng của Internet đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, việc chuyển dần các giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đã ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và cả nhu cầu của các bên hữu quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…) của DN.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã nhận ra công nghệ thông tin là một trong những giải pháp tối ưu để quản lý DN. Có nhiều mô hình đầu tư công nghệ thông tin trong DN, mỗi mô hình có cách tiếp cận khác nhau nhưng đều có chung mục đích là giúp doanh nghiệp xác định được lộ trình đầu tư và mối quan hệ giữa các thành phần trong bức tranh tổng thể về ứng dụng công nghệ thông tin trong DN. Mỗi DN cần phải chọn cho mình mô hình đầu tư công nghệ thông tin cho phù hợp để phát huy hiệu quả các khoản đầu tư, phục vụ cho mục tiêu kinh doanh và phù hợp với năng lực khai thác công nghệ của DN.
Theo nghiên cứu của American Express, công nghệ thông tin hiện chiếm 19% chi phí kinh doanh. Công nghệ mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Lợi ích gắn kết nhân viên với khách hàng, lợi ích cho người tiêu dùng khi mua sản phẩm/dịch vụ, lợi ích trong việc quản lý và bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp. Rất nhiều doanh nghiệp đã thành công khi tận dụng được những lợi thế của công nghệ thông tin. Thực tế cho thấy, theo một báo cáo của Deloitte, các DN sử dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh có mức tăng trưởng doanh thu cao gấp bốn lần so với các tổ chức không ứng dụng.
Thực trạng
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành DN thực hiện qua 4 giai đoạn. Giai đoạn 1 đầu tư cơ sở về công nghệ thông tin gồm các trang bị cơ bản về phần cứng, phần mềm và nhân lực để sử dụng được các hạ tầng trên vào một số hoạt động tác nghiệp hoặc quản lý của DN, các đầu tư trong giai đoạn này nhằm xây dựng “nền tảng” cho các ứng dụng công nghệ thông tin tiếp theo.
Giai đoạn 2 tăng cường ứng dụng điều hành, tác nghiệp. Giai đoạn này là đầu tư công nghệ thông tin để nâng cao hiệu suất hoạt động, hỗ trợ cho các bộ phận chức năng trong DN, cụ thể cho hoạt động của các phòng ban chức năng hoặc các nhóm làm việc theo nhiệm vụ.
Giai đoạn 3 ứng dụng toàn diện nâng cao năng lực quản lý và sản xuất. Ở giai đoạn này về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cần có mạng diện rộng phủ khắp DN, đảm bảo cho các luồng thông tin lưu chuyển thông suốt giữa các bộ phận; các phần mềm tích hợp và các cơ sở dữ liệu cấp toàn công ty là những công cụ chủ đạo hỗ trợ cho hoạt động quản lý và tác nghiệp; triển khai các giải pháp đồng bộ giúp DN thay đổi chất lượng quản lý nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng hiệu quả và tăng năng lực cạnh tranh như ERP, SCM, CRM,…
Giai đoạn 4 đầu tư để biến đổi DN, tạo lợi thế cạnh tranh quốc tế. Đây là giai đoạn đầu tư công nghệ thông tin nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh hiện đại, tức là đầu tư công nghệ thông tin vào các sản phẩm và dịch vụ để tạo nên ưu thế về giá, tạo nên sự khác biệt, và các sản phẩm khác, phù hợp với chiến lược cạnh tranh của DN.
Tại Việt Nam hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, điều hành DN đã có sự thay đổi đáng kể. Tỷ lệ doanh nghiệp đầu tư công nghệ thông tin ngày càng nhiều với mức chi phí khác nhau.
Theo kết quả Tổng điều tra Kinh tế (TĐTKT) , tại thời điểm 1/1/ cả nước có 13,6 nghìn hợp tác xã và 517,9 nghìn DN đang hoạt động có kết quả sản xuất kinh doanh, trong đó: có 450,6 nghìn DN sử dụng máy tính, chiếm 86,2% số DN, so với năm 2012 tăng 6,3%; có 444,4 nghìn DN kết nối internet, chiếm 85,1%, tăng 11,5%; có 134,6 nghìn DN có trang thông tin điện tử (Website), chiếm 25,8%, tăng 13,1%.
Tỷ lệ DN có sử dụng máy tính và kết nối internet chia theo loại hình kinh tế: Khu vực DN nhà nước và khu vực DN có vốn đầu tư nước ngoài đạt tỷ lệ gần 100% DN có sử dụng máy tính và kết nối internet; Khu vực DN ngoài nhà nước có tỷ lệ thấp hơn, lần lượt đạt 86,2% và 85,0%.
Theo ngành kinh tế, DN có sử dụng máy tính và kết nối internet với tỷ lệ cao ở các ngành: Khoa học công nghệ lần lượt đạt 88,6% và 87,4%; Vận tải, kho bãi đạt 88,1% và 86,7%; Công nghiệp chế biến, chế tạo đạt 88,0% và 86,8%… Các ngành có số DN sử dụng máy tính, kết nối internet đạt tỷ lệ thấp hơn như: Hoạt động dịch vụ khác đạt 78,4% và 78,1%; Nghệ thuật, vui chơi, giải trí đạt 76,0% và 75,0%; Nông, lâm nghiệp và thủy sản chỉ đạt 63,7% và 61,4%.
Tỷ lệ DN có website chia theo loại hình kinh tế lần lượt như sau: khu vực DN nhà nước có 56,6%; khu vực DN có vốn đầu tư nước ngoài có 40,2%; khu vực DN ngoài nhà nước có 25,6%. Theo quy mô, 57,4% DN lớn; 45,5% DN vừa; 33,2% DN nhỏ; 24,5% DN siêu nhỏ có Website.
DN đóng tại các thành phố trực thuộc Trung ương dẫn đầu về tỷ lệ có website: Hà Nội đạt 41,2%, Thành phố Hồ Chí Minh đạt 28,1%, Đà Nẵng đạt 18,7%; Cần Thơ đạt 18,2%, Hải Phòng đạt 12,7%. Các địa phương với khu vực DN có ít Website nhất là: Vĩnh Long đạt 1,9%, Hà Giang đạt 3,4% và Lai Châu đạt 4,8%.
Trong khi đó, ban chỉ đạo công nghệ thông tin quốc gia đã làm một cuộc khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin tại 217 doanh nghiệp và những con số có được đã khiến mọi người không khỏi bất ngờ. Hiện các doanh nghiệp Việt Nam mới chỉ đầu tư khoản chi phí rất nhỏ bé là 0,05 – 0,08% doanh thu cho công nghệ thông tin, trong khi ở Mỹ con số trung bình là 1,5%. Chính sách đầu tư cho công nghệ thông tin của DN còn nhiều bất cập. Đa phần doanh nghiệp chỉ đầu tư một lần cho hệ thống thông tin và nâng cấp các ứng dụng, do đó đầu tư đã thấp và hiệu quả của nó còn thấp hơn.
Cuộc khảo sát còn cho thấy đến thời điểm này vẫn có những doanh nghiệp chưa có một ứng dụng công nghệ thông tin nào. Khối doanh nghiệp nhà nước còn 10%, trong khi các thành phần doanh nghiệp khác thì có đến 60% chưa đưa công nghệ thông tin vào công việc của mình. 40% DN chưa dám đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin vì không đủ nhân viên có trình độ để quản lý và khai thác.
Các DN tuy đã có nhận thức bước đầu về tầm quan trọng của công nghệ thông tin nhưng số lượng các DN có thể khai thác được sâu khả năng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở con số ít ỏi.
Chương trình quan trọng nhất, được sử dụng rộng rãi nhất trong các DN là quản lý tài chính, kế toán. Khoảng 88% số DN áp dụng công nghệ thông tin có sử dụng phần mềm kế toán tài chính, nhưng ngay cả đối với những DN đã ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ có khoảng 20% các phần mềm thoả mãn được yêu cầu của họ.
Đáng chú ý, các DN nhỏ và vừa, do chưa thực sự thấy được lợi ích lớn lao của công nghệ thông tin, chưa làm quen được với hình thức kinh doanh trong môi trường thương mại điện tử, chưa có am hiểu về công nghệ thông tin với một tầm nhìn chiến lược nên chưa có sự quan tâm cần thiết.
Nguyên nhân là đa số các DN không có bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin, ít chú trọng cử nhân viên đi đào tạo về công nghệ thông tin và ít đầu tư thời gian và tiền bạc để được tư vấn chuyên sâu về các ứng dụng công nghệ thông tin.
Bên cạnh đó, khả năng tài chính của DN, chính sự hạn hẹp về ngân quỹ đã khiến họ không thể đầu tư có chiều sâu vào các ứng dụng công nghệ thông tin vì vậy nhiều DN triển khai thiếu tính hệ thống, không đạt hiệu quả cao.
Đào tạo nhân lực công nghệ thông tin hiện nay
Để ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý DN đòi hỏi nguồn nhân lực có trình độ. Việt Nam hiện có 236 trường đại học, trong đó có 149 trường đang đào tạo về công nghệ thông tin, hàng năm cung cấp hơn 50.000 kỹ sư công nghệ thông tin.
Bên cạnh đó, còn có 412 trường đạo tạo nghề công nghệ thông tin bậc cao đẳng và trung cấp, hàng năm cung cấp khoảng 12.000 nhân lực cho ngành. Bên cạnh các trường công lập, khu vực tư nhân cũng đang đầu tư rất mạnh cho lĩnh vực đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin chất lượng cao cho thị trường như: Đại học FPT, Đại học Lạc hồng, Đại học Duy Tân, Trường Lê Quý Đôn…
Báo cáo mới nhất của Bộ Thông tin và Truyền thông cho thấy, đến hết năm , tổng số nhân lực tham gia hoạt động trong ngành công nghiệp công nghệ thông tin của Việt Nam đã cán mốc 1 triệu người.
Theo dự đoán, công nghệ thông tin sẽ là một trong số những nghề phát triển nhất trong 10 năm tới. Tuy nhiên, nhu cầu nhân lực tăng nhưng thị trường lao động lĩnh vực này tại Việt Nam luôn trong tình trạng thiếu hụt về cả số lượng và chất lượng.
Cụ thể, năm nay, số lượng nhân lực công nghệ thông tin cần có là 350.000 người, nhưng thiếu khoảng 90.000 người. Năm , số nhân lực ngành công nghệ thông tin cần có ước tính khoảng 400.000 người và ước tính thiếu hụt 100.000 nhân sự và cần 500.000 người và thiếu hút 190.000 người.
Tuy nhiên trên thực tế, chỉ có khoảng 30% trong số nhân lực đó đáp ứng được nhu cầu của DN. Nguyên nhân vì số lượng đào tạo lớn nhưng chất lượng đào tạo và giảng dạy chưa đáp ứng được nhu cầu thực tế, “học chưa đi đôi với hành”.
Một số đề xuất
Hầu hết DN Việt Nam hiện nay có quy mô vừa và nhỏ, nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực tài chính còn hạn chế, cho nên hoạt động đầu tư công nghệ thông tin bài bản, hiệu quả vẫn chưa thật sự diễn ra mạnh mẽ. DN nhỏ và vừa chiếm 96,7% tổng số DN cả nước. Sự lớn mạnh cả về số lượng, quy mô hoạt động và cả về nội lực của khu vực DN nhỏ và vừa có tác động to lớn, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế – xã hội và quá trình hội nhập quốc tế của Việt Nam.
Vì vậy, vấn đề đặt ra là cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý DN để nhằm nâng cao hiệu quả của DN cũng như tạo sức cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.
Về phía cơ quan nhà nước:
– Cải thiện hiệu quả các cơ chế, chính sách hỗ trợ phát triển công nghệ thông tin đối với DN, đặc biệt là DN nhỏ và vừa.
– Thực hiện tốt công tác thống kê dự báo sự phát triển của ngành công nghệ thông tin và nhu cầu nhân lực phục vụ cho sự phát triển đó. Có thể dự báo thông qua việc khảo sát nhu cầu sử dụng lao động của DN, đồng thời nghiên cứu xu hướng phát triển nhân lực công nghệ thông tin thế giới. Từ đó xây dựng tổng thể kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin trên cả nước trong giai đoạn.
Về phía doanh nghiệp:
– Dành nguồn lực tài chính đầu tư cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành quản lý DN. Thực tế cho thấy ban đầu DN có thể bỏ ra khoản tài chính cao nhưng sẽ đạt hiệu quả lâu dài.
– Các DN cần xây dựng chiến lược phát triển của mình dựa trên chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin, chuẩn bị nhân lực để phục vụ cho hoạt động của DN trong thời gian nhất định.
– DN cũng có thể phối hợp với các tổ chức trung gian về công nghệ thông tin để đưa cán bộ, nhân viên đi đào tạo chuyên sâu trong nước, thay vì phải đưa ra nước ngoài chi phí sẽ cao hơn rất nhiều. Chi phí có thể theo công thức: phía DN đóng góp 70%, cơ sở đào tạo đóng góp 30%.
Đối với cơ sở đào tạo nhân lực công nghệ thông tin
– Một trong những giải pháp để nâng cao chất lượng nhân lực công nghệ thông tin là thông qua các nhiệm vụ về khoa học công nghệ được Nhà nước đặt hàng cho các tổ chức khoa học công nghệ trung gian kết nối giữa khối đại học với DN để đào tạo chuyên sâu cho các học viên là những sinh viên sắp tốt nghiệp đại học và đã tốt nghiệp, hoặc người đã đi làm… Người đứng lớp sẽ là các chuyên gia hàng đầu trong nước và quốc tế. Những học viên này chính là nguồn nhân lực công nghệ mới bổ sung thiết thực cho các DN đang có nhu cầu.
– Mở rộng quy mô và đổi mới nội dung, phương pháp đào tạo cho phù hợp với sự phát triển của ngành. Thực trạng đào tạo nhân lực công nghệ thông tin ở Việt Nam cho thấy quy mô đào tạo còn rất mỏng và yếu. Hiện nay, hệ thống các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng công nghệ thông tin ở nước ta chỉ bao gồm các trường đại học, cao đẳng, trung cấp và dạy nghề, chủ yếu tập trung vào đào tạo, bồi dưỡng để được cấp các văn bằng, chứng chỉ nghề như thiết kế web, lập trình, tin học văn phòng theo các chương trình tự thiết lập hoặc sao chép của nước ngoài (nhưng hầu như không đạt chuẩn quốc tế); do đó tất yếu dẫn tới việc mở rộng quy mô đào tạo công nghệ thông tin tại các thành phố. Vì vậy, cần tập trung đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin trong hệ thống giáo dục phổ thông, đồng thời trang bị cơ sở hạ tầng, đầu tư, cải tiến phương pháp, nội dung trong chương trình đào tạo, bồi dưỡng.
– Hợp tác với DN là nơi thực hành, thực tập (thời gian đào tạo thực tế tại DN phải đảm bảo ít nhất 30% tổng thời gian đào tạo), sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị, phần mềm của DN để phục vụ thực hành nhằm nâng cao kỹ năng thực hành, ứng dụng thực tiễn của sinh viên; Sử dụng chuyên gia của các DN tham gia giảng dạy, hướng dẫn thực hành, thực tập, đánh giá kết quả học tập của sinh viên và tuyển dụng sinh viên sau khi tốt nghiệp…
– Đào tạo lại nguồn nhân lực công nghệ thông tin hiện có. Đặc điểm ngành công nghệ thông tin là vòng đời sản phẩm ngắn, công nghệ thay đổi liên tục, do đó đào tạo lại là việc tất yếu. Nội dung đào tạo lại lao động công nghệ thông tin cần tập trung vào việc bổ sung một số kiến thức chuyên ngành về công nghệ thông tin mà các chương trình đào tạo không còn phù hợp với thực tiễn, bổ sung một số kiến thức chuyên ngành khác phục vụ cho công tác quản lý hoặc thiết kế hệ thống thông tin. Có thể thực hiện đào tạo lại thông qua việc tổ chức đào tạo tại chỗ, đào tạo qua công việc hoặc thuê các đơn vị đào tạo có uy tín.
