Các cuộc họp là hoạt động không thể thiếu tại các tổ chức, doanh nghiệp, v.v. Vậy nếu bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một buổi họp nhóm, bạn sẽ cần phải làm gì?
7 Quy tắc tổ chức họp nhóm thành công:
1. Xác định đúng đối tượng cần mời
Một cuộc họp chắc chắn không thể thiếu người tham dự rồi phải không nào. Vì vậy một trong những yếu tố quan trọng để tổ chức cuộc họp thành công là mời đúng đối tượng.
Với vai trò của người tổ chức, bạn cần xác định đúng đối tượng cần mời để không làm lãng phí thời gian và công sức cho cả bạn và người mời không có sự liên quan.
Một cuộc họp nhóm hiệu quả nên duy trì từ 5 – 7 thành viên. Vì nếu số lượng thành viên quá đông, bạn sẽ vô tình biến họ trở thành thính giả và không đem lại nhiều giá trị đóng góp.
2. Gửi tài liệu trước cuộc họp
Để có một cuộc họp hiệu quả, bạn cần chia sẻ trước những tài liệu liên quan đến người tham dự. Điều này cho phép người tham dự có thể làm quen với các chi tiết và mọi người đều xuất phát từ một điểm.
Hơn nữa, thời gian trong cuộc họp có thể dành nhiều hơn để mọi người cùng trao đổi, thảo luận các vấn đề.
3. Đảm bảo đến đúng giờ
Vấn đề giờ giấc chắc chắn bạn cần phải lưu ý vì không đúng giờ là một thói xấu nơi công sở.
Một cuộc họp thành công là khi nó tuân thủ vấn đề thời gian. Bởi khi một ai đó đến muộn hơn thời gian bắt đầu sẽ khiến cuộc họp kéo dài thêm. Ngoài ra, việc khiến những người đến đúng giờ phải chờ đợi những người chậm trễ thật không công bằng.
Vì vậy khi tổ chức cuộc họp, thay vì ngồi đợi mọi người đến đủ mới bắt đầu họp bạn nên bắt đầu theo đúng thời gian quy định.
4. Tương tác với người tham gia bằng các câu hỏi:
Trong một cuộc họp nếu người thuyết trình cứ nói một mạch mà không hề tương tác nào với người tham gia thì thật sự sai lầm. Vậy nên bạn hãy cố gắng tạo ra sự tương tác với mọi người bằng cách tạo ra những câu hỏi, khuyến khích mọi người đưa ra quan điểm và ý kiến của mình.
Cách điều hành cuộc họp này chắc chắn sẽ khiến cho buổi họp của bạn trở nên hiệu quả hơn rất nhiều, và vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp sẽ nhanh chóng được giải quyết.
5. Tập trung cao độ:
Khi nói về một vấn đề trong cuộc họp, bạn hãy tập trung vào vấn đề đó, hạn chế đi dấn vào những câu chuyện thiếu liên quan.
Một trong những nhiệm vụ khó nhất trong cuộc họp và hướng mọi người tập trung. Cho dù bạn là ai đi chăng nữa người tổ chức hay người tham dự điều có nhiệm vụ hướng cuộc họp đi đúng chủ đề, tập trung vào vấn đề chính.
6. Bám sát chủ đề và mục tiêu của cuộc họp:
Lợi ích từ việc mời đúng đối tượng sẽ giúp cho các thành viên tham dự có ý thức tập trung, bám sát vào mục tiêu và chủ đề của cuộc họp.
Khi cuộc họp diễn ra, đôi khi sự sôi nổi quá mức sẽ khiến cho mục tiêu của cuộc họp bị lệch khỏi định hướng. Khi đó, người dẫn dắt cuộc họp cần biết cách điều hướng các thành viên quay trở về với nội dung chính của cuộc họp.
Kỹ năng tổ chức và điều hướng cuộc họp vô cùng quan trọng bạn cần biết là giữ thái độ tích cực, tôn trọng ý kiến của mọi người và đưa ra phương án giải quyết phù hợp.
7. Tổng kết cuộc họp
Có thể nói đây là một trong những phần hết sức quan trọng khi kết thúc bất kỳ một cuộc họp nào. Việc làm này sẽ giúp người tham dự cảm thấy thoải mái, thay vì áp lực về vấn đề thời gian.
10 bước tổ chức cuộc họp hiệu quả
Cách tổ chức một cuộc họp đạt hiệu quả cao nhất, xem ngay 10 bước dưới đây.
Trước cuộc họp:
1. Xác định những gì muốn đạt được
Trước khi bắt đầu tổ chức một cuộc họp bạn cần xác định mục tiêu, những gì mong muốn đạt được sau cuộc họp. Một cuộc họp không có mục tiêu chắc chắn sẽ rất vô nghĩa và khó thể thành công.
2. Chuẩn bị nội dung cuộc họp và xếp thứ tự nội dung (Agenda)
Chắc hẳn bạn đã ít nhiều nghe đến Agenda của một cuộc họp. Thuật ngữ này được hiểu đơn giản là các nội dung triển khai trong cuộc họp.
Để có một cuộc họp diễn ra thuận lợi và hiệu quả bạn cần chuẩn bị nội dung cuộc họp, phác thảo ra những điều muốn thực hiện, ước tính thời gian cho từng phần và ai là người trình bày, v.v.
3. Xác định người tham gia
Dựa vào mục tiêu của cuộc họp bạn sẽ xác định đối tượng tham dự phù hợp. Bạn cần hạn chế việc mời tràn làn, mời những người không có sự liên quan đến chủ đề của cuộc họp và những thông tin bạn cần thu thập. Đây là một quy tắc vô cùng quan trọng mà Masterskillss đã đề cập tới trong phần trên.
4. Quyết định hình thức tổ chức, thời gian và địa điểm
Sau khi đã xác định được đối tượng tham gia, bạn sẽ quyết định tới hình thức tổ chức, thời gian và địa điểm sao cho phù hợp nhất với người tham gia.
5. Mời người tham gia
Bạn có nhiều cách để gửi lời mời đến người tham dự, hãy đảm bảo rằng họ biết trước thời gian này tối thiểu 3 ngày.
Với sự phát triển mạnh mẽ của internet và công nghệ bạn có thể sử dụng các công cụ tạo lịch họp trực tuyến, đồng thời gửi lời mời đến những người tham gia.
Google Calendar là một trong những ví dụ điển hình mà bạn có thể trải nghiệm tạo lịch họp và mời người tham dự.
Trong cuộc họp cần:
6. Chào mừng và giới thiệu
Tưởng chừng như là một việc hết sức nhỏ nhặt, nhưng việc làm này có ý nghĩa vô cùng lớn giúp thu hút sự tập trung của người tham dự, dấu mốc bắt đầu cuộc họp. Đồng thời, việc làm này thể hiện sự tôn trọng của người tổ chức với những người tham gia.
7. Theo dõi các nội dung cuộc họp
Việc theo dõi agenda là một công việc hết sức quan trọng, giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng kế hoạch của bạn.
Trước khi bắt đầu một chủ đề bạn hãy hỏi những người tham gia xem liệu học có câu hỏi hay thắc nào về chủ đề vừa rồi hay không. Điều này sẽ tạo cho người tham dự họ là một phần của cuộc họp, gia tăng sự tương tác và tập trung của họ.
8. Triển khai theo các nội dung cuộc họp đã lên từ trước
Dựa vào Agenda, bạn có thể kiểm soát nội dung trình bày, tương tác bằng câu hỏi với người tham gia và chuyển sang phần tiếp theo.
Bạn cũng có thể yêu cầu mọi người đặt câu hỏi vào phần cuối cùng. Điều này giúp mọi người tham gia cuộc họp đều giải quyết được vấn đề của mình.
9. Ghi lại các bước tiếp theo
Một trong những sai lầm lớn mà người quản lý/ người tổ chức cuộc họp mắc phải khi mở các cuộc họp là không nắm bắt được các bước tiếp theo sau cuộc họp.
Chẳng hạn, nếu bạn đã đưa ra quyết định mới tại một cuộc họp thì bạn cần phải được ghi lại và theo dõi nó.
Sau cuộc họp:
10. Theo dõi các mục hành động
Bạn biết đấy, mức độ quan trọng để có một cuộc họp về một chủ đề tỷ lệ thuận với tầm quan trọng để theo dõi nó. Bạn có thể thực hiện điều này bằng việc gửi email đến người tham dự để nhắc nhở về những gì họ đã đồng ý.
Bạn cũng có thể lên lịch các nhiệm vụ cần hoàn thành để chắc chắn rằng các bước tiếp theo được thực hiện.
