Các giai đoạn trong quy trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp

Cuộc đua hướng tới công cuộc chuyển đổi số các mô hình kinh doanh đã bắt đầu ở hầu hết các ngành, do sự phổ biến của các công nghệ kỹ thuật số khác nhau. Đặc biệt, khi có đợt bùng phát của đại dịch Covid 19 toàn cầu xảy ra, thế giới bắt đầu đưa ra các biện pháp giãn cách xã hội bằng các biện pháp của chuyển đổi số. Công cuộc chuyển đổi số chính vì vậy mà diễn ra nhanh hơn, toàn diện hơn và hiệu quả hơn.

Giai đoạn 1: Xác định ý nghĩa của Chuyển đổi số với doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án chuyển đổi số nào, doanh nghiệp cần hiểu rõ tại sao họ muốn chuyển đổi số và mục tiêu mà họ muốn đạt được từ công cuộc này. Xác định ý nghĩa chuyển đổi số giúp doanh nghiệp nhìn thấy giá trị mà chuyển đổi số có thể mang lại.

Điều này có thể bao gồm việc cải thiện hiệu suất hoạt động, tăng cường trải nghiệm khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh, giảm chi phí hoặc tạo ra cơ hội mới để phát triển kinh doanh. Bằng cách xác định rõ ý nghĩa của chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tập trung vào những mục tiêu cụ thể và phát triển chiến lược phù hợp để đạt được thành công. Theo đó, doanh nghiệp có thể trả lời các câu hỏi như:

• Doanh nghiệp đang gặp phải những thách thức gì trong hoạt động kinh doanh?

• Chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những thách thức đó như thế nào?

• Mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp là gì?

• Lợi ích mà doanh nghiệp mong muốn đạt được sau khi chuyển đổi số là gì?

Việc xác định rõ ý nghĩa chuyển đổi số đối với doanh nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng thể về quá trình chuyển đổi. Tuy nhiên, các mục tiêu đặt ra cần phù hợp với nguồn lực và những gì mà doanh nghiệp có thể cải thiện, nâng cao.

Giai đoạn 2: Đánh giá hiện trạng, mong muốn của doanh nghiệp

Yếu tố khách quan

• Thực trạng của doanh nghiệp: Đây là yếu tố quan trọng nhất để doanh nghiệp có thể xác định được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của mình. Doanh nghiệp cần đánh giá các yếu tố sau:

  • Tình hình kinh doanh hiện tại

  • Cơ cấu tổ chức

  • Quy trình hoạt động

  • Công nghệ hiện có

  • Nguồn lực tài chính

  • Nguồn nhân lực

• Xu hướng thị trường: Nắm bắt được xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng và đối thủ cạnh tranh để có thể đưa ra chiến lược chuyển đổi số phù hợp.

• Công nghệ: Lựa chọn các công nghệ phù hợp với nhu cầu và khả năng của mình.

• Chính sách của Chính phủ: Chính phủ có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần nắm bắt các chính sách hỗ trợ của Chính phủ để có thể tận dụng tối đa các nguồn lực.

Yếu tố chủ quan

• Cam kết của lãnh đạo: Lãnh đạo doanh nghiệp là đầu tàu dẫn dắt quá trình chuyển đổi số. Chính vì vậy, quá trình này đòi hỏi sự quyết tâm và cam kết từ các nhà lãnh đạo.

• Thái độ của nhân viên: Nhân viên cần có sự hiểu biết và sẵn sàng chấp nhận thay đổi để có thể thích ứng với quá trình chuyển đổi số.

• Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp cần được thay đổi theo hướng phù hợp với chuyển đổi số.

• Năng lực quản trị: Chuyển đổi số là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự thay đổi toàn diện về cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Để thành công, doanh nghiệp cần có một đội ngũ lãnh đạo và quản lý có năng lực để dẫn dắt quá trình chuyển đổi này.

Việc đánh giá các yếu tố khách quan và chủ quan một cách toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp và hiệu quả. Khi thực hiện giai đoạn này, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Đánh giá một cách toàn diện, chính xác, bao gồm cả các yếu tố khách quan và chủ quan.

• Đánh giá thường xuyên để có thể kịp thời điều chỉnh chiến lược chuyển đổi số.

• Thông qua việc đánh giá các yếu tố trong quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ có thể xác định được những điểm cần cải thiện để có thể chuyển đổi số thành công.

Giai đoạn 3: Thiết lập tầm nhìn và mục tiêu

• Thiết lập tầm nhìn: Xác định tầm nhìn dài hạn của tổ chức trong việc chuyển đổi số. Tầm nhìn này nên phản ánh mục tiêu và giá trị cốt lõi của tổ chức, đồng thời tạo cơ sở để định hình các mục tiêu cụ thể.

• Xác định mục tiêu: Dựa trên tầm nhìn, xác định các mục tiêu cụ thể mà tổ chức muốn đạt được trong quá trình chuyển đổi số. Các mục tiêu này nên được đo lường và có thể đạt được, cùng với việc thiết lập thời gian và nguồn lực cần thiết để đạt được chúng.

Có nhiều phương pháp khác nhau để thiết lập tầm nhìn và mục tiêu, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của tổ chức. Một số phương pháp phổ biến bao gồm:

• Phương pháp SMART: Theo phương pháp này, một mục tiêu được coi là SMART khi đáp ứng các tiêu chí sau:

  • Specific (Cụ thể): Mục tiêu phải được xác định rõ ràng, không chung chung.

  • Measurable (Có thể đo lường được): Mục tiêu phải có thể đo lường được, để có thể đánh giá được tiến độ thực hiện.

  • Achievable (Có thể đạt được): Có tính khả thi, phù hợp với năng lực của tổ chức.

  • Relevant (Có liên quan): Có liên quan đến tầm nhìn của tổ chức.

  • Time-bound (Có thời hạn): Mục tiêu phải có thời hạn cụ thể để thực hiện.

• Phương pháp SWOT: Phương pháp SWOT là một phương pháp phân tích môi trường nội bộ và bên ngoài của tổ chức. Phương pháp này có thể được sử dụng để xác định các cơ hội và thách thức của tổ chức, từ đó xây dựng tầm nhìn và mục tiêu phù hợp.

• Phương pháp tư vấn: Tổ chức có thể thuê các chuyên gia tư vấn để hỗ trợ xây dựng tầm nhìn và mục tiêu. Các chuyên gia tư vấn sẽ giúp tổ chức đánh giá thực trạng, xác định các yếu tố cần quan tâm và xây dựng các mục tiêu phù hợp.

Lưu ý:

• Tầm nhìn và mục tiêu cần được chia sẻ với toàn bộ tổ chức để mọi người hiểu rõ về mục đích của chuyển đổi số và cùng chung tay thực hiện.
• Cần được theo dõi và đánh giá định kỳ để đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng và kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

Giai đoạn 4: Thiết lập chiến lược Chuyển đổi số

Sau khi có cái nhìn tổng quan về tình hình của doanh nghiệp, giai đoạn tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Việc thiết lập một chiến lược chuyển đổi số toàn diện bắt đầu với các câu hỏi sau:

• Ngành kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp đang hướng đến tương lai như thế nào?

• Doanh nghiệp đóng vai trò như thế nào đối với tương lai đó?

• Làm sao để xây dựng một con đường cân bằng giữa định hướng và khả năng thích ứng liên tục?

Hoạt động chuyển đổi số phải góp phần hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh ở mỗi thời điểm, đồng thời triển khai các hoạt động phù hợp với những định hướng của doanh nghiệp trong tương lai.

Giai đoạn 5: Xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết

Xác định nguồn lực thực hiện chuyển đổi số

• Con người: Đội ngũ lãnh đạo, nhân viên

• Tài chính: Chi phí đầu tư cho công nghệ, đào tạo nhân lực,…

• Thời gian: Thời gian triển khai chuyển đổi số.

Xây dựng phương pháp triển khai chuyển đổi số

• Phương pháp triển khai chuyển đổi số cần phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp và lộ trình chuyển đổi số đã được xây dựng.

• Sự ủng hộ từ lãnh đạo cấp cao là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của quá trình chuyển đổi số. Lãnh đạo cấp cao cần hiểu rõ tầm quan trọng của chuyển đổi số và cam kết hỗ trợ triển khai chuyển đổi số trong doanh nghiệp.

Tạo dựng văn hóa sẵn sàng chuyển đổi

Văn hóa sẵn sàng chuyển đổi là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vượt qua những khó khăn và thách thức trong quá trình chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp đề cao sự đổi mới, sáng tạo và sẵn sàng đón nhận những thay đổi mới.

Một số yếu tố cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Xây dựng tiêu chí đo lường sáng kiến ​​& KPI: Việc theo dõi tiến độ của từng sáng kiến ​​đòi hỏi phải xác định tiêu chí đo lường và các KPI đi kèm. Mỗi KPI cần phải được ghi lại rõ ràng (dữ liệu nào sẽ được sử dụng; cách thức, thời gian và ai sẽ thu thập dữ liệu; dữ liệu sẽ được phân tích như thế nào; KPI sẽ được tính toán như thế nào,…).

• Lập kế hoạch dự án: Mỗi sáng kiến ​​​​được chuyển thành một kế hoạch dự án ngắn gọn, xác định chính xác mục tiêu, phạm vi, những người liên quan, tiến trình, rủi ro,… Việc có bộ kỹ năng quản lý dự án phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo vận hành dự án theo kế hoạch.

• Theo dõi tiến độ và triển khai các biện pháp khắc phục: Giám sát dự án liên tục cho phép ban quản lý xác định kịp thời những khác biệt có thể xảy ra giữa việc thực hiện dự án và kế hoạch dự án, cũng như xác định và thực hiện các biện pháp khắc phục.

• Đánh giá mức độ thành công: Đánh giá và truyền đạt hiệu quả của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số tới tất cả các bên liên quan sẽ được thực hiện khi kết thúc nỗ lực phức tạp này. Quan trọng là tất cả các bên liên quan phải hiểu rằng đây không phải là điểm kết thúc của hành trình chuyển đổi số mà là điểm dừng đầu tiên trên chặng đường dài phía trước.

Giai đoạn 6: Xây dựng nền tảng dữ liệu, công nghệ

Xây dựng chiến lược dữ liệu: Đây là một tài liệu quan trọng, xác định mục tiêu, tầm nhìn, phạm vi, các nguyên tắc và quy trình quản lý dữ liệu của tổ chức. Chiến lược dữ liệu cần được xây dựng dựa trên các yếu tố sau:

• Mục tiêu chuyển đổi số của tổ chức

• Đặc điểm dữ liệu của tổ chức

• Nhu cầu của người dùng

• Các quy định của pháp luật về dữ liệu

Xây dựng cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu (database) là tập hợp các dữ liệu được tổ chức và quản lý một cách có hệ thống, phục vụ cho mục đích cụ thể. Cơ sở dữ liệu cần được xây dựng đáp ứng các yêu cầu sau:

• Chính xác, đầy đủ, kịp thời

• Dễ dàng truy cập và sử dụng

• Bảo mật

Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin: Hệ thống công nghệ thông tin (information technology system) là tập hợp các thành phần phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người và các quy trình, thủ tục được phối hợp để thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ. Cần đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin:

• Hiệu quả, an toàn và bảo mật

• Tương thích với các hệ thống khác

• Đáp ứng nhu cầu của người dùng

Kết nối và chia sẻ dữ liệu: Kết nối và chia sẻ dữ liệu là yếu tố quan trọng để tạo ra giá trị từ dữ liệu. Tổ chức cần xây dựng các giải pháp để kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, giữa các tổ chức và giữa tổ chức với khách hàng, doanh nghiệp.

Quản lý dữ liệu: Quản lý dữ liệu là quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý, bảo vệ và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình và chính sách quản lý dữ liệu để đảm bảo dữ liệu an toàn, bảo mật và hiệu quả.

Giai đoạn 7: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực phù hợp

• Đánh giá nhu cầu nhân lực: Bao gồm xác định số lượng nhân lực cần thiết, kỹ năng và kinh nghiệm cần có.

• Xác định nguồn nhân lực: Thu hút nhân lực từ bên trong hoặc bên ngoài. Nếu thu hút nhân lực từ bên ngoài, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo phù hợp.

• Đào tạo và phát triển nhân lực: Đảm bảo đội ngũ có thể đáp ứng yêu cầu của quá trình chuyển đổi số. Các chương trình đào tạo cần tập trung vào các kỹ năng và kiến thức về công nghệ, đổi mới sáng tạo, tư duy số,…

• Tạo môi trường làm việc hỗ trợ chuyển đổi số: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khuyến khích đổi mới, cung cấp các nguồn lực cần thiết cho quá trình chuyển đổi số.

Lưu ý:

• Doanh nghiệp cần có tầm nhìn dài hạn về chuyển đổi số: Giúp xác định nhu cầu nhân lực và xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp.

• Tạo ra môi trường làm việc hỗ trợ sự thay đổi: Nhân viên cần được khuyến khích học hỏi và tiếp thu các kiến thức mới.

• Cam kết của lãnh đạo: Những người tiên phong trong việc áp dụng công nghệ và đổi mới.

Giai đoạn 8: Thực hiện số hóa thông tin, số hóa quy trình tiến tới chuyển đổi số tổng thể

Khi đã có những chuẩn bị toàn diện về mục tiêu, chiến lược, kế hoạch hành động và các nguồn lực cần thiết, doanh nghiệp nên tiến hành vào công cuộc chuyển đổi số. Quá trình này diễn ra càng sớm càng tốt. Doanh nghiệp cần ghi chép toàn bộ thông tin, số liệu, các vấn đề, rủi ro,… nhằm phục vụ cho việc đánh giá.

Số hóa thông tin

Đây là hoạt động cơ bản để tiến hành công cuộc chuyển đổi số. Tiến hành số hóa toàn bộ thông tin, từ văn bản sang file điện tử, lưu trữ online hoặc trong hệ thống máy tính doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố như:

• Thu thập chủng loại tài liệu, số lượng, số liệu cần được số hóa

• Phân loại tài liệu và trang bị các công nghệ cần thiết để số hóa dữ liệu

• Thực hiện số hóa dữ liệu, chẳng hạn như chuyển văn bản sang định dạng file docs,…

• Kiểm tra số lượng và chất lượng tài liệu được số hóa.

Số hóa quy trình

Số hóa quy trình cần thực hiện ở cả hai khía cạnh là quy trình nội bộ doanh nghiệp và quy trình làm việc với khách hàng. Quá trình này giúp doanh nghiệp xử lý vấn đề một cách tối ưu, tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn nhân lực. Đồng thời, quy trình làm việc với khách hàng trở nên thuận tiện và tăng sự hài lòng của khách hàng.

Ví dụ, một doanh nghiệp B2B có thể sử dụng phần mềm CRM để tự động hóa các bước tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tiếp cận khách hàng tiềm năng và gửi báo giá. Phần mềm này sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ và phân loại thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử tương tác với khách hàng và gửi báo giá trực tuyến. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tăng hiệu quả của hoạt động bán hàng.

Thực hiện chuyển đổi số toàn diện

Chuyển đổi số sẽ có tác động toàn diện đến các lĩnh vực kinh doanh, công nghệ và con người của một doanh nghiệp. Để đạt được một chiến lược chuyển đổi số thành công, điều quan trọng là doanh nghiệp phải định rõ chiến lược kinh doanh của mình. Tuy nhiên, chuyển đổi số không phải là một quá trình dễ dàng và không có một công thức chung nào phù hợp cho tất cả ngành nghề và doanh nghiệp.

Để đảm bảo sự thành công của quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá định kỳ về các quy trình chuyển đổi số hiện tại và kết quả đạt được. Từ đó, có thể điều chỉnh và cải thiện các quy trình này để phù hợp nhất.

Mặc dù không có một công thức chung cho chuyển đổi số trong doanh nghiệp, nhưng có một số hạng mục cơ bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo. Việc áp dụng quy trình chuyển đổi số gồm các hạng mục này sẽ giúp doanh nghiệp tự tin bắt đầu chuyển đổi số từ ngay hôm nay. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng chuyển đổi số là một hành trình dài và liên tục, không có điểm kết thúc.

Các tổ chức càng sớm nhận ra rằng quá trình chuyển đổi số có liên quan nhiều đến con người hơn là công nghệ thì quá trình chuyển đổi có thể diễn ra càng sớm và hiệu quả hơn. Các phương pháp, công cụ và thái độ phù hợp là điều cần thiết khi cố gắng chuyển đổi số thành công.