Điều độ nguồn lực (Resource leveling) là gì? Trường hợp áp dụng cụ thể

Hình minh hoạ (Nguồn: pmsprout)

Điều độ nguồn lực

Khái niệm

Điều độ nguồn lực trong tiếng Anh được gọi là Resource leveling.

Điều độ nguồn lực là một kĩ thuật phân tích sơ đồ mạng dự án áp dụng cho tiến độ dự án đã được phát triển ra bằng phương pháp đường găng .

Điều độ nguồn lực được áp dụng khi một nguồn lực quan trọng hoặc nguồn lực dùng chung bị giới hạn sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định, hoặc bị hạn chế về số lượng hoặc phải đáp ứng yêu cầu nhất định về hiệu quả sử dụng ví dụ sử dụng nguồn lực ở mức độ ổn định.

Áp dụng kĩ thuật điều độ nguồn lực có thể làm thay đổi tiến độ dự án ban đầu đã được xác định dựa trên phương pháp đường găng.

Thuật ngữ liên quan

Sơ đồ mạng dự án hay phương pháp đường găng là một trình bày bằng biểu đồ về trình tự thực hiện các công việc, mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của từng công việc, và các công việc nằm trên đường găng.

Điều độ nguồn lực để nâng cao hiệu quả sử dụng

Điều độ nguồn lực trong trường hợp này là việc phân bổ lại tổng thời gian dự trữ hoặc thời gian dự trữ tự do của các hoạt động để giảm thiểu sự biến động trong nhu cầu sử dụng nguồn lực.

Qui tắc chung của điều độ nguồn lực trong trường hợp này như sau:

1. Xác định số lượng nguồn lực trung bình sử dụng trong mỗi đơn vị thời gian (ví dụ ngày) trong suốt khoảng thời gian lập kế hoạch.

Tham khảo: Hoạt động kiểm soát (Control activities) là gì? Các yếu tố thuộc hoạt động kiểm soát

2. Việc điều độ nguồn lực được thực hiện với thời gian bắt đầu sớm nhất và các hoạt động không nằm trên đường găng.

– Bắt đầu với hoạt động có thời gian dự trữ lớn nhất, chậm bắt đầu thực hiện một đơn vị thời gian của mỗi hoạt động tại mỗi bước.

– Kiểm tra nhu cầu về nguồn lực sau mỗi lần chậm bắt đầu thực hiện.

– Lựa chọn tiến độ dự án mà nhu cầu sử dụng nguồn lực trong mỗi đơn vị thời gian càng gần với nhu cầu nguồn lực trung bình càng tốt.

Việc điều độ nguồn lực trong các dự án lớn phức tạp trong thực tế thường được thực hiện thông qua việc áp dụng các phần mềm điều độ trên máy tính.

Điều độ nguồn lực mang lại một số lợi ích sau:

– Giảm nhu cầu sử dụng nguồn lực trong thời kỳ cao điểm

– Số lượng nguồn lực sử dụng trong xuốt chu kỳ dự án giảm xuống

– Mức độ biến động về nhu cầu nguồn lực đã được giảm thiểu.

Hạn chế

Tuy nhiên việc áp dụng kĩ thuật điều độ nguồn lực cũng tạo ra một số rủi ro mà nhà quản lí dự án cần phải quan tâm.

Ví dụ, làm giảm sự linh hoạt trong việc thục hiện các hoạt động do đã sử dụng thời gian dự trữ của các hoạt động không nằm trên đường găng, và nhiều hoạt động và nhiều đường đi có thể trở thành hoạt động găng và đường găng.

Điều độ nguồn lực khi bị giới hạn về nguồn lực huy động

Khi số lượng nhân lực/thiết bị không thể huy động để đáp ứng yêu cầu công việc trong những thời gian cao điểm thì trong trường hợp này nhà quản lí dự án đối mặt với tình huống hạn chế về nguồn lực huy động.

Tham khảo: Nhân viên tuân thủ (Compliance Officer) là ai? Nhiệm vụ

Trong những trường hợp hạn chế về nguồn lực huy động nhà quản lí dự án phải chấp nhận chậm chễ về thời hạn hoàn thành dự án nhưng vấn đề đặt ra là phải điều độ như thế nào, hoạt động nào được phân bổ nguồn lực, hoạt động nào chấp nhận chậm chế do không có đủ nguồn lực để làm sao chậm chễ trong thời hạn hoàn thành dự án là ngắn nhất có thể.

Qui tắc ưu tiên

Điều độ nguồn lực trong những trường hợp thiếu hụt nguồn lực thường áp dụng các qui tắc xác định thứ tự ưu tiên sau:

– Phân bổ nguồn lực cho hoạt động có thời gian dự trữ ít nhất

– Phân bổ nguồn lực cho hoạt động có thời gian thực hiện ngắn nhất

– Phân bổ nguồn lực cho hoạt động có chữ số xác định nhỏ nhất

Ba qui tắc trên là ba qui tắc xác định thứ tự ưu tiên để phân bổ nguồn lực trong điều kiện nguồn lực bị hạn chế. Áp dụng đồng thời cả ba qui tắc trên trong việc phân bổ nguồn lực sẽ giúp hạn chế được sự chậm chế của dự án ở mức độ nhanh nhất.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Các khóa học về Phát triển bản thân

Các khóa học về Kỹ năng quản lý

Các khóa học về Kỹ năng lãnh đạo

Các khóa học về Dịch vụ khách hàng

Các khóa học về Bán hàng & Tiếp thị

Các khóa học về Sản xuất & Bảo trì

Các khóa học về Mua hàng & Kho hàng

Các khóa học về Hành chính & Nhân sự

Quản lý chất lượng

Các khóa học về Quản trị rủi ro & Tuân thủ

Các khóa học Thiết kế theo nhu cầu

Điều độ nguồn lực

Điều độ nguồn lực để nâng cao hiệu quả sử dụng

Điều độ nguồn lực khi bị giới hạn về nguồn lực huy động

Bài viết cùng chuyên đề:

Baolong

Các bài viết chuyên đề

Thống kê

Điều độ nguồn lực (Resource leveling) là gì? Trường hợp áp dụng cụ thể

Google Business Profile là gì? Lợi ích khi xây dựng tài khoản Google Business

Điều độ nguồn lực

Điều độ nguồn lực để nâng cao hiệu quả sử dụng

Điều độ nguồn lực khi bị giới hạn về nguồn lực huy động

Bài viết cùng chuyên đề:

Baolong

Google Business Profile là gì? Lợi ích khi xây dựng tài khoản Google Business

Các bài viết chuyên đề

Thống kê