Hình minh hoạ (Nguồn: cet)
Định phần phòng
Khái niệm
Định phần phòng trong tiếng Anh được gọi là Allotment.
Trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn, thuật ngữ định phần phòng là một trong các hình thức đặt phòng khá quen thuộc, chỉ việc khách sạn cho các đại lí du lịch đặt cụ thể một số lượng lớn phòng trong thời hạn nhất định (validity) kèm theo điều kiện giới hạn ngày check – in cũng như check – out (cut – off days).
Theo đó, các khách sạn sẽ dành một lượng lớn buồng phòng nhất định để các hãng du lịch và hàng không chủ động bán cho khách mà không cần yêu cầu đặt buồng trước theo một thỏa thuận nhất định giữa 2 bên.
Sau khi đã bán được buồng cho khách, các hãng này mới khẳng định việc đặt buồng với khách sạn.
Trường hợp các hãng này không bán hết số lượng buồng phòng mà khách sạn đã dành cho hãng theo thoả thuận thì họ phải bồi thường hoặc không tùy theo yêu cầu trước đó của hai bên.
Các nguồn khách hàng đến từ dịch vụ alloment
Các nguồn khách hàng mang lại từ dịch vụ allotment bao gồm:
– Nguồn khách hàng đặt buồng trực tiếp
Là những khách lẻ hoặc khách đoàn trực tiếp đặt buồng với khách sạn. Đối tượng khách này có thể sử dụng cách thức đặt buồng như sau: trực tiếp đến khách sạn; gọi điện thoại; gửi thư tin, fax, thư điện tử (email)…
– Nguồn khách hàng đặt buồng qua các đại lí trung gian
Đó là khách hàng đặt phòng lại thông qua các đại lí trung gian như: đại lí du lịch, hãng lữ hành, hãng hàng không, văn phòng du lịch địa phương, văn phòng đại diện nước ngoài, đại sứ quán…
Đối với các hãng du lịch, khách sạn thường sử dụng hai hình thức bán buồng phổ biến là Allotment và Free sale.
Những lợi ích Allotment mang lại cho khách sạn và các hãng đại lí
Trước khi quyết định thực hiện dịch vụ allotment, cả bên khách sạn lẫn các đại lí đều có những tính toán kĩ lưỡng để tránh những rủi ro cho cả hai, đồng thời mang lại doanh thu và lợi nhuận cao nhất.
Theo đó, các khách sạn sẽ nhận được lợi ích là tăng độ nhận diện, độ phủ sóng: Nếu chỉ là một khách sạn chưa có tên tuổi mà không phải một khách sạn nổi tiếng hay một tập đoàn lớn thì hầu như khách hàng không thể biết nhiều về khách sạn của bạn.
Do đó, thông qua các đại lí du lịch hay hàng không sẽ giúp thông tin khách sạn của bạn đến với khách hàng. Có thể xem đây như một hình thức quảng cáo giúp cho lượng khách đặt phòng, sử dụng các dịch vụ tại khách sạn tăng cao.
Không chỉ phía khách sạn nhận được lợi ích mà về phía các đại lí du lịch, hãng hàng không cũng dễ dàng tạo dựng niềm tin khách hàng của mình vì khách hàng đặt phòng thông qua họ thường được tư vấn từ A-Z.
Các hãng này còn nghiên cứu kĩ địa điểm liên kết với khách sạn để tạo nên một gói tour đa dạng ở cả trong và ngoài nước. Đăng kí các tour này, khách hàng thường rất tin tưởng, an tâm về chuyến đi của mình.
(Tài liệu tham khảo: Quản trị Nhà hàng Khách sạn, Trường trung cấp Kinh tế – Du lịch, TP Hồ Chí Minh)
