Hình minh họa
Ghi kép
Định nghĩa
Ghi kép là cách ghi mà mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh được phản ánh một cách đồng thời vào các tài khoản kế toán có liên quan theo đúng nội dung kinh tế của nghiệp vụ và theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ tác động đến.
Thuật ngữ liên quan
Đối tượng kế toán (Accounting Object) là các khách thể quản lí kinh tế thuộc phạm vi cung cấp thông tin của kế toán.
Đối tượng kế toán ở mọi loại hình đơn vị đều có chung bản chất trên phương diện tiền tệ và cấu trúc tài chính, từ đó hình thành nên đối tượng chung của kế toán, bao gồm:
+ Tài sản và sự vận động của tài sản; hoặc:
+ Tài sản và các hoạt động kinh tế – tài chính; hoặc:
+ Tài sản, nợ phải trả, thu nhập, chi phí, kết quả hoạt động.
Yêu cầu trong quá trình ghi kép
– Khi thực hiện ghi kép, với mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh bao giờ kế toán cũng phải ghi đồng thời vào ít nhất hai tài khoản kế toán có liên quan.
– Ghi Nợ tài khoản kế toán này đồng thời ghi có tài khoản kế toán khác liên quan, với số tiền ghi vào bên Nợ các tài khoản kế toán luôn luôn bằng số tiền ghi vào bên Có các tài khoản kế toán.
– Ghi kép được thực hiện trên tài khoản kế toán là do kế toán ghi chép tài sản của đơn vị trong mối liên hệ với nguồn hình thành của nó thông qua phương trình kế toán cơ bản:
Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu
Mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh bao giờ cũng tác động ít nhất hai đối tượng kế toán cụ thể của phương trình kế toán phải ghi vào ít nhất hai tài khoản kế toán.
Sự tác động kép đến các đối tượng kế toán cụ thể của từng nghiệp vụ kinh tế – tài chính, và do tính chất vận động của đối tượng kế toán cùng với qui ước ghi chép trên các tài khoản kế toán chủ yếu dẫn đến kết quả là mỗi nghiệp vụ kinh tế – tài chính khi thực hiện ghi kép kế toán “ghi Nợ tài khoản kế toán này đồng thời ghi Có tài khoản kế toán khác” với số tiền hai bên Nợ và Có luôn luôn bằng nhau.
Dựa vào tính cân đối này, kế toán có thể kiểm tra được tính chính xác các số liệu nghiệp vụ đã ghi chép trên các tài khoản kế toán.
(Tài liệu tham khảo: Giáo trình Nguyên lí kế toán, NXB Tài chính)
