Hình minh họa. Nguồn: start-up donut
Kế hoạch hóa (Planning)
Khái niệm
Kế hoạch hóa trong tiếng Anh là Planning.
Kế hoạch hóa là quá trình xác định các mục tiêu và cách thức để đạt được chúng trong thời kì tương lai cụ thể nào đó. Như vậy, kế hoạch hóa bao gồm việc xác định hai yếu tố: một là mục tiêu (vị trí tương lai mà một cá nhân hoặc một doanh nghiệp mong muốn đạt tới); hai là các cách thức thực hiện mục tiêu đó (các kế hoạch và các nguồn lực cần thiết để đạt được kết quả).
Nhờ có kế hoạch hóa, các nhà quản trị có thể lựa chọn dễ dàng hơn phương án cho phép doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu đặt ra. Kế hoạch hóa cho phép doanh nghiệp trả lời các câu hỏi chủ yếu sau:
– Tình hình hiện nay của doanh nghiệp?
– Doanh nghiệp mong muốn điều gì?
– Khoảng cách giữa hiện tại và tương lai của doanh nghiệp thế nào?
– Những gì sẽ thay đổi trong các hoạt động trước đây? Theo cách nào và vào thời gian nào?
Các cấp kế hoạch hóa
Trong doanh nghiệp thường có hai cấp kế hoạch hóa, đó là kế hoạch hóa chiến lược và kế hoạch hóa tác nghiệp:
– Kế hoạch hóa chiến lược: là quá trình liên kết tất cả mọi nỗ lực của doanh nghiệp vào việc thỏa mãn khách hàng, hoàn thiện chất lượng và đạt được các mục tiêu chiến lược.
– Kế hoạch hóa tác nghiệp: là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, chi tiết xác định nội dung những công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành.
Các đặc điểm của kế hoạch hóa chiến lược và kế hoạch hóa tác nghiệp:
| Tiêu chí | Kế hoạch hóa chiến lược | Kế hoạch hóa tác nghiệp |
|---|---|---|
| 1. Các loại quyết định có liên quan | Quyết định đổi mới và thích nghi | Quyết định hàng ngày và thích nghi |
| 2. Bối cảnh và điều kiện ra quyết định | Rủi ro (chủ quan) và tính không chắc chắn | Rủi ro (khách quan) và sự chắc chắn |
| 3. Cấp triển khai | Quản trị cấp cao | Quản trị cấp trung |
| 4. Thời gian | Dài và trung hạn | Ngắn hạn |
| 5. Mục tiêu định hướng | Đảm bảo cho sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp | Phương tiện thực hiện các kế hoạch chiến lược |
Tầm quan trọng của kế hoạch hóa
Kế hoạch hóa là chức năng đầu tiên của quản trị và nó có những vai trò quan trọng sau:
– Kế hoạch hóa cho phép các nhà quản trị kiểm tra những hướng đi khác nhau trước khi ra một quyết định. Nó cũng đòi hỏi chứng minh được tính sáng tạo, tích cực để xác định cách phân bổ các nguồn lực và thực hiện các hoạt động trong tương lai;
– Kế hoạch hóa giúp làm cho hài hòa hơn các kế hoạch tác nghiệp ngắn hạn với kế hoạch hóa chiến lược dài hạn;
– Kế hoạch hóa cung cấp những lí do cho sự tồn tại và một định hướng. Nhờ kế hoạch hóa, các nhà quản trị có thể dự báo và tìm ra hướng đi trong tương lai;
– Kế hoạch hóa cho phép một doanh nghiệp thích ứng với sự tay đổi trong tương lai. Môi trường của doanh nghiệp luôn luôn thay đổi, vậy nên đòi hỏi nhà lãnh đạo phải dự liệu những thay đổi trong tương lai. Những dự liệu đó được thực hiện nhờ có kế hoạch hóa;
– Cuối cùng, kế hoạch hóa tạo điều kiện dễ dàng kiểm soát trong quản trị. Tầm quan trọng này thể hiện mối quan hệ qua lại giữa hoạch định với tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
(Theo Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân)
