Tiêu chuẩn thực hiện công việc (Job Performance Standards) là gì? Bảng điểm cân bằng

Hình minh hoạ (Nguồn: sinerjiakademi)

Tiêu chuẩn thực hiện công việc

Khái niệm

Tiêu chuẩn thực hiện công việc trong tiếng Anh được gọi là job performance standards.

Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng. Đó chính là các mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động.

Để có thể đánh giá có hiệu quả, các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách hợp lí và khách quan, tức là phải phản ánh được các kết quả và hành vi cần có để hoàn thành tốt công việc.

Yêu cầu đối với các tiêu chuẩn

– Yêu cầu đối với các tiêu chuẩn thực hiện công việc là:

+ Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì người lao động cần làm trong công việc và cần phải làm tốt đến mức nào?

+ Các tiêu chuẩn phải phản ánh được một cách hợp lí các mức độ yêu cầu về số lượng và chất lượng của thực hiện công việc, phù hợp với đặc điểm của từng công việc.

– Hiện nay, các tiêu chuẩn thực hiện công việc có thể chia thành các nhóm sau:

+ Các tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc: số lượng, chất lượng, thời gian/thời hạn thực hiện công việc

+ Các tiêu chuẩn về hành vi thái độ thực hiện công việc, chẳng hạn thái độ với khách hàng, ý thức chấp hành kỉ luật…

Bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard)

Trong xu thế hiện nay, để các tiêu chuẩn thực hiện công việc của người lao động gắn kết với mục tiêu chiến lược của tổ chức, các doanh nghiệp thường sử dụng Bảng điểm cân bằng (Balanced Scorecard).

Tham khảo: Ấn phẩm đặc trưng là gì? Vai trò

Balanced Scorecard là một hệ thống chuyển tầm nhìn và chiến lược của tổ chức thành các mục tiêu rõ ràng, cụ thể, cho phép gắn kết các hoạt động của người lao động với định hướng chiến lược của tổ chức.

Thay vì chỉ tập trung vào kiểm soát các yếu tố tài chính, Balanced Scorcard thể hiện sự cân bằng của tổ chức ở cả 4 khía cạnh: tài chính, khách hàng, quá trình nội bộ, đào tạo và phát triển.

– Khía cạnh tài chính: Các tiêu chí đánh giá kết quả về tài chính là yếu tố quan trọng nhất của Balanced Scorcard.

Các tiêu chí này cho biết tổ chức có đạt được kết quả cuối cùng không. Các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc của người lao động có thể là doanh thu, doanh số bán, lợi nhuận…

– Về khía cạnh khách hàng: Tổ chức phải luôn xác định rõ: khách hàng mục tiêu là gì, đâu là giá trị mà tổ chức mang lại cho khách hàng.

Tương ứng với các mục tiêu đó các tiêu chí cụ thể để đo lường kết quả thực hiện công việc là: sự thỏa mãn của khách hàng, sự trung thành của khách hàng, thị phần và số lượng khách hàng mới.

– Liên quan đến khía cạnh quá trình nội bộ: Cần thấy rằng để thỏa mãn nhu cầu khách hàng tốt nhất tổ chức cần cải tiến quá trình phục vụ và tìm ra những định hướng mới.

Tham khảo: Kiểm soát quá trình bằng thống kê (Statistical process control - SPC) là gì?

Các tiêu chí đánh giá có thể là: sáng kiến cải tiến, phát triển sản phẩm/dịch vụ mới, cải tiến qui trình, hoạt động sau bán hàng, tỉ lệ tăng năng suất, chất lượng, tính kịp thời…

– Về khía cạnh học hỏi và phát triển: Để đạt những kết quả mong muốn về khách hàng và quá trình nội bộ, tổ chức cần có các nguồn lực đáp ứng yêu cầu chẳng hạn như nguồn nhân lực, hệ thống thông tin.

Liên quan đến nguồn nhân lực, các tiêu chí đo lường có thể là kĩ năng thực hiên công việc.

Các cách để xây dựng các tiêu chuẩn

Trên thực tế, việc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc không phải là dễ dàng. Có hai cách để xây dựng các tiêu chuẩn:

– Chỉ đạo tập trung: trong cách này, người lãnh đạo bộ phận viết các tiêu chuẩn và phổ biến cho người lao động để thực hiện.

– Thảo luận dân chủ: trong cách này, người lao động và người lãnh đạo bộ phận cùng bàn bạc để đưa ra quyết định về các tiêu chuẩn thực hiện công việc.

Cách làm này phức tạp hơn nhưng thu hút được người lao động vào việc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc và do đó có ý nghĩa quan trọng đối với sự ủng hộ và tự nguyện thực hiện các tiêu chuẩn đó.

(Tài liệu tham khảo: Tài liệu Đánh giá thực hiện công việc, Trung tâm đào tạo từ xa, ĐH Kinh tế Quốc dân)