Ước tính thời gian thực hiện công việc (Estimate Activity Durations) là gì?

Hình minh hoạ (Nguồn: masterofproject)

Ước tính thời gian thực hiện công việc

Khái niệm

Ước tính thời gian thực hiện công việc trong tiếng Anh được gọi là Estimate Activity Durations.

Ước tính thời gian thực hiện công việc là quá trình ước tính các khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc với mức độ huy động nguồn lực nhất định.

Nguyên tắc chung

Một số nguyên tắc chung trong ước tính thời gian thực hiện hoạt động

– Người ước tính am hiểu sâu về hoạt động

Những người tham gia vào ước tính các nguồn lực thực hiện công việc phải là những người có kiến thức và kinh nghiệm chuyên sâu về công việc.

Ví dụ nhóm dự án thiết kế một mẫu ô tô mới phải am hiểu về những thành tựu mới nhất trong công nghệ chế tạo ô tô tự động. Nhóm dự án xây dựng phải am hiểu về các tiêu chuẩn và định mức áp dụng trong ngành xây dựng.

– Sử dụng nhiều người cùng tham gia ước tính

Mỗi người tham gia ước tính đều bị ảnh hưởng bởi những sai lệch mang tính cá nhân nhất định cho nên để hạn chế những sai lệch này nên sử dụng nhiều người cùng ước tính cho từng vấn đề.

Thông qua sự bàn bạc trao đổi giữa những người tham gia sẽ giúp hạn chế bớt sự cực đoan trong việc đưa ra những con số ước tính mà không phản ánh đúng tình hình thực tế.

Tham khảo: Nhà quản trị cấp cơ sở (First line managers) là ai? Nhiệm vụ của nhà quản trị cấp cơ sở

– Ước tính trong điều kiện bình thường

Điều kiện bình thường về nguồn lực huy động, chuyên môn, phương pháp làm việc, cường độ làm việc, thời gian làm trong ngày trong tuần và các điều kiện khác.

– Sử dụng thống nhất và nhất quán đơn vị đo thời gian trong ước tính thời gian thực hiện các hoạt động.

– Các ước tính là độc lập với nhau. Ước tính thời gian thực hiện của một hoạt động độc lập với các ước tính thời gian thực hiện của tất cả các hoạt động khác.

– Các ước tính thời gian thực hiện từng hoạt động cần cân nhắc đến tính rủi ro trong việc thực hiện hoạt động.

Các phương pháp ước tính

– Ước tính và đánh giá của các chuyên gia

Một phương pháp ước tính được cho là tin cậy nhất chính là ước tính của các chuyên gia có kinh nghiệm trong việc thực hiện các hoạt động ở các dự án tương tự trước đó.

– Phương pháp tương tự hoặc dựa trên tiêu chuẩn

Dựa trên tính tương tự với dự án trước trên các khía cạnh như thời hạn hoàn thành, kinh phí, qui mô, mức độ phức tạp, để làm cơ sở cho việc ước tính nguồn lực và thời gian thực hiện từng hoạt động với sự điều chỉnh phù hợp cho dự án mới.

Tham khảo: Quản trị chuỗi cung ứng là gì? Các mô hình quản trị chuỗi cung ứng

– Phương pháp tham số

Phương pháp tham số dựa trên mối quan hệ thống kê trong quá khứ giữa các đại lượng để ước tính các nguồn lực, thời gian và chi phí thực hiện hoạt động.

– Phương pháp ước tính ba điểm

Ước tính thời gian và chi phí thực hiện một công việc có thể chính xác hơn nếu chúng ta tính đến mức độ rủi ro trong việc thực hiện công việc đó và dải không chắc chắn của thời gian thực hiện công việc.

– Phân tích dự phòng

Ước tính thời gian thực hiện công việc có thể bao gồm cả thời gian dự phòng áp dụng cho mức độ rủi ro trong quá trình thực hiện công việc.

Thời gian dự phòng có thể xác định theo một tỉ lệ phần trăm nhất định của thời gian thực hiện công việc hoặc theo một phương pháp định lượng thống kê nào đó.

Thời gian dự phòng có thể xác định cho cả dự án và cho từng công việc và phải được ghi chép rõ ràng trong tài liệu về quản lí tiến độ dự án.

(Tài liệu tham khảo: Quản trị dự án, TS. Nguyễn Quốc Duy, Cục Phát triển doanh nghiệp, Bộ Kế hoạch và đầu tư, 2012)

Các khóa học về Phát triển bản thân

Các khóa học về Kỹ năng quản lý

Các khóa học về Kỹ năng lãnh đạo

Các khóa học về Dịch vụ khách hàng

Các khóa học về Bán hàng & Tiếp thị

Các khóa học về Sản xuất & Bảo trì

Các khóa học về Mua hàng & Kho hàng

Các khóa học về Hành chính & Nhân sự

Quản lý chất lượng

Các khóa học về Quản trị rủi ro & Tuân thủ

Các khóa học Thiết kế theo nhu cầu

Ước tính thời gian thực hiện công việc

Nguyên tắc chung

Các phương pháp ước tính

Bài viết cùng chuyên đề:

Baolong

Các bài viết chuyên đề

Thống kê

Ước tính thời gian thực hiện công việc (Estimate Activity Durations) là gì?

Google Business Profile là gì? Lợi ích khi xây dựng tài khoản Google Business

Những người kể chuyện khí hậu

Ước tính thời gian thực hiện công việc

Nguyên tắc chung

Các phương pháp ước tính

Bài viết cùng chuyên đề:

Baolong

Google Business Profile là gì? Lợi ích khi xây dựng tài khoản Google Business

Những người kể chuyện khí hậu

Các bài viết chuyên đề

Thống kê