1. Giới thiệu về phương pháp lãnh đạo theo tình huống
Để đi sâu và hiểu rõ hơn về những khía cạnh khác, đầu tiên, bạn cần phải hiểu thế nào là phương pháp Lãnh đạo theo tình huống.
Lãnh đạo theo tình huống là phương pháp lãnh đạo mà trong đó, các nhà lãnh đạo điều chỉnh phong cách của mình sao cho phù hợp với tình hình của mỗi thành viên trong nhóm và theo tính độc đáo của từng tình huống. Lý thuyết Lãnh đạo theo tình huống được phát triển bởi Paul Hersey và Ken Blanchard vào năm 1969 khi họ đang nghiên cứu về Quản lý hành vi tổ chức.
Trong quá trình điều hành nhóm làm việc của mình, với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn có thể sẽ nhận thấy có rất nhiều tình huống khác nhau buộc bạn phải linh hoạt để ứng biến sao cho phù hợp. Một nhà lãnh đạo theo tình huống có thể phát triển nhóm mình trở nên tốt nhất bằng cách tạo ra một môi trường làm việc mang tính dân chủ, thúc đẩy khả năng thích ứng và linh hoạt của toàn bộ thành viên.
Bằng cách tùy chỉnh phong cách lãnh đạo phù hợp với từng thành viên, nhà lãnh đạo theo tình huống có thể phát triển tốt mối quan hệ với các thành viên trong nhóm làm việc của mình. Mỗi thành viên trong nhóm yêu cầu một phong cách lãnh đạo riêng biệt và sự giao tiếp được cá nhân hóa. Tùy vào mức độ mà bạn đánh giá từng thành viên sẽ giúp xác định loại phong cách phù hợp mà bạn cần sử dụng.
Có một sự thật rằng, trong một nhóm làm việc, các thành viên sẽ không đồng đều về khả năng, kiến thức, sự tự tin hay động lực trong cùng việc. Việc áp dụng chung một phong cách lãnh đạo cho mọi người sẽ không đem lại hiệu quả cao. Sử dụng mô hình lãnh đạo theo tình huống cho phép bạn linh hoạt điều chỉnh phong cách của mình ứng với từng thành viên.
2. 4 phong cách lãnh đạo trong mô hình lãnh đạo theo tình huống (kèm ví dụ)
Mô hình lãnh đạo theo tình huống bao gồm 4 phong cách lãnh đạo mà có thể linh hoạt áp dụng cho cấp dưới của mình theo từng thời điểm khác nhau. Bạn có thể đặt 4 phong cách lãnh đạo khác nhau này theo một biểu đồ thể hiện mức độ hành vi chỉ đạo so với mức độ hành vi hỗ trợ của bạn.
- Hành vi chỉ đạo là mức độ mà bạn bảo với một thành viên trong nhóm phải làm gì, làm như thế nào, khi nào cần hoàn thành và hoàn thành ở đâu.
- Hành vi hỗ trợ là mức độ mà bạn giao tiếp với các thành viên trong nhóm, tích cực lắng nghe và ghi nhận những tiên bộ của họ liên quan đến công việc và nhiệm vụ.
Thực hiện so sánh mức độ hành vi hỗ trợ và hành vi chỉ đạo sẽ giúp bạn xác định được phong cách lãnh đạo theo tình huống mà bạn đang sử dụng là gì.
2.1. Telling / Directing – Chỉ đạo
Phong cách S1 là phong cách Telling – Chỉ đạo/ Hướng dẫn/ Chỉ bảo. Ở phong cách này, mức độ hành vi chỉ đạo cao, ngược lại, mức độ hành vi hỗ trợ thấp. Phong cách lãnh đạo Telling hiệu quả nhất khi trong nhóm có thành viên cần sự giám sát chặt chẽ của nhà lãnh đạo, bởi sự thiếu kinh nghiệm hoặc mức độ cam kết tập với nhiệm vụ, trách nhiệm được giao.
Ví dụ: Một thành viên trong nhóm của bạn có rất ít kinh nghiệm trong việc gửi email tiếp cận khách hàng tiềm năng. Anh ấy có vẻ không tự tin về việc tự xử lý dự án này vì đây là dự án đầu tiên mà anh ta đảm nhận. Vì vậy, với tư cách là leader, bạn cần sử dụng phong cách lãnh đạo tình huống Chỉ đạo để trực tiếp hướng dẫn anh ấy qua từng bước và đảm bảo không để mắc bất cứ sai lầm nào.
2.2. Selling / Coaching – Bán hàng/ Thuyết phục
Bạn quan tâm đến các bộ biểu mẫu OKRs bao gồm: quy trình áp dụng vào Doanh nghiệp, form check-in OKRs, timeline áp dụng OKRs,… Nhận bộ biểu mẫu OKRs miễn phí ngay bên dưới.
Phong cách lãnh đạo tình huống S2 là phong cách Selling – Bán hàng/ Thuyết phục/ Huấn luyện/ Giải thích. Ở phong cách này, mức độ của hành vi chỉ đạo và hành vi hỗ trợ đều cao. Đây là phong cách lãnh đạo tình huống rất hiệu quả đối với những thành viên mới bắt đầu nhưng rất nhiệt tình. Bạn hoàn toàn có thể quan sát và hỗ trợ họ nhưng không cần phải giám sát chặt chẽ.
Ví dụ: Một thành viên trong nhóm của bạn mong muốn có được kinh nghiệm trong lĩnh vực Truyền thông Marketing mặc dù họ chưa từng làm công việc này trước đây. Mặc dù sự hạn chế về kinh nghiệm chuyên môn, bạn vẫn cho phép cô ấy được làm việc trên một dự án trong lĩnh vựa đó. Trong quá trình cô ấy thực hiện, bạn vẫn quan sát và hỗ trợ khi cô ta cần. Sau cùng, bạn cung cấp cho thành viên đó những phản hồi để cô ấy có thể rút kinh nghiệm cho những dự án sau.
2.3. Participating / Surporting – Tham gia/ Hỗ trợ
Phong cách S3 là phong cách lãnh đạo theo tình huống Participating – Tham gia/ Hỗ trợ/ Tạo điều kiện. Phong cách này khác với S1 và S2 bởi nó đề cao hành vi hỗ trợ hơn so với hành vi chỉ đạo. Bạn có thể sử dụng phong cách lãnh đạo này khi thành viên trong nhóm có các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ nhưng thiếu sự tự tin hoặc động lực thực hiện. Với cương vị là một nhà lãnh đạo, bạn có thể đặt những câu hỏi mở để giúp nhân viên xác định vấn đề và định hướng giải pháp.
Ví dụ: Một thành viên ưu tú trong nhóm của bạn đột nhiên làm việc kém hiệu quả hơn. Với tư cách là một Team Leader, bạn biết rằng khả năng của người ấy có thể làm tốt hơn rất nhiều so với bây giờ. Ở trường hợp này, bạn cần sử dụng phong cách lãnh đạo theo tình huống Participating, thiết lập một cuộc họp 1:1 với thành viên đó để trao đổi và cùng nhau tìm ra giải pháp cải thiện.
2.4. Delegating/ Trao quyền
Phong cách lãnh đạo theo tình huống S4 là phong cách Delegating – Trao quyền. Ở phong cách này, cả hành vi chỉ đạo lẫn hành vi hỗ trợ đều thấp bởi đây là phong cách mà bạn sẽ ủy quyền cho nhân viên của mình. Phong cách trao quyền sẽ thúc đẩy sự tự cho và nuôi dưỡng niềm tin của các thành viên trong nhóm.
Ví dụ: Một thành viên đã đồng hành cùng bạn vài năm trong nhóm, chia sẻ rằng họ muốn được tự mình hoàn thành một dự án sắp tới. Từ những biểu hiện trong suốt khoảng thời gian làm việc chung, bạn biết rằng họ đủ sức mạnh để làm được điều đó. Do vậy, bạn quyết định trao cho họ sự tự do làm việc mà không cần giám sát. Họ chỉ cần đến và gặp bạn để hỏi và đánh giá khi họ đã hoàn thành.
3. Những đặc điểm của phong cách lãnh đạo theo tình huống
Một nhà lãnh đạo tình huống cần có những đặc điểm như sau:
- Sự uyển chuyển: Phong cách lãnh đạo theo tình huống buộc nhà lãnh đạo tinh thế trong việc nhận ra các nhu cầu thay đổi của đội nhóm, công việc và tổ chức. Từ đó, họ sẽ có kế hoạch điều chỉnh phong cách phù hợp để có thể mang lại những điều tốt nhất cho đội nhóm của mình, đồng thời đảm bảo tính thành công của các công việc.
- Khả năng lắng nghe tích cực: Để hiểu những gì đang diễn ra và đáp ứng những nhu cầu của các thành viên trong nhóm, nhà lãnh đạo tình huống cần phải tận dụng kỹ năng lắng nghe sâu của mình.
- Phương hướng và đường lối rõ ràng: Phong cách lãnh đạo theo tình huống buộc nhà lãnh đạo phải vạch ra các phương hướng, kế hoạch hỗ trợ và chỉ đạo mà các thành viên cần.
- Năng lực khuyến khích sự tham gia: Các nhà lãnh đạo theo tình huống sẽ tham gia vào quá trình tạo ra sự an toàn về tâm lý cho các thành viên trong nhóm. Họ tạo ra các cơ hội để các thành viên có thể nói lên những suy nghĩ, trải nghiệm của bản thân. Bên cạnh đó, họ còn phải có các kỹ năng để giao quyền hiệu quả khi thích hợp.
- Có khả năng cố vấn và huấn luyện: Để khai thác được tối đa hiệu quả của phong cách lãnh đạo theo tình huống, các nhà lãnh đạo cần phát triển khả năng huấn luyện của mình ở nhiều cấp độ khác nhau. Kỹ năng này cho phép leader giúp thành viên của mình đạt được những gì mà họ mong muốn.
4. Ưu và nhược điểm của mô hình lãnh đạo theo tình huống
Cũng như những phương pháp và mô hình khác, phong cách lãnh đạo theo tình huống cũng có những ưu điểm và khuyết điểm như sau:
4.1. Ưu điểm
Mô hình lãnh đạo theo tình huống có những ưu điểm như sau:
- Giúp cải thiện năng suất: Lãnh đạo theo tình huống có thể hỗ trợ cải thiện năng suất tổng thể giữa các thành viên trong nhóm. Mỗi thành viên trong nhóm đều có những đặc điểm riêng biệt và khác nhau, việc sử dụng hình thức lãnh đạo tương ứng cho phép leader đánh giá mọi người theo cách riêng biệt nhất và giúp tối đa hóa kết quả đầu ra của họ.
- Cá nhân hóa sự tập trung vào từng thành viên trong nhóm: Việc áp đặt một phong cách lãnh đạo chung cho cả nhóm giống như việc cố gắng nhồi nhét mọi người vào trong một cái hộp. Mô hình lãnh đạo theo tình huống đảm bảo tính cam kết cao đối với từng thành viên và đem lại cho họ không gian riêng để phát triển.
- Thúc đẩy sự linh hoạt: Phương pháp lãnh đạo theo tình huống thúc đẩy sự linh hoạt vì nó cho phép người trưởng nhóm có thể điều chỉnh phong cách dựa trên mức độ kỹ năng, động lực và sự tự tin của từng thành viên trong nhóm. Các mô hình lãnh đạo kém linh hoạt hơn có thể không quan tâm đến mức độ tự tin và động lực của của các cá nhân trong nhóm. Nhưng phương pháp lãnh đạo theo tình huống buộc phải linh hoạt để cải thiện tối đa năng suất làm việc của đội nhóm.
4.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, lãnh đạo theo tình huống cũng có các nhược điểm như sau:
- Có thể gây ra những nhầm lẫn:
Sự thiếu đồng nhất về phong cách lãnh đạo có thể khiến các thành viên trong nhóm đặt câu hỏi về những gì mà họ phải làm. Ví dụ: một số thành viên có thể gặp khó khăn khi chuyển từ một nhiệm vụ được hỗ trợ sang việc được trao quyền vào tuần tiếp theo. Để tránh sự nhầm lẫn không đáng có, bạn có thể hỏi nhân viên của mình xem họ muốn được hỗ trợ theo phong cách nào hơn.
- Tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn:
Những thành viên có xu hướng thích tập trung vào các mục tiêu dài hạn thường không thích mô hình lãnh đạo theo tình huống này. Khi chuyển đổi phong cách lãnh đạo, bạn phải tập trung vào các nhiệm vụ trước mắt thay vì các mục tiêu đã được lên kế hoạch từ trước. Điều này có thể khiến đội nhóm của bạn cảm thấy bất an nếu họ không biết mình sẽ gặp phải phong cách lãnh đạo nào vào thời gian tới.
Nếu các thành viên của bạn cần lập các mục tiêu dài hạn, bạn có thể trung hòa bằng cách lên kế hoạch trước cho các nhiêm vụ, đồng thời thảo luận về phong cách lãnh đạo mà họ thích cho mỗi nhiệm vụ sắp tới. Việc cho các thành viên biết bạn có thể tự do trong việc thay đổi phong cách lãnh đạo có thể giúp họ yên tâm hơn.
- Leader phải chịu trách nhiệm:
Phương pháp lãnh đạo theo tình huống khiến bạn phải đối mặt với rất nhiều trách nhiệm. Mô hình này có thể khiến bạn căng thẳng hơn vì buộc bạn phải luôn sẵn sàng để thay đổi và thích ứng. Ngoài ra, bạn cũng cần phải đánh giá cảm xúc, năng lực chuyên môn và kỹ năng xã hội của từng thành viên để xác định phong cách phù hợp.
