Hướng dẫn công việc hiệu quả

Hướng dẫn công việc là gì? 

Trong doanh nghiệp, chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp những vấn đề như: Ở đây chúng tôi không có thời gian để đào tạo; Đào tạo chỉ lãng phí thôi, nhân viên mới cứ thay đổi liên tục, vừa đào tạo xong thì nhân viên lại qua công ty khác; Công việc ở đây là nghệ thuật, không phải là kỹ thuật đơn thuần nên…không dạy được. Những vấn đề này đặt ra câu hỏi cho nhà quản lý: Nên đào tạo hay không? Cần đào tạo những gì? Đào tạo như thế nào là hiệu quả?

Vào năm 1940, những chương trình huấn luyện các kỹ năng Quản lý Thiết yếu dành cho Quản lý (Training Within Industry -TWI) , Giám sát đội nhóm được khởi nguồn từ Mỹ và được áp dụng thành công tại Nhật Bản từ năm 1950, được xem là tiền đề của chương trình Sản xuất tinh gọn, Lean Manufacturing System hay Toyota Production System. TWI gồm 3 chương trình huấn luyện: Job Instruction (JI) – Job Methods (JM) – Job Relations (JR).

Hướng dẫn công việc (Job Instruction) – một phương pháp đơn giản, dễ thực hiện và mang lại hiệu quả tức thời để xây dựng được 1 lực lượng nhân viên thạo việc, hỗ trợ giảm thiểu các lãng phí, tránh việc phải điều chỉnh, làm đi làm lại, ít tai nạn, hư hỏng và gia tăng năng suất, các cấp quản.

Hướng dẫn công việc khi nào? 

Hướng dẫn công việc được sử dụng khi:

• Đào tạo kỹ năng thủ công hoặc thủ tục như vận hành máy móc hay thực hiện các vận hành tiêu chuẩn.
• Đào tạo nhân viên mới, người học việc tại nơi làm việc.
• Chuẩn bị cho nhân viên có năng lực thực hiện các nhiệm vụ cụ thể ở bất cứ mức độ nào của tổ chức, từ cao đến thấp.

Các bước thực hiện để hướng dẫn công việc

Để thực hiện hướng dẫn công việc cho một người mới, tiến hành thực hiện 4 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị

Chuẩn bị Lập kế hoạch đào tạo (5W1H), Lập bản phân tích công việc, Chuẩn bị những thứ cần thiết như tài liệu, công cụ dụng cụ…Bố trí khu vực làm việc thực tế

Bước 2: Trình bày 

Có 4 hình thức để trình bày và hướng dẫn gồm:

• Nói: Giải thích bằng miệng, thông tin sẽ được truyền đi nhanh chóng nhưng sẽ làm người học không nắm được hết công việc, đôi khi chúng ta không thể sử dụng chính xác từ ngữ để mô tả công việc.
• Cho xem mẫu: Biểu diễn cách thức công việc được hoàn thành, hình thức này đôi khi khiến người học “bắt chước thao tác làm”, không có nghĩa là họ đã hiểu công việc.
• Minh họa: Là một phương pháp khác của việc cho xem mẫu, giải thích kèm các tài liệu và hình ảnh (biểu đồ, sơ đồ, bản thiết kế, bản phác thảo…) đây là phương pháp rất hiệu quả và được áp dụng tại nhiều quốc gia.
• Hỏi đáp: Hỏi và thảo luận về cách thức làm đề người học sẵn sàng cho việc được hướng dẫn, và kiểm tra mức độ hiểu của người học.

Bước 3: Làm thử 

Cho học viên làm thử và điều chỉnh những điểm chưa đúng. Giải thích lại các Điểm chính, đảm bảo người học hiểu đúng và để họ làm cho đến khi thực sự hoàn thành được việc cần hướng dẫn.

Bước 4: Follow up

Để người học tự làm một mình hoặc có thể hướng dẫn cho một người khác, tuy nhiên chúng ta cần kiểm tra thường xuyên. Khi người học đã vững vàng thì giảm dần việc huấn luyện và follow-up.

Hướng dẫn lập bản phân tích công việc 

Mục đích: Làm rõ và hệ thống lại các bước làm. Việc tổ chức công việc thiếu rõ ràng trong suy nghĩ của người hướng dẫn thường là lý do dẫn đến việc kết quả hướng dẫn kém, tai nạn, trễ hạn, lỗi và nhân viên chán nản. Bản phân tích công việc sẽ được lập thành tài liệu và lưu trữ dùng để làm tài liệu tham khảo hoặc đào tạo nhân viên mới

Chọn 1 công việc bạn nắm rõ mà bạn cần phải hướng dẫn cho người khác, lập bảng phân tích công việc gồm các nội dung: Bước quan trọng, Các điểm chính, Lý do thực hiện và Hình ảnh minh họa nếu có.