KPIs và OKRs: Khái niệm và điểm khác biệt

OKRs là một khung thiết lập mục tiêu, trong khi KPIs theo dõi các hiệu suất mục tiêu, là hai trong số những công cụ phổ biến nhất được sử dụng để đo lường hiệu quả kinh doanh. Mặc dù cả hai đều có những lợi ích to lớn, nhưng chúng khác nhau về cách đo lường thành công và thúc đẩy tăng trưởng.

KPIs là  gì?

KPIs là viết tắt của Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu, cho thấy tình trạng hiện tại về hiệu suất của một tổ chức. KPI được áp dụng rộng rãi nhằm đánh giá hiệu suất của các dự án, sản phẩm hoặc hiệu suất của nhân viên. Có thể coi KPI là một chỉ số trễ vì chúng cho biết doanh nghiệp đã hoạt động như thế nào trong một thời gian cụ thể.

KPIs cấp cao tập trung vào hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, KPIs cấp thấp lại tập trung vào các quy trình trong những bộ phận như bán hàng, nhân sự, tiếp thị,…

Mặc dù KPI rất phù hợp để đo lường, nhưng đây là các chỉ số độc lập, chúng cho biết khi nào một thước đo là tốt hay xấu nhưng không truyền đạt được hướng đi mà nhóm cần thực hiện.

Ví dụ về KPIs

Chẳng hạn như KPI (Key Performance Indicator) của nhóm Marketing trong công ty X là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng trên website. Để đo lường hiệu quả của trang web, một KPI cụ thể có thể là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ số lượt truy cập trang web sang số lượng đơn hàng được đặt thành công.

Chỉ số này có thể được tính bằng cách chia số lượng đơn hàng được đặt thành công cho số lượt truy cập trang web, nhân với 100 để tính phần trăm. KPI này rất quan trọng để đo lường hiệu quả của chiến dịch quảng cáo, thiết kế trang web và các hoạt động liên quan khác. Nếu KPI này không đạt mục tiêu, các nhà quản lý cần phải xem xét lại chiến lược và có những điều chỉnh cần thiết để cải thiện hiệu quả.

OKRs là gì?

OKRs là viết tắt của “Objective and Key Results”, tức là Mục tiêu và Kết quả chính, đây là phương pháp đơn giản tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh những mục tiêu có thể đo lường.

OKRs cung cấp bối cảnh và hướng đi quan trọng còn thiếu trong KPIs. Mục tiêu mô tả những gì mà doanh nghiệp muốn đạt được, trong khi Kết quả chính cho biết làm thế nào để biết rằng doanh nghiệp đang tiến triển với Mục tiêu của mình. Không giống như KPI, có thể coi OKR là chỉ báo hàng đầu vì chúng liên quan đến trạng thái kinh doanh trong tương lai hoặc tác động mà doanh nghiệp đang cố gắng đạt được.

• Mục tiêu – Objectives (O): Nơi mà doanh nghiệp muốn đến.
• Các kết quả chính – Key results (KRs): Những kết quả cho biết doanh nghiệp đã đến nơi.

Ví dụ về OKR

Ví dụ OKRs (Objectives and Key Results) của một doanh nghiệp bán quần áo.

Objective: Tăng doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay.

Key Results:

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ 3% lên 5% bằng cách tối ưu hóa trang web bán hàng, các chiến dịch quảng cáo, branding, SEO trang web.
• Tăng số lượng khách hàng mới đăng ký lên 5000 người bằng cách tăng chi phí quảng cáo, đưa ra các chương trình ưu đãi hấp dẫn cùng những hoạt động tiếp thị khác.
• Giảm tỷ lệ hủy đơn hàng từ 10% xuống còn 3% bằng cách cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ, vận chuyển, hậu mãi,…

Trong ví dụ này, Objective (Mục tiêu chính) là tăng doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay. Để đạt được mục tiêu này, công ty đã thiết lập 3 Key Results (Kết quả chính) cụ thể để đo lường tiến độ, đánh giá hiệu quả của các hoạt động. Mỗi Key Result được xác định cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được nhằm đánh giá đạt xem có đạt được mục tiêu chính hay không. 

Việc đặt ra Objective và Key Results như vậy giúp công ty tập trung vào các hoạt động cốt lõi để đạt được mục tiêu chính và phát triển một kế hoạch hành động cụ thể. Nếu các Key Results không đạt được mục tiêu đã đặt ra, ban quản lý cần xem xét lại chiến lược và điều chỉnh những điểm còn chưa ổn.

So sánh KPIs và OKRs

Điểm giống nhau

• Cả hai công cụ này đều đo lường hiệu quả và đánh giá tiến độ của các hoạt động trong doanh nghiệp.
• KPIs và OKRs đều có những ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất trong các doanh nghiệp, kể cả lớn hay nhỏ.
• Khi đặt mục tiêu, cả KPIs và OKRs đều phải tuân theo SMART, tức là phải cụ thể, có khả năng thực hiện, thực tế, có thể đo lường và có thời hạn.

Điểm khác nhau

Quy trình chuyển đổi từ KPIs sang OKRs

Công nghệ bùng nổ như hiện nay khiến nhiều nhà lãnh đạo chuyển sang mô hình quản trị OKRs, bởi nó phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn. Quy trình chuyển đổi từ KPIs sang OKRs bao gồm:

Thiết lập mục tiêu và tạo kết quả then chốt từ KPI

Cần thiết lập mục tiêu chính, sau đó để KPIs vào mô hình và xem đó là kết quả then chốt trong OKRs. Cần đảm bảo không cố gắng nhồi nhét quá nhiều KPI cho một mục tiêu, khoảng 1 – 3 KPI là hợp lý. Mỗi OKRs cũng không nên có quá 10 kết quả then chốt, lưu ý rằng càng ít kết quả then chốt thì càng dễ triển khai hơn.

Xác định kết quả then chốt

Dựa vào mô hình SMART để xác định chính xác kết quả then chốt:

• S (Specific) – Tính cụ thể: Kết quả then chốt cần rõ ràng, cụ thể để tất cả các thành viên có liên quan đều hiểu được.
• M (Measurable) Có thể đo lường: Kết quả then chốt phải đo lường được mức độ thành công, thất bại.
• A (Achievable) – Tính khả thi: Kết quả then chốt này có thực tế không, có thể đạt được không?
• R (Relevant) – Tính liên quan: Các kết quả then chốt này có liên quan, quan trọng với mục tiêu đề ra không?
• T (Time-bound) – Có thời hạn: Cần có thời hạn cụ thể để hoàn thành các mục tiêu, thông thường thì thời hạn đặt ra là tầm 1 quý.

Sử dụng một công cụ giám sát phù hợp

Trên thực tế, việc triển khai mô hình OKRs không hề dễ dàng như quy trình đã đề ra. Không phải doanh nghiệp nào cũng sở hữu những nhân viên ưu tú, nổi bật, doanh nghiệp phải đề cao tính kỷ luật, văn hóa làm việc, tính cam kết của nhân viên nhằm phát triển vững mạnh. Doanh nghiệp nên kết hợp cả KPI và OKR song song để thuận tiện hơn cho việc đặt và thực hiện mục tiêu.

Một số lưu ý khi xây dựng KPIs và OKRs

• Xác định mục tiêu rõ ràng, cụ thể trước khi xây dựng các chỉ tiêu KPIs

• Cần xác định chính xác mục tiêu KPI dựa vào kết quả thực tiễn của doanh nghiệp, chẳng hạn như doanh thu quý trước, từ đó sắp xếp nguồn lực sao cho phù hợp để xây dựng KPIs

• Đánh giá công bằng, khách quan về hiệu suất làm việc của các nhân viên, bộ phận, phòng ban trong tổ chức, có như vậy mới làm hài lòng nhân viên và sự cống hiến hết mình của họ cho doanh nghiệp

• Các nhà quản lý doanh nghiệp tránh xây dựng OKRs dựa vào mong muốn cá nhân, thay vào đó hãy tham khảo các bộ phận/ phòng ban trong công ty

• Một OKRs khoa học thường có hình kim tự tháp với cấp độ nhân viên, trưởng nhóm, nhà quản lý để tạo ra một mục tiêu chung

• OKRs có thể sẽ không phát huy hết hiệu quả nếu doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc duy trì các chiến lược hiện tại mà không có những thay đổi, bứt phá nào trong tương lai

• KPIs và OKRs nên được áp dụng song song tại doanh nghiệp, đây là hai phương pháp với mục đích khác nhau nhưng có tính tương trợ lẫn nhau cực kỳ tốt

• Thông thường, KPIs sẽ áp dụng cho những doanh nghiệp đã đi vào khuôn khổ, với những chiến lược cụ thể và hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ. Khi áp dụng KPIs cần xem xét năng lực của từng nhân viên, xem xét họ có sẵn sàng thực hiện các KPIs đã đề ra hay không

• OKRs nên được áp dụng tại doanh nghiệp có mong muốn hướng tới những mục tiêu to lớn, hoài bão, nhiều cảm hứng, thông thường kết quả chính đạt được 60 – 70% cũng được xem là thành công.

Một số câu hỏi thường gặp về OKRs và KPIs

1. Doanh nghiệp nên sử dụng KPIs hay OKRs?
2. Có thể kết hợp cả KPIs và OKRs không?
3. KPI có thể được sử dụng làm kết quả chính trong OKRs không?
4. KPI có thể trở thành OKR không?

Doanh nghiệp nên sử dụng KPIs hay OKRs?

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng KPI để đo lường, nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên. Nhiều doanh nghiệp bỏ ra chi phí lớn để xây dựng các chỉ tiêu KPI cho doanh nghiệp nhưng kết quả lại không đạt được như mong đợi.

Trên thực tế, các doanh nghiệp muốn nhanh chóng thay đổi phạm vi kinh doanh, ra mắt sản phẩm, các công ty công nghệ, thì chỉ tiêu OKRs ngắn hạn lại là sự lựa chọn hoàn hảo hơn. Bởi đây là những lĩnh vực yêu cầu R&D (Research and Development) nhanh chóng nhằm thích ứng với thị trường. Còn các doanh nghiệp có định hướng dài hạn, công việc cần đo lường hiệu quả theo ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm sẽ thích hợp với chỉ số KPI hơn.

Có thể kết hợp cả KPIs và OKRs không?

Quản lý doanh nghiệp có nghĩa là đo lường những thứ phù hợp chứ không phải là đo lường tất cả, do đó cần có KPIs. Nhưng để hiểu được những gì cần triển khai, những nhiệm vụ cần sắp xếp để hướng đến tầm nhìn, sứ mệnh, thì lúc này doanh nghiệp cần có OKRs.

OKRs không phải là theo dõi tất cả mọi thứ, cũng không phải tập trung vào một thứ và bỏ rơi những thứ khác. Để thiết lập OKRs hiệu quả, doanh nghiệp cần đánh giá các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, xác định những khía cạnh mà hiệu suất thay đổi sẽ có tác động lớn nhất, trong khi vẫn giữ những thứ khác ở trạng thái ổn định bằng cách theo dõi các chỉ số KPIs.

KPI có thể được sử dụng làm kết quả chính trong OKRs không?

Có, KPI có thể được sử dụng làm kết quả chính trong OKRs. KPI thường được sử dụng làm cơ sở cho Kết quả chính vì cả hai đều có thể đo lường và định lượng được.

KPI có thể trở thành OKR không?

KPI có thể tạo thành một phần của OKR, nhưng chúng không thể đứng riêng như OKR. Điều này là do OKRs bao gồm các mục tiêu được xác định rõ ràng và kết quả chính.

Để đảm bảo thực hiện thành công các mục tiêu, điều quan trọng là phải cung cấp đầy đủ các nguồn lực cần thiết, bao gồm công cụ, đào tạo, hỗ trợ hoặc hướng dẫn mà nhóm cần để đạt được kết quả mong muốn. Nói tóm lại, OKRs và KPIs không phải là vấn đề của cái này hay cái kia. Thay vào đó, cả hai chỉ số này nên được sử dụng song song nhằm đạt được sự liên kết và thúc đẩy kết quả. Mặc dù cả hai công cụ đều có những lợi ích riêng, nhưng việc hiểu được sự khác biệt giữa chúng và cách chúng bổ sung cho nhau, sẽ giúp các cá nhân, tổ chức tận dụng một cách hiệu quả.