Mỗi phòng ban trong một doanh nghiệp đều có chức năng, nhiệm vụ, vai trò khác nhau. PMO – phòng quản lý dự án cũng vậy. Anh/chị đã tìm hiểu gì về phòng ban này, có nắm được vai trò của nó?
Phòng quản lý dự án (PMO – Project Management Office) là một cơ cấu tổ chức nhằm chuẩn hóa các quy trình quản trị dự án và tạo điều kiện chia sẻ các nguồn lực, phương pháp, công cụ và kỹ thuật. Trách nhiệm của PMO có thể bao gồm từ việc cung cấp các chức năng hỗ trợ quản lý dự án đến việc quản lý trực tiếp một hoặc nhiều dự án.
PMO là gì? Nó nắm giữ vai trò gì trong doanh nghiệp
Có nhiều loại PMO trong các tổ chức. Mỗi loại khác nhau theo mức độ kiểm soát và ảnh hưởng của nó đối với các dự án trong tổ chức, chẳng hạn như:
Các PMO hỗ trợ đóng vai trò tư vấn cho các dự án bằng cách cung cấp các biểu mẫu, thực tiễn tốt nhất, đào tạo, nguồn tiếp cận thông tin và các bài học kinh nghiệm từ các dự án khác. Loại PMO này có vai trò như một kho lưu trữ dự án. Mức độ kiểm soát của PMO này thấp.
Các PMO kiểm soát đóng vai trò hỗ trợ và yêu cầu sự tuân thủ thông qua nhiều phương tiện. Mức độ kiểm soát của PMO loại này là vừa phải. Sự tuân thủ có thể bao gồm:
+ Tiếp nhận các khuôn mẫu quản lý dự án hoặc phương pháp luận;
+ Sử dụng các mẫu, biểu mẫu và công cụ cụ thể; và
+ Phù hợp với các khuôn khổ quản trị.
Các PMO chỉ đạo kiểm soát các dự án bằng cách trực tiếp quản lý các dự án. Các giám đốc dự án được phân công và báo cáo cho PMO. Mức độ kiểm soát của PMO này cao.
PMO có thể có trách nhiệm với toàn tổ chức. Nó có thể đóng vai trò hỗ trợ liên kết chiến lược và mang lại giá trị tổ chức. PMO tích hợp dữ liệu và thông tin từ các dự án chiến lược của tổ chức và đánh giá các mục tiêu chiến lược cấp cao đang được thực hiện như thế nào. PMO là sự liên kết tự nhiên giữa danh mục, chương trình, dự án và hệ thống đo lường tổ chức của tổ chức (Ví dụ: Bảng điểm cân bằng – balanced scorecard).
Các dự án do PMO hỗ trợ hoặc quản lý có thể không liên quan với nhau (hơn là được quản lý cùng với nhau như quản lý trong một chương trình – program). Hình thức, chức năng và cơ cấu cụ thể của một PMO phụ thuộc vào nhu cầu của tổ chức mà nó hỗ trợ.
PMO có thẩm quyền quyết định các quy trình quản trị của một dự án
Một PMO có thể có thẩm quyền để hành động như một bên liên quan và là một người ra quyết định quan trọng trong suốt vòng đời của mỗi dự án nhằm giữ nó phù hợp với mục tiêu kinh doanh. PMO có thể:
– Khuyến nghị.
– Chuyển giao tri thức.
– Chấm dứt dự án.
– Thực hiện các hành động khác theo yêu cầu.
Chức năng của PMO
Chức năng chính của một PMO là hỗ trợ các giám đốc dự án theo nhiều cách khác nhau:
– Quản lý các nguồn lực chung trong tất cả các dự án do PMO quản lý.
– Xác định và phát triển phương pháp luận quản lý dự án, các thực tiễn tốt và các tiêu chuẩn.
– Huấn luyện, tư vấn, đào tạo và giám sát.
– Theo dõi việc tuân thủ các tiêu chuẩn, chính sách, thủ tục, và các biểu mẫu quản lý dự án thông qua việc kiểm toán dự án.
– Xây dựng và quản lý chính sách, thủ tục, mẫu, và các tài liệu chia sẻ khác (tài sản quy trình tổ chức – OPA – Organizational Process Assets) của dự án.
– Phối hợp truyền thông liên lạc giữa các dự án.
Quyền hạn của PMO là gì?
– Quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án, chương trình và danh mục.
– Tích hợp thông tin từ tất cả các dự án để đánh giá liệu tổ chức có đạt được mục tiêu chiến lược.
– Giúp cung cấp nguồn lực.
– Đề nghị chấm dứt các dự án khi thích hợp.
– Giám sát việc tuân thủ các quy trình tổ chức.
– Giúp thu thập các bài học kinh nghiệm vào một kho lưu trữ và làm cho chúng có sẵn cho các dự án khác.
– Cung cấp các mẫu cho các tài liệu như cấu trúc phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) hoặc kế hoạch quản lý truyền thông trong dự án.
– Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.
– Cung cấp truyền thông tập trung về các dự án.
– Được tham gia nhiều hơn trong quá trình khởi tạo dự án hơn là các giai đoạn sau trong dự án.
– Có đại diện trong bảng kiểm soát thay đổi (Change Control Board – CCB).
– Là một bên liên quan trong dự án.
– Sắp xếp thứ tự ưu tiên các dự án.
PMO được phân thành nhiều loại bài thi khác nhau
Trong khuôn khổ bài thi PMP, chỉ cần phân biệt có 3 loại PMO là Supportive, Controlling, Directive.
Tìm hiểu chuyên sâu về PMO sẽ có nhiều loại khác như Individual PMO, Departmental PMO or Business Unit PMO, Corporate PMO or Enterprise PMO, Digital PMO, Agile PMO…
Trên đây là những thông tin về PMO. Nếu có thắc mắc cần giải đáp, anh/chị vui lòng liên hệ với ATOHA theo các cách thức sau:
VIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN ATOHA
Địa chỉ: Lầu 5, 75 Huỳnh Tịnh Của, P.8, Q.3, TPHCM.
Số điện thoại: (028) 6684 6687 | Hotline: 0707.666.866
Email: cs@Masterskills.com
Quản lý dự án là gì? – What is Project Management?
30 lợi ích của PMO
26 chức năng của PMO
3 bước xác định ĐÚNG chức năng của PMO
Kinh nghiệm pass PMO-CP (PMO Certified Practitioner) từ PMO Global Alliance – Bí kíp thi ĐẬU PMO-CP ngay lần đầu tiên
PMO GLOBAL AWARDS
