Truyền thông nội bộ là công tác mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần có, giúp xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên với nhau. Để hoạt động này diễn ra hiệu quả cần phải lựa chọn kênh phù hợp. Dưới đây là chia sẻ của Masterskills về các kênh truyền thông nội bộ được nhiều tổ chức ứng dụng thành công và hứa hẹn sẽ còn bùng nổ năm này!
Tại sao cần xây dựng truyền thông nội bộ
Đó chưa phải là tất cả. Truyền thông nội bộ được coi là linh hồn của doanh nghiệp, giúp truyền tải thông tin và thu hút mọi người cùng tham gia thảo luận, đóng góp nhằm tăng tính gắn kết, xây dựng văn hóa doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ hơn. Từ đó, mang đến cho mọi người cái nhìn tổng thể hơn về tổ chức doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời kỳ khủng hoảng, dịch bệnh..
Trong bất cứ doanh nghiệp nào từ lớn đến nhỏ việc tiến hành lập kế hoạch truyền thông nội bộ là điều tất yếu. Đặc biệt là việc lựa chọn các kênh truyền thông nội bộ phù hợp với định hướng của doanh nghiệp lại là một bài toán vô cùng quan trọng.
Lựa chọn đúng kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp tăng mối quan hệ mật thiết giữa doanh nghiệp và nhân viên.
Ý nghĩa của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
Các kênh truyền thông nội bộ giúp gắn kết nhân viên hiệu quả trong năm
Hiện nay có rất nhiều các kênh truyền thông nội bộ khác nhau cho bạn lựa chọn. Mỗi kênh sẽ có một ưu điểm riêng mà doanh nghiệp có thể kết hợp với nhau để lên được kế hoạch bài bản nhất.
1. Radio nội bộ
Radio là phương thức thích hợp để truyền đạt nhanh chóng những chỉ đạo mới của ban lãnh đạo hay cập nhật những tin tức, sự kiện kinh doanh đáng chú ý trong tuần. Đây cũng là nơi để chia sẻ những câu chuyện truyền cảm hứng, động lực để làm việc hoặc có thể là lời tâm sự của nhân viên giúp mọi người hiểu nhau hơn…
Ngoài ra còn có thể phát nhạc chào buổi sáng, nhắc nhở nhân viên giữ gìn sức khỏe đặc biệt là trong thời điểm dịch bệnh phức tạp. Từ những điều nhỏ nhất như vậy đã giúp tinh thần và năng suất lao động của nhân viên cải thiện.
Theo các đánh giá khách quan: Tỷ lệ tiếp cận thông tin của radio phát tại doanh nghiệp luôn đạt tỷ suất tiếp cận > 90 %.
2. Group nội bộ
Trong thời đại 4.0 việc sử dụng thành thạo các công cụ trò chuyện/video trực tuyến là yêu cầu bắt buộc, đặc biệt là các mạng xã hội. Tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng các mạng xã hội thông thường để xây dựng group như Zalo hay Facebook khiến cho hoạt động truyền thông nội bộ chưa thực sự hiệu quả vì thông tin dễ dàng bị trôi.
Hiện nay đã có những nền tảng giao tiếp chuyên biệt dành riêng cho doanh nghiệp như Masterskills. Bạn có thể dễ dàng tạo nhóm nội bộ công ty: Nhóm chung/ Nhóm chat toàn công ty… Masterskills là công cụ hỗ trợ tổ chức các sự kiện truyền thông nội bộ trực tuyến trong toàn công ty để các nhà lãnh đạo, quản lý chia sẻ về giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty tới các thành viên.
3. Tạp chí nội bộ
Hầu hết các doanh nghiệp lớn chú trọng đều xây dựng ít nhất 1 tạp chí. Tạp chí nội bộ được xuất bản định kỳ theo tuần, tháng hoặc quý, phụ thuộc vào kế hoạch khác nhau của từng doanh nghiệp.
Nội dung các bài viết được xây dựng từ các chủ đề đa dạng như tin tức nội bộ ngành, cập nhật kiến thức chuyên môn hay các chương trình ưu đãi, minigame…. Ngoài ra, Tạp chí doanh nghiệp như một cuốn thông tin giúp nhân viên hiểu sâu hơn về công ty, con người, những câu chuyện mà doanh nghiệp muốn truyền tải tới nhân viên.
Tạp chí nội bộ không chỉ là dạng giấy truyền thống mà thay vào đó là tạp chí điện tử, ebook, infographic… đang dần trở nên phổ biến hơn hết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoản chi phí đáng kể cũng như rút ngắn thời gian truyền đạt tới nhân viên.
4. Họp nhóm nội bộ định kỳ
Mục đích của các buổi họp định kỳ là để truyền thông những thông tin quan trọng đến từ ban lãnh đạo đến quản lý cấp cao, cấp trung. Từ đó phổ biến thông tin tới các nhân viên cấp dưới của mình.
Các cuộc họp nội bộ định kỳ thường được tổ chức hàng tuần. Đôi khi có các chỉ đạo nóng cần được phổ biến, cuộc họp đột xuất sẽ được sắp xếp. Trong trường hợp các phòng ban phân tán, có thể sử dụng phương pháp họp trực tuyến để thuận tiện hơn cho tất cả mọi người.
Ngày nay các cuộc họp trực tuyến có thể được tổ chức dễ dàng dù bạn ở bất cứ nơi đâu… Zoom Business được tích hợp sẵn của Gapwork là một trong những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp để tổ chức cuộc họp trực tuyến nhanh chóng, chỉ với một lần chạm đã có thể lên lịch cuộc họp theo thời gian mong muốn, thông báo cho tất cả thành viên trong nhóm chat trong một giây hoặc gửi liên kết tham gia cho thành viên ngoài tổ chức ngay tức thì với một cú nhấn chuột giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả.
5. Sự kiện nội bộ
Doanh nghiệp có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng như Giờ trái đất, Uprace, Teambuilding… rồi kêu gọi nhân viên cùng tham gia hoặc tạo ra các cuộc thi nội bộ. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.
Với sự hỗ trợ của công nghệ cùng các nền tảng dành riêng cho doanh nghiệp như Masterskills, hiện nay các sự kiện online và offline trong tổ chức có thể được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng dù ở bất cứ nơi đâu.
Quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả
6. Mạng xã hội nội bộ
Trong các kênh truyền thông nội bộ, mạng xã hội được sử dụng ngày càng phổ biến trong các tổ chức, doanh nghiệp, đây cũng là kênh truyền thông nội bộ được ưa chuộng nhất hiện nay bởi sự tiền lợi và đồng bộ:
Hiện nay có rất nhiều mạng xã hội dành riêng cho doanh nghiệp được phát triển, mỗi một nền tảng sẽ có ưu việc riêng với các tính năng đơn giản như kết nối mọi người trong tổ chức, cập nhật thông tin hay tổ chức các cuộc họp trực tuyến.
Nổi bật trong số đó là Masterskills – Nền tảng Make in Vietnam.
Với Masterskills, việc truyền thông nội bộ sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả với các tính năng được phát triển dành riêng cho doanh nghiệp. Ví dụ như tổ chức các chương trình tập thể như: Họp mặt, tạo mini game qua Zoom không giới hạn được tích hợp sẵn trên hệ thống.
Bên cạnh đó có thể chương trình rèn luyện kỹ năng mềm qua Livestream, bài Post trong Nhóm chung, nhóm Chat để nâng cao kiến thức chuyên môn cho các thành viên trong bộ phận. Những hoạt động nội bộ không chỉ giúp nhân viên có thêm phút giây thư giãn, thoải mái để làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo cơ hội cho mỗi cá nhân được tương tác cùng với đồng nghiệp ngay cả khi làm việc từ xa.
87% khách hàng sau khi sử dụng Masterskills cho tổ chức của mình đều khẳng định: “Masterskills hỗ trợ tối đa trong việc tăng tương tác, kết nối đội ngũ và tổ chức các hoạt động truyền thông nội bộ, văn hoá doanh nghiệp hiệu quả”.
95,6% khách hàng trải nghiệm Masterskills thành công đều đồng ý rằng: “Nền tảng đã thúc đẩy các hoạt động giúp giữ chân nhân tài, giảm thiểu tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, tăng khả năng tuyển dụng nhân sự mới cho doanh nghiệp”.
Masterskills gợi ý:
