Sắp xếp lại cuộc phỏng vấn thường là kết quả của một tình huống bất ngờ và không thể tránh khỏi xảy ra ở giữa một cuộc phỏng vấn quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xuất hiện trở lại và cống hiến hết mình mà không để lại bất kỳ hình ảnh tiêu cực nào cho nhà tuyển dụng, một lá thư dời lịch phỏng vấn là điều cần thiết. Chính vì vậy, thông qua bài viết dưới đây, Masterskills sẽ gửi đến bạn cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và hiệu quả nhất!
Thư dời lịch phỏng vấn là gì?
Trước khi tìm hiểu cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh, hãy cùng Masterskillss tìm hiểu loại thư hay email này là gì? Email đổi lịch phỏng vấn là thư trao đổi giữa nhà tuyển dụng và ứng viên yêu cầu đổi lịch phỏng vấn đã được xác nhận vào một ngày và giờ thuận tiện hơn.
Bạn nên thông báo càng nhiều càng tốt cho người quản lý tuyển dụng để họ có thể lên kế hoạch cho sự vắng mặt của mình, đưa bạn vào lịch của họ vào một thời điểm khác và ngăn chặn các xung đột về lịch trình tiếp theo.
Tại sao bạn cần thư dời lịch phỏng vấn?
Một trong những lý do phổ biến nhất để dời lịch phỏng vấn xin việc là khi ứng viên bị ốm. Tuy nhiên, có những lý do khác ngoài bệnh tật cần phải lên lịch lại cuộc phỏng vấn. Hầu hết các công ty đều hiểu rằng các tình huống sau đây đều có thể xảy ra—một thành viên trong gia đình bị ốm, xung đột về lịch trình, sự cố xe hơi, bạn đang phỏng vấn từ xa và gặp sự cố công nghệ, cùng nhiều lý do khác. Bạn nên trung thực về lý do tại sao bạn cần lên lịch lại và hãy đảm bảo rằng đó là lý do hợp lệ.
Hầu hết các nhà tuyển dụng đều hiểu và sẽ vui lòng lên lịch lại vào thời điểm thuận tiện hơn. Nếu họ không linh hoạt, đó có thể là dấu hiệu cho thấy đây không phải là công việc tốt nhất dành cho bạn.
Cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh
Thông báo kịp thời
Bước đầu tiên trong cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh chính là thông báo kịp thời cho nhà tuyển dụng. Một khía cạnh thiết yếu khi sắp xếp lại một cuộc phỏng vấn việc làm là thông báo cho người phỏng vấn về thời gian. Phải mất rất nhiều thời gian và công sức để sắp xếp lại một cuộc phỏng vấn và chừa thời gian cho người liên quan.
Điều này vô cùng cần thiết cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Do đó, bạn nên luôn tôn trọng thời gian của họ và thông báo ngay khi bạn định sắp xếp lại cuộc phỏng vấn của mình. Thông báo trước của bạn sẽ cho họ sự linh hoạt để chuẩn bị cho ngày và giờ phù hợp tiếp theo.
Nêu rõ lý do
Khi gửi email thay đổi lịch phỏng vấn, hãy giải thích lý do tại sao bạn phải dời lịch. Điều quan trọng là người quản lý tuyển dụng hiểu hoàn cảnh của bạn và thấy rằng bạn luôn có mong muốn được tham dự cuộc phỏng vấn.
Hãy đảm bảo rằng lý do của bạn là hợp lệ và trung thực, vì người quản lý tuyển dụng có thể dễ dàng nhận ra sự mờ ám nào đó và ít tin tưởng bạn hơn. Bạn không cần phải chia sẻ mọi chi tiết về hoàn cảnh của mình, đặc biệt nếu đó là chuyện cá nhân, nhưng việc cung cấp lý do sẽ làm tăng khả năng người liên hệ của bạn muốn sắp xếp lại cuộc phỏng vấn.
Đề xuất một ngày thay thế
Cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp là phải đảm bảo đề xuất ngày và giờ mới trong email của bạn. Điều này cho thấy mức độ hào hứng của bạn về cơ hội phỏng vấn cho vai trò này và quyết tâm của bạn trong việc lên lịch lại vào thời điểm khác.
Khi đề xuất một ngày và giờ mới, hãy làm như vậy một cách lịch sự, trình bày nó dưới dạng một câu hỏi và cân nhắc đưa ra một số tùy chọn trong trường hợp liên hệ của bạn không có sẵn. Nếu có những ngày hoặc thời gian nhất định hoàn toàn không phù hợp với lịch trình của bạn, hãy cho người quản lý tuyển dụng biết để bạn có thể tránh phải từ chối đề xuất của họ hoặc sắp xếp lại lịch trình một lần nữa.
Xin lỗi cho sự bất tiện này
Điều quan trọng là bạn phải xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào mà bạn có thể đã gây ra do cần phải dời lại cuộc phỏng vấn của mình. Bạn cũng có thể cho người quản lý tuyển dụng hoặc chuyên gia nhân sự biết rằng bạn hiểu tầm quan trọng của việc tuân thủ lịch trình đã xác nhận và thông thường sẽ không dời lịch nếu không phải vì các tình huống bất khả kháng của bạn. Giải quyết rằng bạn biết công việc cần thiết để lập kế hoạch phỏng vấn với một ứng viên và cam kết thực hiện cuộc họp đã lên lịch của bạn.
Xác nhận ngày giờ phỏng vấn mới
Sau khi người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng liên hệ lại với bạn về ngày phỏng vấn mới, hãy viết mail ngay cho họ và xác nhận rằng bạn sẽ ở đó. Bạn có thể nhắc lại rằng bạn mong muốn được nói chuyện với họ và tìm hiểu thêm về vị trí đó.
Một số mẫu thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh
Sau khi tìm hiểu một vài cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh, dưới đây là một vài mẫu mà bạn có thể tham khảo. Ngoài tiếng Anh ra, Masterskills còn chuẩn bị sẵn cho bạn một phiên bản tiếng Việt để bạn có thể dễ dàng linh động tuỳ theo yêu cầu của từng công ty khác nhau:
Mẫu 1
Dear [Tên của HR/ Người phỏng vấn],
I’m emailing because I am unable to make it to the interview we scheduled for [ngày, giờ cụ thể của buổi phỏng vấn]. Please know that I was looking forward to meeting with you and discussing the position and my qualifications, and I sincerely apologize for the inconvenience this may cause.
I cannot attend my interview because [Hãy nêu rõ lý do của mình ở phần này nhé!], but I’d love to get on your calendar for another day and time that’s convenient for you. Would any of these times fit in your schedule: [Hãy đưa ra danh sách thời gian mà bạn cho rằng là hợp lý]? If not, I am more than willing to accommodate another day and time that works best for you and your schedule.
I’m eager to speak with you further and hope we can reschedule our interview soon. Thank you in advance for your understanding.
Sincerely,
[Tên của bạn]
Tải trọn bộ Mẫu Email xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh và tiếng Việt tại đây:
Lời kết
Vậy là Masterskills đã cùng bạn tìm hiểu cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh và cả tiếng Việt. Hy vọng những gợi ý trên sẽ giúp bạn giải quyết được các sự cố không mong muốn của mình. Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết hấp dẫn khác tại Blog của Masterskills nhé!
