EN |
VN
Giám sát là gì ?
Giám sát không đơn thuần là điều hành công việc thường ngày của các nhân viên và nói cho họ biết họ đang làm gì sai. Giám sát là các hoạt động phận tích đánh giá thực hiện do nhà quản lý nhằm nâng cao hiệu quả công việc và đạt mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp đó là :
- Tối đa lợi nhuận và chất lượng sản phẩm dịch vụ
- Ngăn ngừa sai sót, bảo đảm đạt mục tiêu đúng tiến độ
- Tuần thủ các quy trình và quy định riêng của doanh nghiệp
Phương pháp giám sát :
- Liên lạc với đội/nhóm một cách thân thiện mỗi ngày
- Họp với từng cá nhân khi có kho khắn hoặc những vướng mắc
- Có kế hoạch cụ thể việc kiểm tra giám giát từng nhân viên thường xuyên trên tiếng trình làm việc để tránh bị xao nhãng trong việc kiểm tra
- Nhận tất cả các phản hồi đánh giá từ khách hàng trong và ngoài công ty
- Trao đổi và lưu sự kiện với nhau
- Kiểm tra thực tế và các dữ liệu số liệu báo cáo cửa từng tháng, từng quý …
Các cơ chế giám sát và quản lý hoạt động cơ bản :
Giám sát trực tiếp:
Đưa ra các nhận xét hành động của người khác. Nếu tổ chức đủ lớn, một người không thể quan sát trực tiếp quá nhiều người cần phải dùng nhiều cán bộ quản lý. Các nhà quản lý này lại phải được điều phối bởi các nhà quản lý cấp cao hơn …
Phát triển các chương trình chất lượng đạt hiệu quả mà tổ chức mong đợi từ các nhân viên. Phương pháp cơ bản tiêu chuẩn hóa các hành vi là sử dụng các quy tắc và quy trình vận hành chuẩn (SOPs) : mô tả các hành động hoặc quyết định mà nhân viên được mong đợi phải thực hiện trong một hoàn cảnh nhất định.Sử dụng hệ thống báo cáo, công nghệ của doanh nghiệp đang vận hành trong kiểm tra hoạt động chung.
Lưu ý :
- Càng sử dụng nhiều quy tắc và SOPs thì giảm sai sót tuy nhiên việc giám sát và quản lý hoạt động trên tiến trình công việc vẫn phải thực hiện nghiêm túc.
- Sử dụng quy tắc SOPs giúp chi phí vận hành tốt hơn vì vậy chất lượng hiệu xuất của tổ chức tăng lên.
- Nếu đầu tư xây dựng các quy tắc ban đầu, càng ít tốn kém khi triển khai và duy trì.
- Nhân viên mới cần phải được đào tạo các quy tắc cần tuần thủ theo các quy định trong các tình huống nhất định.
- Mọi quy định trong công việc và giám sát kiểm tra hoạt động nhân viên đều phải được trao đổi với nhân viên trước đó, nhân viên nhận thức rõ hành động chế tài là gì khi vi phạm cũng như tiêu chuẩn từng bước trong tiến trình hoạt động công việc
Những sai lầm trong công việc giám sát và quản lý :
- Chỉ luôn tập trung và những sai sót của nhân viên
- Xem nhẹ giám sát và đánh giá chỉ tập trung vào kết quả sau cùng
- Cho rằng việc giám sẽ gây áp lực và bắt ép nhân viên
- Chỉ cho nhân viên biết được cái gì SAI nhưng không cho biết cần làm gì cho tốt hay hoàn thiện
- Qua tin tưởng vào năng lực, thái độ của một nhân viên xuất sắc mà xem nhẹ hay thả lòng về giám sát.
