Hình minh hoạ (Nguồn: morethanshipping)
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho
Khái niệm
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho hay hệ thống chứng từ, sổ sách sử dụng trong chu trình hàng tồn kho.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho là hệ thống cung cấp những thông tin về lượng hàng tồn hiện có, tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho.
Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng đối với hàng tồn kho.
Trong hạch toán tổng hợp hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kì tuỳ thuộc vào đặc thù kinh doanh của mình.
Các chứng từ, sổ sách chủ yếu được sử dụng
Trong chu trình hàng tồn kho, các chứng từ chủ yếu được sử dụng trong chu trình thường bao gồm:
– Phiếu yêu cầu mua hàng
Có thể do nhân viên coi kho lập; hoặc khi hàng tồn kho đã đạt đến một mức độ ấn định trước; hoặc có thể hình thành do các nguyên liệu cần để sản xuất một đơn đặt hàng cá biệt của khách hàng; hoặc được đề ra dựa trên kết quả kiểm kê định kì do nhân viên có trách nhiệm thực hiện.
– Đơn đặt hàng
Đơn đặt hàng được gửi cho nhà cung cấp phải nêu rõ mọi thông tin liên quan đến hàng hoá mà doanh nghiệp có ý định mua như số lượng, chủng loại, chất lượng, qui cách, giá cả, thời điểm nhận hàng…
– Phiếu giao hàng
Tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được kí nhận bởi khách hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá thực tế.
– Biên bản kiểm nhận vật tư hàng hoá (Báo cáo nhận hàng)
Do bộ phận nhận hàng lập, kiểm định lại chất lượng hàng xem có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không và loại bỏ các vật tư hàng hoá bị đổ vỡ hoặc bị lỗi.
– Hoá đơn của người bán
Chứng từ nhận được từ nhà cung cấp đề nghị thanh toán cho các hàng hoá, dịch vụ đã được chuyển giao.
– Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho
Là chứng từ do Bộ phận lưu kho lập làm bằng chứng về việc nhận hàng và xuất hàng. Các Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho đều phải được đánh số thứ tự trước. Các chứng từ này sẽ làm căn cứ để vào sổ chi tiết hàng tồn kho.
Các sổ sách chủ yếu sử dụng trong chu trình hàng tồn kho thường bao gồm:
– Sổ chi tiết hàng tồn kho
Tuỳ theo từng hình thức kế toán chi tiết hàng tồn kho doanh nghiệp có thể lập Thẻ kho, Sổ đối chiếu luân chuyển hoặc Sổ số dư.
– Nhật kí mua hàng
Là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật kí phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một) cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các hoá đơn đó.
– Các bảng phân bổ
Các bảng phân bổ giá trị vật tư sử dụng cho từng bộ phận. Đây là căn cứ để ghi sổ kế toán các tài khoản chi phí.
– Sổ tổng hợp hàng tồn kho
Sổ cái tài khoản nguyên vật liệu, tài khoản công cụ dụng cụ, tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, tài khoản thành phẩm, tài khoản hàng mua.
(Tài liệu tham khảo: Kiểm toán chu trình hàng tồn kho và giá vốn hàng bán, Tổ hợp Công nghệ Giáo dục Topica)
