Phương pháp Cân thực tế rất đơn giản. Đó là áp dụng quy tắc 10 phút để làm việc nhanh gấp 10 lần.
1. 10 phút lên kế hoạch
Bạn phải lên kế hoạch sắp xếp công việc trước khi thực hiện. Nhưng cũng cần lưu ý, không quá mất nhiều thời gian để lập kế hoạch nếu không muốn mắc kẹt vào nó và không hoàn thành được mục tiêu đã đề ra kịp thời hạn.
Thời gian lý tưởng nhất dành cho việc lập kế hoạch tối đa chỉ kéo dài khoảng 10 phút. Hãy sử dụng triệt để 10 phút này suy nghĩ về kế hoạch của bạn theo cách tổng quát nhất, giống như đang chiêm ngưỡng một bức tranh toàn cảnh.
Suy nghĩ về mục tiêu hiện tại và mục tiêu mà bạn cần/muốn đạt được. Sau đó, vạch ra danh sách tất cả các nhiệm vụ cần phải làm và thời gian buộc phải hoàn thành.
2. Căn chỉnh nhiệm vụ với mục tiêu
Đây là quy tắc cốt lõi làm cho phương pháp Cân phát huy hiệu quả tối đa. Cụ thể, xem xét tất cả các nhiệm vụ bạn đang làm, và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ đó. Lưu ý, hãy đánh giá tầm quan trọng của nhiệm vụ bằng chi phí và lợi ích của nó.
Chi phí ở đây có thể bao gồm cả thời gian, tiền bạc và các nguồn lực khác. Lợi ích là mức độ nhiệm vụ đó có thể đóng góp vào mục tiêu chung của bạn. Có nghĩa là, bạn sẽ nhận được giá trị gì sau mỗi lần hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
Ưu tiên thực hiện những nhiệm vụ mang lại lợi ích cao, ít tốn thời gian và tiền bạc.
Để dễ dàng xác định tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ, giám đốc điều hành Leon Ho đã liệt kê bốn tiêu chí cơ bản. Trong đó, ưu tiên nhiệm vụ mang lại lợi ích cao hoàn thành trước và sau đó đến nhiệm vụ mang lại lợi ích thấp hơn.
Chi phí thấp + Lợi ích cao
Nhóm nhiệm vụ tốn ít chi phí để hoàn thành nhưng mang lại lợi ích cao hơn nên được ưu tiên thực hiện trước. Bởi vì chúng là những công việc đơn giản có thể hoàn thành nhanh chóng mà không tốn nhiều thời gian hay tiền bạc và giúp bạn tiến gần đến mục tiêu chung hơn.
Chi phí cao + Lợi ích cao
Chia nhỏ nhiệm vụ yêu cầu chi phí cao thành những công việc nhỏ hơn. Nói cách khác, phá vỡ nhiệm vụ lớn thành những nhiệm vụ nhỏ và hoàn thành theo cách riêng biệt để nâng cao động lực và tiết kiệm thời gian.
Những nhiệm vụ nhỏ này cũng nên được đánh giá lại và đặt mức độ ưu tiên đúng. Ví dụ, khi bạn được yêu cầu viết kế hoạch khởi động sản phẩm.
Thay vì cố gắng viết cả bảng kế hoạch lớn, hãy chia nhỏ bản kế hoạch thành các phần với những mục đích khác nhau vào thời điểm khác nhau. Cụ thể hơn, dành 30 phút viết phần giới thiệu, 1 giờ viết nội dung chính và 30 phút để viết kết luận.
Chi phí thấp + Lợi ích thấp
Tất nhiên, những công việc mang lại lợi ích thấp nên là ưu tiên thấp nhất trong bản kế hoạch. Đây có thể là những công việc cần thiết nhưng chúng không đóng góp nhiều cho việc đạt được mục tiêu chung mà bạn mong muốn.
Những công việc mang tính chất lợi ích thấp chỉ nên hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn nhất. Hoặc sắp xếp xen kẽ những công việc này vào giữa những công việc có giá trị tránh mất nhiều thời gian chung.
Chi phí cao + Lợi ích thấp
Cuối cùng, nếu những công việc này thực sự cần thiết buộc phải thực hiện, hãy suy nghĩ về cách để giảm chi phí xuống thấp nhất có thể và giảm đáng kể chi phí thời gian liên quan.
3. Thiết lập mốc thời gian buộc phải hoàn thành công việc
Một khi đã hoàn thành việc đánh giá các nhiệm vụ, bạn sẽ biết tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ để ưu tiên thời gian hoàn thành, nhanh chóng đạt được mục tiêu.
Đôi khi, bạn sẽ không thể quyết định mức độ ưu tiên của mỗi công việc và thời hạn do yếu tố bên ngoài từ các nhà quản lý và cơ quan ấn định. Vậy phải làm gì trong những trường hợp này? Khi đó, cần điều chỉnh thứ tự ưu tiên cho phù hợp với yêu cầu của mỗi công việc và mức độ quan trọng.
Bằng cách áp dụng phương pháp Cân bằng, bạn sẽ bắt đầu sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và quan trọng nhất là có thể tiết kiệm thời gian hoàn thành mỗi công việc nhanh gấp 10 lần!
Phương pháp này khác biệt ở chỗ phân chia mỗi công việc dựa trên tiêu chí chi phí và cấp bậc lợi ích khác nhau. Khi đã xác định được điều này, bạn sẽ rất dễ dàng sắp xếp công việc theo danh sách ưu tiên và bắt đầu ngày làm việc hiệu quả theo kế hoạch.
