Personal Kanban là một hệ thống rất đơn giản với 2 quy tắc. Phương pháp này cho bạn cái nhìn đơn giản và sinh động, thể hiện xem bạn đang cần làm gì, ưu tiên điều gì và đạt được điều gì.
Personal Kanban là gì?
Personal Kanban là một hệ thống đơn giản để quản lý công việc cần làm. Lợi ích lớn nhất của nó là giúp bạn tránh làm quá nhiều việc cùng lúc, có cái nhìn nhanh chóng, trực quan vào công việc của mình. Nó có liên quan đến (nhưng không giống) phương pháp vận hành Kanban (trong sản xuất ô tô đã được Toyota áp dụng).
Ý tưởng của “Personal Kanban” xuất hiện khi các chuyên gia năng suất Jim Benson và Tonianne DeMaria Barry viết cuốn sách Personal Kanban: Mapping Work/Navigating Life năm 2011.
Personal Kanban dựa trên 2 nguyên tắc chính:
Trực quan hóa công việc: Bất cứ lúc nào bạn cũng có thể nhìn vào khối lượng công việc tổng thể của mình, có thể xác định nhanh chóng công việc tiếp theo, có thể nhìn ngay ra những ưu tiên và thời gian hoàn thành. Hệ thống này rất dễ thêm vào, loại bỏ và tổ chức lại.
Giới hạn khối lượng công việc đang làm: Nói cách khác, giới hạn số lượng công việc bạn làm trong cùng một khoảng thời gian.
Đầu tiên, nó giúp bạn dễ dàng hình dung công việc của mình, không quá nhiều việc diễn ra cùng một thời điểm. Thứ hai, nó giúp bạn tránh được việc kiệt sức khi làm quá nhiều việc. Quản lý khối lượng công việc cẩn thận sẽ giúp bạn không hủy hoại sự nghiệp của mình.
Bắt đầu với Personal Kanban như thế nào?
Rất đơn giản, tất cả những gì bạn cần là một nơi có thể đặt và sắp xếp danh sách cần làm vào một Bảng công việc cá nhân. Điều quan trọng là ở cách chúng được tổ chức. Có khi bạn chỉ cần một bảng với 3 cột dọc đơn giản: “Cần làm”, “Đang làm” và “Làm xong”.
Cột “cần làm” là tất cả những công việc cần làm nhưng bạn chưa thực hiện ngay, cần làm tại thời điểm nào khác. Khi có việc cần làm, bạn đặt vào “cần làm” trước, phân tích kĩ lưỡng nên làm ngay hay để làm sau.
Việc này có bản chất là “lập kế hoạch”, sẽ giúp bạn có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán. Đó hoàn toàn không phải là chiến lược tốt.
Cột “đang làm” bao gồm những công việc bạn đang làm hiện tại hoặc có kế hoạch thực hiện ngay lập tức. Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc sang cột “đang làm”, có thể ghi ngày giờ bắt đầu làm.
Lý tưởng thì bạn có thể xếp chúng theo mức độ ưu tiên, sau đó thì lúc nào bạn cũng có thể nhìn thấy ngay việc nào cần giải quyết trước. Chú ý nên hạn chế số lượng công việc ở cột này, khoảng 3-5 đầu việc để có hiệu quả cao nhất.
Khi làm xong việc gì thì đặt nó sang cột “làm xong”, có thể ghi ngày giờ kết thúc để đánh giá về sau. Nhưng quan trọng là bạn nên giữ trên Kanban của mình để xem mình đã hoàn thành được bao nhiêu công việc mà có thêm nhiều động lực hơn.
Đó là một Kanban đơn giản. Bạn có thể sử dụng một chiếc bảng trắng, vẽ các cột, sau đó viết thêm hay xóa công việc rất dễ dàng. Nếu bạn thích, có thể vẽ các cột rồi dùng giấy nhắc việc cho mỗi công việc cần làm.
Bạn có thể dễ dàng di chuyển mà không cần viết lại. Thêm vào đó, giấy nhắc việc thường có nhiều màu, giúp bạn sắp xếp Kanban theo sự ưu tiên. Ví dụ, giấy màu vàng cho mức độ ưu tiên trung bình, tím cho ưu tiên thấp và vàng cho những việc quan trọng nhất.
Ứng dụng và công cụ hỗ trợ cho Personal Kanban
Nếu không gian làm việc của bạn không có chỗ cho một chiếc bảng dù là nhỏ nhất, bạn cũng còn rất nhiều sự lựa chọn khác. Sau đây là một số ứng dụng và công cụ có thể hỗ trợ bạn:
Trello: Đây là một công cụ phổ biến được xây dựng theo phong cách của Kanban. Tất cả những gì bạn cần làm là xác định các cột và bắt đầu thêm việc cần làm. Thậm chí bạn có thể thêm ngày đến hạn, ghi chú, nhắc nhở, hình ảnh,…
KanbanFlow: Bạn có thể thêm ghi chú, nhắc nhở cho các mục trong Kanban, sắp xếp mức độ ưu tiên một cách sinh động, hạn chế lượng công việc đang tiến hành… Công cụ này có trang web nhìn khá ổn trên điện thoại và máy tính bảng.
Evernote (với Kanbanote): Ứng dụng này đã tạo sẵn các cột Cần làm/ đang làm/ làm xong cho bạn.
Personal Kanban là công cụ hết sức đơn giản nhưng hiệu quả. Tuy vậy, Personal Kanban cũng chỉ là một phương pháp, nó không quyết định được hết chất lượng từng công việc hằng ngày của bạn.
Personal Kanban chỉ giúp bạn trực quan hóa mọi thứ lên để dễ lập kế hoạch, giới hạn công việc để không bị phân tán và mất tập trung. Nếu biết dùng một cách hữu hiệu, nó sẽ giúp ích rất nhiều còn không, bạn sẽ thấy mọi thứ rắc rối thêm. Hãy thử nghiệm để tìm ra phương pháp phù hợp với bản thân mình nhất.
