Structured Interview Là Gì? Các Loại Câu Hỏi Trong Phỏng Vấn Có Cấu Trúc

Structured interview là gì? Như chúng ta đã biết, trong quá trình tuyển dụng nhân sự, phỏng vấn là bước quan trọng để đánh giá các ứng viên. Tuy nhiên, việc tiến hành phỏng vấn không phải lúc nào cũng mang lại kết quả chính xác và đúng đắn. Đó chính là lý do tại sao các nhà quản lý ngày càng sử dụng phương pháp phỏng vấn cấu trúc (structured interview) để đảm bảo tính khách quan và đồng nhất trong quá trình phỏng vấn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về phỏng vấn cấu trúc và các loại câu hỏi thường gặp trong phỏng vấn cấu trúc. 

Structured interview là gì? 

Phỏng vấn có cấu trúc (structured interview) là một phương pháp phỏng vấn trong tuyển dụng nhân sự, trong đó nhà tuyển dụng sẽ hỏi tất cả ứng viên các câu hỏi giống nhau, được thiết kế trước và được đánh giá theo các tiêu chí cố định. Phương pháp này giúp đảm bảo tính đồng nhất và khách quan trong quá trình phỏng vấn, từ đó giúp giảm bớt những sai sót và đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác hơn. 

Structured interview vốn dĩ phổ biến trong các nghiên cứu định lượng. Tuy nhiên, những lợi ích mà nó mang lại cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp đã khiến hình thức phỏng vấn này hiệu quả và phổ biến hơn. 

Phỏng vấn có cấu trúc doanh nghiệp chọn ra ứng viên phù hợp nhất dựa trên một kết quả đánh giá khách quan, giảm tối đa sự thiên vị. Trong các hình thức phỏng vấnPhỏng Vấn Nhóm Là Gì? Những Câu Hỏi Phỏng Vấn Nhóm Phổ Biến Nhất thì đây là hình thức rất phổ biến.

Sự khác biệt giữa structured interview và unstructured interview

Phỏng vấn unstructured interview (phi cấu trúc) là một phương pháp phỏng vấn nhân viên ứng tuyển mà không có sự chỉ định trước các câu hỏi cụ thể. Thông thường, người phỏng vấn sẽ dựa trên cảm tính và kinh nghiệm của mình để đưa ra các câu hỏi cho ứng viên. Do đó, phỏng vấn unstructured không có một khuôn mẫu cụ thể và có thể dẫn đến sự khác biệt lớn giữa các ứng viên phỏng vấn, khiến cho quá trình đánh giá khó khăn hơn.

Phương pháp phỏng vấn có cấu trúc có nhiều ưu điểm hơn so với phương pháp phỏng vấn không có cấu trúc (unstructured interview): 

• Cung cấp trải nghiệm phỏng vấn đồng nhất và giảm sai lầm 
• Phỏng vấn hiệu quả hơn vì các câu hỏi cụ thể được chuẩn bị sẵn để thu thập các thông tin quan trọng và liên quan nhất
• Phỏng vấn theo danh sách câu hỏi cố định nên người phỏng vấn ít bị thiên vị 
• Dễ dàng so sánh câu trả lời cho cùng một câu giữa các ứng viên

Bảng tóm tắt sự khác nhau giữa phỏng vấn có cấu trúc và phỏng vấn phi cấu trúc: 

Có thể thấy rằng, phỏng vấn có cấu trúc đem lại khá nhiều lợi ích cho cả người phỏng vấn lẫn doanh nghiệp. Liệu structured interview có lợi hơn cho ứng viên so với unstructured interview không? 

Câu trả lời là có. Ứng viên sẽ dễ dàng theo dõi câu hỏi của người phỏng vấn một khi biết họ đang tiến hành structured interview. Các câu hỏi phỏng vấn theo hình thức này có thể được dự đoán trước được. Do vậy ứng viên có sự chuẩn bị và bớt bị bỡ ngỡ khi gặp phải một câu hỏi bất ngờ nếu ở trong một cuộc phỏng vấn phi cấu trúc. 

Đây là sự khác biệt khác giữa structured interview và unstructured interview xét về khía cạnh ứng viên. 

Các bước thực hiện structured interview

Để thực hiện một cuộc phỏng vấn có cấu trúc, cần có một phương pháp để đảm bảo tính nhất quán. Hãy thực hiện các bước sau khi tiến hành cuộc phỏng vấn có cấu trúc:

• Chào đón ứng viên của bạn: Lời chào hỏi giúp ứng viên của bạn cảm thấy thoải mái và xây dựng mối quan hệ, giúp họ cung cấp những phản hồi chân thành hơn.
• Hỏi mỗi câu hỏi trong danh sách của bạn theo thứ tự như đã viết: Hỏi mỗi câu hỏi theo như đã viết đảm bảo rằng mỗi cuộc phỏng vấn đều được chuẩn hóa.
• Cho ứng viên của bạn thời gian để trả lời: Cho ứng viên của bạn thời gian để trả lời mỗi câu hỏi đảm bảo rằng họ có thể nhận được số điểm tối đa có thể. Tiếp tục với câu hỏi tiếp theo chỉ khi bạn chắc chắn rằng ứng viên của bạn đã hoàn tất câu trả lời.
• Chấm điểm cho mỗi câu trả lời ngay lập tức: Chấm điểm cho mỗi câu trả lời trước khi chuyển sang câu hỏi tiếp theo mang lại kết quả chính xác nhất, vì nó cho phép bạn đánh giá dựa trên phản ứng ngay lập tức thay vì cố gắng nhớ lại phản hồi của ứng viên sau này.
• Kết thúc cuộc phỏng vấn: Sau khi ứng viên của bạn đã trả lời các câu hỏi của bạn, nói tạm biệt. Bạn cũng có thể cho ứng viên biết khi nào họ sẽ nhận được phản hồi từ bạn về các bước tiếp theo họ cần làm gì. 

Các loại câu hỏi trong phỏng vấn có cấu trúc

Sau khi biết được structured interview là gì, hãy cùng tìm hiểu một số loại câu hỏi phỏng vấn cấu trúc được sử dụng rất nhiều:

Các câu hỏi phỏng vấn cấu trúc cụ thể về công việc

Các câu hỏi phỏng vấn cụ thể về công việc sẽ hỏi ứng viên về các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến vị trí tuyển dụng. Bao gồm các câu hỏi như thế này trong một cuộc phỏng vấn cấu trúc có thể giúp người quản lý tuyển dụng xác định xem ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thành công trong vai trò đó hay không. Một số câu hỏi phổ biến:

• Những ưu điểm và nhược điểm của phần mềm kế toán mà bạn đã sử dụng trong công việc trước đó là gì?
• Bạn có thoải mái khi sử dụng điện thoại với nhiều đường dây và xử lý lượng cuộc gọi lớn không?
• Bạn thích và không thích điều gì khi làm việc trong lĩnh vực quảng cáo?
• Loại cà phê yêu thích của bạn để pha và uống là gì?
• Quy trình của bạn để nhớ một đơn hàng lớn là gì?
• Tại sao bạn quan tâm đến việc làm việc tại nhà hàng này?
• Bạn đề xuất liệu liệu trình điều trị và chăm sóc da mới cho khách hàng như thế nào?
• Ngôn ngữ lập trình ưa thích của bạn là gì và tại sao?
• Bạn thực hiện những bước nào khi tiếp cận một dự án mới?
• Bạn có thể làm việc trong thời gian linh hoạt không?

Các câu hỏi phỏng vấn cấu trúc về hành vi ứng xử

Các câu hỏi phỏng vấn hành vi nhằm khai thác thông tin của ứng viên về những gì họ đã làm tốt và gặp khó khăn trong khi làm việc. Người phỏng vấn có thể biết được cách họ tương tác với khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên của họ. Dưới đây là một số câu hỏi ví dụ:

• Bạn tự hào nhất về điều gì trong sự nghiệp của mình?
• Mục tiêu quan trọng nhất bạn đạt được trong sự nghiệp của mình là gì? Bạn đã đạt được điều đó như thế nào?
• Bạn có thể nói cho tôi về người quản lý tốt nhất bạn đã làm việc với?
• Thách thức chuyên nghiệp lớn nhất của bạn là gì?
• Bạn có thể mô tả một thời điểm bạn đã xác định vấn đề trong bộ phận của mình và cách bạn giải quyết nó không?
• Bạn có nhớ một lần bạn đã mắc lỗi trong công việc không? Bạn đã xử lý nó như thế nào?
• Bạn có thể nói cho tôi về một lần bạn không đồng ý với một đồng nghiệp không? Bạn đã xử lý tình huống đó như thế nào?
• Kinh nghiệm đáng giá nhất của bạn khi làm việc trong một nhóm là gì?
• Bạn có thể kể cho tôi về một thời điểm quan trọng để bạn tạo ấn tượng tốt với khách hàng không? Bạn đã làm gì để đạt được điều này?
• Bạn có thể nói cho tôi về một thời điểm khi bộ phận hoặc công ty của bạn đang trải qua một số thay đổi không? Bạn đã thích nghi với những thay đổi đó như thế nào?

Các câu hỏi phỏng vấn cấu trúc về xử lý tình huống

Câu hỏi tình huống yêu cầu ứng viên tưởng tượng xem họ sẽ làm gì nếu họ đối mặt với các tình huống khác nhau trong công việc. Bao gồm các câu hỏi tình huống có thể xác định khả năng tư duy phản biện và giải quyết vấn đề của ứng viên. Bạn có thể đặt một loạt các câu hỏi để đánh giá cách mà ứng viên sẽ tương tác với khách hàng và nhân viên, kỹ năng làm việc nhóm của họ và cách họ sẽ phản ứng với các thách thức trong nơi làm việc. Dưới đây là một số câu hỏi ví dụ nếu bạn đang băn khoăn câu hỏi phỏng vấn về tình huống trong structured interview là gì:

• Bạn sẽ xử lý thế nào nếu khách hàng không hài lòng với dịch vụ mà họ nhận được?
• Bạn sẽ giới thiệu mỹ phẩm son mới của chúng tôi như thế nào cho khách hàng?
• Bạn sẽ ưu tiên công việc từ nhiều khách hàng khác nhau như thế nào?
• Bạn sẽ quản lý một nhân viên không có động lực như thế nào?
• Bạn sẽ thực hiện những thay đổi gì nếu bạn quản lý doanh nghiệp của chúng tôi?
• Bạn sẽ xử lý thế nào nếu bạn gần hoàn thành một dự án nhưng phạm vi thay đổi?
• Bạn sẽ phản ứng như thế nào nếu bị chỉ trích từ người quản lý trực tiếp?
• Bạn sẽ xử lý thế nào nếu không thể hoàn thành dự án đúng thời hạn vì đang chờ thông tin từ đồng nghiệp?
• Bạn sẽ thực hiện những bước nào để đưa ra quyết định quan trọng trong công việc?
• Bạn sẽ làm gì nếu phải làm việc với một khách hàng khó tính?

Kết luận 

Trên đây là những thông tin cần thiết để hiểu structured interview là gì. Structured interview là một công cụ quan trọng trong quá trình tuyển dụng để đảm bảo tính khách quan và công bằng trong việc đánh giá ứng viên. Việc sử dụng phương pháp này có thể giúp đạt được mục tiêu tìm kiếm những ứng viên có khả năng hoạt động hiệu quả trong công việc và đóng góp tích cực cho sự phát triển của công ty.