Điều gì tạo nên sự khác biệt giữa người quản lý thời gian thông minh và người luôn bận rộn nhưng kết quả lại chẳng hoàn thành được bất cứ việc gì?
Những sai lầm trong quản lý thời gian gây ra nhiều vấn đề hơn là chỉ làm mất thời gian, chẳng hạn như làm tăng mức độ căng thẳng, không tập trung hiệu quả và cuối cùng dẫn đến thất bại trong việc đạt được mục tiêu.
Nếu bạn cảm thấy quá tải và thường xuyên phải làm việc muộn để kịp thời hạn hoặc một ngày của bạn trôi qua với nhiều “sóng gió” khiến bạn mất tinh thần, thì có thể bạn mắc phải các sai lầm mà người quản lý thời gian thông minh luôn tránh sau đây.
Đảm nhận quá nhiều
Khó từ chối hoặc muốn tự mình thực hiện tất cả công việc vì không tin tưởng bất kỳ ai khác có thể làm tốt hơn là nguyên nhân khiến bạn có quá nhiều việc phải làm. Dù là gì, đảm nhận quá nhiều việc là cách sử dụng thời gian kém hiệu quả. Nó khiến bạn bị đánh giá là làm việc vội vàng, cẩu thả bởi chất lượng đạt được không như mong đợi.
Chần chừ
Sự chần chừ có lẽ là kẻ thù tồi tệ nhất của bạn. Không có gì gây bất lợi cho sự tập trung và năng suất của bạn bằng việc đi loanh quanh và viện lý do để không bắt tay vào việc. Nó không chỉ tạo ra một lượng lớn công việc tồn đọng mà còn khiến bạn cảm thấy dằn vặt vì cứ “khoanh tay thúc thủ”, nhất là khi đó là việc cấp bách.
Cách tốt nhất để tránh trường hợp này là dành một lượng thời gian cụ thể để khởi động. Điều này sẽ kích hoạt trí tưởng tượng, thu hút sự chú ý của bạn và chẳng bao lâu bạn sẽ tham gia hoàn toàn vào công việc. Nếu cách này không hiệu quả, hãy thử chia nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ có thể dễ dàng xử lý để làm cho nhiệm vụ có vẻ ít khó khăn hơn.
Chú ý đến việc nhỏ trước tiên
Một trong những lỗi mà người quản lý thời gian thông minh luôn tránh, đó là băn khoăn về các nhiệm vụ nhỏ và gác lại những việc thực sự cần phải hoàn thành.
Kiểm tra email, gọi điện thoại hoặc kiểm tra số liệu thống kê dễ dàng hơn nhiều so với việc cúi xuống và tập trung. Mặc dù bạn cảm thấy như mình đang chăm chỉ làm việc (vì không lướt mạng, không đọc báo) nhưng bạn thực sự không hoàn thành bất cứ việc gì. Hãy tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và hoàn thành chúng trước khi xử lý các nhiệm vụ nhỏ khác.
“Quản lý thời gian thông minh giúp bạn vượt qua sự bận rộn, có ngày làm việc hiệu quả hơn và có ý nghĩa hơn cũng như biến thời gian trở thành người bạn tốt nhất của bạn.”
Đoán sai thời gian để hoàn thành công việc
Chúng ta có xu hướng tính toán sai thời gian hoàn thành một nhiệm vụ. Đôi khi bạn ước tính việc gì đó chỉ mất một giờ, nhưng thực tế nó lại mất gần 2 giờ hoặc ngược lại. Dù điều gì xảy ra thì nó cũng gây ảnh hưởng đến toàn bộ lịch trình của bạn và điều đáng lẽ phải hoàn thành ngày hôm nay phải đợi đến ngày mai.
Không phải lúc nào cũng dễ dàng biết được bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc nhưng thường thì sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Ý tưởng tốt nhất để quản lý thời gian thông minh là theo dõi cách bạn sử dụng thời gian cho từng nhiệm vụ trong ít nhất một tuần. Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công trong sổ tay hoặc sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian.
Lên lịch làm việc không hiệu quả
Mức năng suất của chúng ta không chỉ thay đổi theo từng ngày mà còn thay đổi theo từng người. Trong khi một số người đạt năng suất cao nhất vào buổi sáng, những người khác có xu hướng thể hiện tiềm năng tối đa vào buổi chiều.
Cách dễ nhất để cân bằng thời gian của bạn là tìm hiểu thời điểm làm việc hiệu quả nhất của bạn là khi nào và sử dụng thời gian đó để thực hiện các công việc ưu tiên thay vì dàn trải để hoàn thành các nhiệm vụ mang tính lặp đi lặp lại, ít quan trọng hơn.
Thay đổi công nghệ liên tục
Các công cụ và ứng dụng quản lý thời gian giúp cho cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn nhưng vấn đề là nhiều người chỉ chạy theo số lượng hơn chất lượng. Họ tải nhiều ứng dụng trên điện thoại, máy tính nhưng cuối cùng lại khiến mọi việc rối tung lên.
Bí quyết là chỉ chọn một vài ứng dụng có các tính năng bổ sung cho nhau để cung cấp những gì bạn thực sự cần. Đừng tải xuống một công cụ mới vài ngày một lần. Nếu bạn thấy điều gì phù hợp với mình, hãy kiên trì sử dụng. Thực tế là các ứng dụng đều tương đối giống nhau và chỉ có sự khác biệt nhỏ, hãy nghiên cứu và chọn những ứng dụng đáp ứng nhu cầu của bạn và dừng lại.
Quản lý thời gian mà quên đi kết quả
Đôi khi chúng ta sa lầy vào việc quản lý thời gian đến nỗi quên mất lý do tại sao chúng ta lại cố gắng làm điều này ngay từ đầu, đó là để đạt được hiệu quả tốt nhất. Việc đánh dấu danh sách việc cần làm bằng mọi màu sắc hay theo dõi các cuộc hẹn chỉ đáng giá nếu bạn luôn chú ý đến kết quả cuối cùng.
Quản lý thời gian hiệu quả là một phần của bức tranh lớn chứ không phải là mục tiêu cuối cùng. Toàn bộ quy trình được xây dựng dựa trên việc thúc đẩy công việc đạt được chất lượng cao nhất, chứ không phải bạn đã dành bao nhiêu thời gian ở bàn làm việc.
Bạn sẽ làm gì với 86.400 giây bạn có mỗi ngày? Bạn sẽ quản lý thời gian thông minh hay lãng phí chúng cho những việc không mang lại nhiều giá trị? 7 điều trên đây chắc chắn không phải là một danh sách đầy đủ về các sai lầm khi sử dụng thời gian nhưng chúng sẽ giúp làm sáng tỏ về cách làm việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn. Việc sử dụng thời gian do chính bạn quyết định chứ không ai khác, vậy đâu là cách bạn sử dụng “lượng vàng bạc” này một cách hợp lý, hãy chia sẻ cùng CareerLink nhé.
Huỳnh Trâm
