Hiện nay, điện thoại chính là phương tiện trao đổi thông tin tiện lợi, gọn nhẹ, truyền đạt thông tin nhanh nhất, và đang trở thành vật dụng không thể thiếu của mỗi người. Hình thức giao tiếp này thuận tiện ở chỗ bạn có thể ngồi ở một nơi nhưng vẫn có thể gọi điện để nói chuyện với bất kỳ đối tượng nào bạn muốn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Nhưng cũng bởi không gặp mặt trực tiếp nên bạn sẽ cần phải có nhiều hơn những kỹ năng giúp cho bạn thể hiện những gì mình cần và muốn đối với người bên kia đường dây. Sau đây là những kỹ năng cần thiết nhất khi giao tiếp qua điện thoại:
1, Kỹ năng nhận cuộc gọi:
Khi là người tiếp nhận cuộc gọi, bạn cần giữ thái độ niềm nở và tích cực khi trả lời cuộc gọi. Bạn nên nghe máy ở hồi chuông thứ 2 hoặc thứ 3, không nên để chuông đổ quá lâu cũng không nên vội vàng bắt máy, vì bạn cần có thời gian chuẩn bị cho cuộc trò chuyện đó.
Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, khó chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo tất cả cử chỉ, động thái của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó.
Khi nói chuyện điện thoại bạn không nên ăn uống bất kỳ thứ gì, bởi điều đó có thể khiến cho giọng nói của bạn bị thay đổi hoặc tệ hơn có thể khiến cho cuộc nói chuyện bị gián đoạn, một điều chắc chắn rằng bên kia đầu máy sẽ dễ dàng nhận ra việc bạn đang ăn uống khi nói chuyện với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó.
Người gọi đến thường đã chuẩn bị rất kỹ cho nội dung cuộc trò chuyện, họ chủ động đi vào vấn đề, đặt câu hỏi cho bạn… Họ sẽ nói nhiều, nhưng bạn đừng chỉ biết im lặng lắng nghe, hãy đáp lại họ bằng những câu như: “Vâng, tôi hiểu, tôi đang nghe bạn (anh, chị) nói…”. Những câu trả lời dù ngắn nhưng điều đó thể hiện cho người nói biết rằng bạn vẫn đang lắng nghe họ và hiểu họ muốn nói gì.
- Kỹ năng khi chủ động bắt đầu cuộc gọi:
Khi gọi điện cho đối tác, khách hàng việc đầu tiên bạn chào họ và xưng danh tính rõ ràng (Tên, địa vị hoặc tên công ty đại diện) để người nghe nắm được thông tin của bạn. Tiếp đó hãy nhắc lại thông tin cá nhân của họ để chắc rằng bạn đã gọi đúng địa chỉ. Đây là việc bạn cần phải làm trước khi bắt đầu cho cuộc trò chuyện được trôi chảy.
Bạn hãy cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại. Hãy tránh thời gian ngoài giờ làm việc như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Bởi lúc này nhiều người đang bận việc riêng không sẵn sàng tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu vì bị quấy rầy. Bạn cũng nên tránh gọi vào đầu giờ làm việc, vì thời điểm này thông thường mọi người đang phải lo giải quyết công việc, không có nhiều thời gian rảnh để tiếp bạn. Vì vậy, hãy chọn thời điểm thích hợp để cuộc nói chuyện qua điện thoại mang lại kết quả như mong muốn của bạn.
Trước khi gọi điện cho người khác bạn cần chuẩn bị trước nội dung cho cuộc nói chuyện đó, việc làm này vừa giúp bạn chủ động vừa giúp bạn tiết kiệm được thời gian vàng ngọc của mình và cả của đối tác.
Cũng giống như khi nhận được cuộc gọi, một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm giác thoải mái, dễ chịu cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn.
Không nên dùng thuật ngữ chuyên ngành khi giao tiếp vì có thể họ sẽ không hiểu và cảm thấy không dễ chịu nếu bạn nói những từ làm cho họ phải tốn thời gian để suy nghĩ và không tập trung vào cuộc trò chuyện. Họ sẽ không biết tiếp tục đáp lại những gì bạn nói như thế nào nữa bởi họ không hiểu những gì bạn nói.
Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi. Việc này tuy đơn giản nhưng rất quan trọng. Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối phương. Một câu chúc tốt lành, hay một lời tạm biệt mở, lời cám ơn đến người đã nghe điện thoại… sẽ giúp cho đối tác của bạn cảm thấy vui vẻ hơn và cũng cho thấy bạn là người lịch sự, chu đáo trong công việc.
Giao tiếp qua điện thoại giúp chúng ta bỏ qua được những khoảng cách về địa lý, rút ngắn thời gian cũng là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc kinh doanh hay trong những khâu quản lý. Những cuộc gọi đến và đi diễn ra hàng ngày, một cách thường xuyên và liên tục nhưng không nên vì thế mà xem nhẹ. Thái độ tích cực, cởi mở cùng sự tế nhị, lịch sự trong giao tiếp sẽ giúp cho cuộc nói chuyện diễn ra suôn sẻ, các mối quan hệ sẽ được duy trì tốt đẹp và công việc sẽ được giải quyết hiệu quả hơn.
️ Khóa học KỸ NĂNG GỌI ĐIỆN THOẠI của Viện MasterSkills đảm bảo đem đến cho bạn một chất lượng đào tạo hiệu quả nhất.
Tham khảm chi tiết hơn tại : https://masterskills.org/Telephone-skills-training.htm
—————— ** —————–
👉 Học viện Masterskills Vietnam 👈
Văn phòng: Lầu 9, Tòa nhà Vietcomreal, 68 Nguyễn Huệ, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.HCM
Thời gian làm việc: Từ 8h30 ~ 17h00 (Từ Thứ hai đến Thứ sáu)
Học tại Tp.HCM: Tầng 2, Tòa nhà TS Building, Số 17, Đường số 2, Cư xá Đô Thành, P.4, Q.3, Tp.HCM
Học tại Hà nội: Tầng 7, Trung Tâm TM Vân Hồ, Số 51, Lê Đại Hành, Q.Hai Bà Trưng, Tp.Hà Nội
Tel.(028) 22 194 047
Email:info@masterskills.org
Trả lời
Bạn phải đăng nhập để gửi phản hồi.