Sức mạnh của việc tạm dừng trong quá trình giao tiếp, mình đã nghe khái niệm này rất lâu rồi nhưng chưa bao giờ để tâm bởi suy nghĩ “Nói muốn lột lưỡi đôi khi còn không ăn thua thì im lặng có nghĩa lý gì. Đúng là hoang đường mà!”.
Một năm trước mình có cơ hội tham gia khóa đào tạo về kỹ năng chăm sóc khách hàng và được nghe lại khái niệm này từ một trainer khá tiếng tăm. Và mình mắt chữ O mồm chữ A kiểu “Chuyện này có thật sao?”. Mình như được khai sáng và quyết định rằng nên thử sức mạnh của việc tạm ngừng – vốn được ví là kỹ thuật trình bày bậc thầy.
Điều mình học được về sức mạnh của những khoảnh khắc tạm dừng trong quá trình giao tiếp
Khi đang nói, chúng ta đang thực hiện đồng thời hai nhiệm vụ: bên trong tâm trí, chúng ta đang xác định điều gì sẽ nói và làm tiếp theo; ở bên ngoài chúng ta thể hiện những điều đó bằng giọng nói, ngôn ngữ cơ thể và các tương tác khác. Lý tưởng nhất là chúng ta sắp xếp được suy nghĩ trong đầu để có thể trình bày một cách chính xác, trôi chảy và tạm dừng sẽ giúp não có thời gian làm việc đó, tránh xảy ra cơ sự “miệng mồm nhanh hơn trí não”.
Trong các cuộc trò chuyện hàng ngày, bao nhiêu người trong chúng ta có thói quen dùng các từ “câu giờ” như “ừm”, “à”, “ờ”?… Bạn có biết đây là dấu hiệu của sự thiếu hiểu biết, thiếu chuẩn bị hoặc thiếu tính xác thực và vô tình làm xao nhãng thông điệp mà chúng ta đang cố truyền tải? Một trong những cách để tránh những từ đệm như vậy là tạm dừng. Nghỉ ngơi một chút cũng cho chúng ta thời gian để nghĩ về những điều muốn nói tiếp theo.
Rất nhiều người rất ghét các khoảnh khắc im lặng bởi họ cho rằng điều đó khiến họ trông thật kém cỏi và thiếu kiểm soát. Thế nhưng tạm dừng khi nói lại giúp chúng ta nuôi dưỡng sự tự tin đấy. Bất ngờ lắm phải không? Đơn giản là vì nó cho chúng ta thời gian để hít thở. Dành thời gian để thở là một nguyên tắc giao tiếp quan trọng nhưng thường bị lãng quên. Nếu không thể hít thở sâu, lời nói của chúng ta sẽ phát ra vội vàng và gây cảm giác gượng ép. Trước người nghe, chúng ta cần trở nên tự tin, thoải mái và cảm thấy kiểm soát được thông điệp của mình cũng như cách nó được truyền tải. Tạm ngừng là cách đơn giản và nhanh chóng để làm được điều đó.
Quan trọng nhất, tạm dừng giúp người nghe có thời gian xử lý thông điệp, để hiểu và tiêu hóa ý nghĩa của những điều chúng ta đang nói đồng thời liên tưởng đến các trải nghiệm hoặc kiến thức của chính họ. Khi người nghe đã có sự liên kết với nội dung được nói thì việc thu hút sự quan tâm của họ không còn là điều quá khó khăn nữa.
“Những khoảng ngắt dài trong quá trình giao tiếp có thể khiến bài phát biểu trở nên khó hiểu, nhưng những khoảng ngắt ngắn có thể mang lại nhiều lợi ích”.
Mark Twain đã từng nói: “Lời nói đúng có thể hiệu quả, nhưng không lời nào hiệu quả bằng việc tạm dừng đúng lúc”. Mình hoàn toàn đồng ý nhưng điều đó đặt ra câu hỏi khi nào nên tạm dừng trong quá trình giao tiếp? Đây là những gì mình đã làm trong các cuộc trò chuyện và thuyết trình với sếp, với khách hàng và đồng nghiệp.
Khi nào nên tạm dừng được gọi là đúng nơi đúng chỗ?
Tạm dừng khi sắp nói điều gì đó quan trọng
Bạn sắp nói ra điều quan trọng và muốn người nghe chú ý? Vậy thì trước khi đề cập đến điều đó, hãy ngừng một lát.
Chẳng hạn như khi đang nói về năng suất làm việc nhóm, sau phần chia sẻ về các cách cải thiện tinh thần đồng đội, giờ đây bạn đang đi đến điểm quan trọng nhất, bạn có thể nói: “Có một điểm chung của tất cả các nhóm có hiệu suất cao, là điều cần thiết cho sự thành công của họ. Ngay khi nhóm có những điều khác mà tôi đã nói ở trên nhưng không có điểm này thì cũng không thể phát huy hết tiềm năng [tạm dừng]. Đó là…”
Tạm dừng khi chuyển sang chủ đề mới
Bạn thấy gì khi đọc một bài viết chi chít toàn chữ là chữ nối tiếp nhau, không chấm phẩy hoặc ngắt dòng? Rất hoa đầu chóng mặt phải không? Đừng để người nghe của bạn phải chịu cảm giác đó. Cụ thể, khi kết thúc một slide hoặc một chủ đề trong bài nói, hãy tạm dừng một chút thay vì vội vã chuyển sang chủ đề tiếp theo.
Chẳng hạn như “Chúng ta đã chứng kiến sự tàn phá mà rác thải nhựa đã gây ra cho môi trường. Nhưng những nhà sáng tạo đã nghĩ ra nhiều cách để xoay chuyển tình thế. Tôi muốn chia sẻ câu chuyện về những người đang làm điều đó. [tạm dừng]”
Khoảng dừng này báo hiệu cho người nghe biết một suy nghĩ hoặc ý tưởng mới đang đến và giúp họ có thời gian để sẵn sàng tiếp nhận. Tranh thủ lúc đó mình cũng có thể uống ngụm nước hoặc di chuyển đến vị trí mới.
Ngừng để suy ngẫm
Có lúc chúng ta sẽ muốn người nghe hành động một chút thay vì chỉ ngồi im lắng nghe. Khi đó
hãy đưa ra một thống kê đáng kinh ngạc, một tuyên bố bất thường hay một thông tin gây sốc. Ví
dụ như “Có đến 1/3 tổng số lương thực được sản xuất trên thế giới bị lãng phí mỗi năm. Một
phần ba [tạm dừng].
Những thống kê như thế này có thể gây bất ngờ và tạm dừng trong khoảng 3-4 giây để người nghe biết rằng “Tôi muốn bạn suy nghĩ về điều đó”.
Không có cách nào tốt hơn để cải thiện khả năng sử dụng các khoảnh khắc tạm dừng hiệu quả
bằng việc thường xuyên nói trước đám đông. Tuy nhiên, trước đó bạn có thể thử điều này nếu
bạn là người nói nhanh và không bao giờ có khoảng dừng: Hãy lấy một cuốn sách và đọc to
trong vài phút. Mỗi khi đến dấu phẩy, hãy tạm dừng một giây. Khi đến dấu chấm, hãy dừng
trong hai giây. Khi đến cuối đoạn văn hãy dừng trong ba giây. Ban đầu bạn có thể cảm thấy hơi
gượng gạo nhưng dần dần bạn sẽ có ý thức hơn về việc tạm ngừng.
Cho dù bạn đang có một bài phát biểu quan trọng hay trò chuyện với các giám đốc điều hành của công ty hay đồng nghiệp, thì việc tạm dừng có thể là kỹ năng tuyệt vời mà bạn cần thành thạo để kiểm soát cơ thể và tự tin trong quá trình giao tiếp. Một trong những câu nói yêu thích của mình của Đức Đạt Lai Lạt Ma là: “Đôi khi người ta tạo ra ấn tượng năng động bằng cách nói điều gì đó, và đôi khi người ta tạo ra ấn tượng quan trọng bằng cách giữ im lặng”. Bạn đã sẵn sàng để nổi bật theo cách “tạm nghỉ” này chưa?
