Có thể bạn đã biết danh sách các việc cần làm (to do list) là công cụ tuyệt vời giúp nâng cao năng suất làm việc. Thế nhưng, nhiều người vô tình phạm phải sai lầm làm hạn chế tính hiệu quả chung của “to do list” và điều này thậm chí có thể cản trở tiềm năng của họ.
Dưới đây là một số lỗi phổ biến liên quan đến việc tạo danh sách các việc cần làm và cách khắc phục mà bạn có thể áp dụng nếu gặp phải.
Chuyển đổi giữa các phương pháp lập danh sách
Khi suy nghĩ về cách viết danh sách việc cần làm, bạn có thể lựa chọn sử dụng giấy bút hoặc điện thoại, laptop. Tuy nhiên, một số người không thể quyết định được nên sử dụng công cụ nào. Họ sử dụng giấy bút trong một vài ngày, sau đó lại tải xuống một ứng dụng tạo “to do list” vào điện thoại thông minh. Việc liên tục chuyển đổi sẽ phá vỡ năng suất của bạn bởi bạn không thể tạo ra được thói quen hiệu quả.
Hãy sử dụng một cách tạo “to do list” trong ít nhất một tuần. Trong thời gian đó, hãy viết ra tất cả ưu và nhược điểm bạn nhận thấy. Sau đó, lặp lại quy trình với các tùy chọn khác. Điều này sẽ giúp bạn có sự so sánh chính xác giữa các công cụ và chọn được cách tạo danh sách phù hợp nhất.
Tạo danh sách vào đầu mỗi ngày làm việc
Đây là một lỗi rất phổ biến có thể tạo ra tác dụng ngược, bởi nó khiến bạn khó chịu khi bắt đầu ngày mới với một phiên động não căng thẳng và đây là nguyên nhân dẫn đến việc đưa ra các thứ tự ưu tiên không hiệu quả.
Những người có kinh nghiệm với “to do list” khuyên rằng nên dành một ít thời gian vào cuối ngày làm việc để lên danh sách việc cần làm cho ngày tiếp theo. Nếu bạn sử dụng phương pháp này, bạn cũng sẽ giảm bớt suy nghĩ về các nhiệm vụ sau khi đã rời khỏi văn phòng.
Liệt kê các nhiệm vụ mơ hồ
Khi viết ra các mục trong danh sách việc cần làm, bạn nên tránh sự mơ hồ và khó hiểu. Thay vì đưa ra một ý tưởng không rõ ràng như “Làm việc với bài thuyết trình”, hãy diễn đạt theo cách cụ thể hơn “Viết dàn ý về bài thuyết trình cho khách hàng X”. Bằng cách làm như vậy, bạn sẽ có động lực để bắt tay vào việc bởi không phải lăn tăn nghĩ ngợi nhiệm vụ đó có nghĩa là gì.
Không ước tính thời gian
Một lỗi phổ biến khác khi tạo danh sách việc cần làm là không đưa ra thời hạn hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ. Sai lầm này có thể khiến bạn tạo ra “to do list” với số lượng các công việc nhiều hơn mức mà bạn có thể giải quyết. Khi không hoàn thành được kế hoạch, bạn sẽ có xu hướng chán nản và giảm năng suất làm việc.
Do đó, khi đưa ra bất kỳ nhiệm vụ nào, bạn cần có ước tính sơ bộ về thời gian thực hiện. Để đưa ra được khoảng thời gian hợp lý, hãy theo dõi một tuần làm việc thông thường và xem bạn đã mất bao lâu để hoàn thành từng loại nhiệm vụ khác nhau. Sau đó, áp dụng khoảng thời gian này vào “to do list”. Nếu thường xuyên làm điều này, bạn sẽ dự đoán những gì thực sự có thể được thực hiện mỗi ngày và kiểm soát thời gian của mình tốt hơn.
Danh sách đã sẵn sàng nhưng không biết bắt đầu từ đâu
Bắt đầu với một nhiệm vụ ngẫu nhiên nào đó có thể làm tăng nguy cơ đa nhiệm cả ngày. Cứ “nhảy” từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác – bởi vì bạn không thể quyết định bắt đầu từ đâu – là một hành động thiếu sáng suốt.
Lời khuyên từ rất nhiều nhà lãnh đạo trên toàn thế giới là bắt đầu ngày mới với công việc quan trọng nhất và không thể trì hoãn trong “to do list” của bạn. Điều này có hiệu quả bởi vì sau khi hoàn thành nhiệm vụ khó nhằn đầu tiên, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn về bản thân và có động lực hơn để thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo.
Trên đây là 5 điều không nên làm để đảm bảo bạn sử dụng danh sách việc cần làm một cách dễ dàng và hiệu quả. Có lẽ không phải tất cả các mẹo này sẽ phù hợp với bạn và có thể bạn có những lời khuyên khác hữu ích không kém. Nếu vậy, hãy cùng chia sẻ với CareerLink nhé. Càng có nhiều chia sẻ hữu ích, chúng ta có nhiều khả năng sẽ loại bỏ được những phiền phức để đạt được năng suất công việc cao hơn.
Huỳnh Trâm
