Quy trình quản lý là gì? Các bước xây dựng quy trình hiệu quả?
Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Quy trình quy định rõ: Việc gì cần phải làm, kết quả nào phải đạt được, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Các rủi ro cũng được phòng ngừa. Các quy trình còn là cơ sở cho việc cải tiến liên tục.
“85% vấn đề trong tổ chức là do hệ thống”
Các nội dung cần xác lập khi xây dựng quy trình
CÁC NỘI DUNG CẦN XÁC ĐỊNH KHI LẬP QUY TRÌNH:
- Xác định nhu cầu.
- Áp dụng tiêu chuẩn mới.
- Tái cấu trúc.
- Nâng cấp hệ thống.
- Do yêu cầu của các cấp quản lý…
- Xác định mục đích.
- Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường là GTGT của quy trình.
- Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức ntn?
- Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình.
- Xác định phạm vi.
- Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân, theo thời gian, không gian, lĩnh vực…
- Xác định số bước công việc.
- Không có quy chuẩn cho việc xác định bao nhiêu bước công việc là hợp lý.
- Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù hợp.
- Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát.
Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:
- Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
- Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào? GTGT là gì?
- Tiếp theo dùng phương pháp 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề.
Phương pháp 5W+1H:
- What? Là gì?
- Why? Tại sao?
- Who? Ai thực hiện…
- When? Khi nào?
- Where? Ở đâu?
- How? Làm thế nào thực hiện.
Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):
- Man: con người.
- Money: Tài chính.
- Machine: Máy móc.
- Material: Nguyên vật liệu.
- Method: Phương pháp làm việc.
- Xác định các điểm kiểm soát.
- Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.
- Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
- Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20.
- Xác định người thực hiện.
- Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện.
- Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.
- Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
- Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.
- Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.
- Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.
Các nội dung trong bảng kiểm soát: Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ…
- Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
- Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
- Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
- Test trong quá trình thực hiện.
- Đo lường tính khả thi của quy trình
Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…
- Mô tả/diễn giải các bước công việc.
- Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình.
- Cách thức thực hiện các bước công việc ntn?
- Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.
- Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.
- Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
- Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???
CẤU TRÚC CỦA QUY TRÌNH:
- Header – Footer: Logo, tên tài liệu – Ngày ban hành, số trang
- Trang bìa: Tên Công ty, logo, tên quy trình mã số quy trình, lần/ngày ban hành, lần/ngày sửa đổi, số trang, người soạn thảo, người kiểm tra, xem xét, phê duyệt…
- Mục lục
- Trang theo dõi kiểm soát thay đổi tài liệu: Mục chỉnh sửa/trang chỉnh sửa, nội dung cũ, nội dung mới, ngày sửa đổi, xem xét, phê duyệt
- Phần nội dung chính của tài liệu gồm:
- Mục đích.
- Phạm vi:
- Định nghĩa:
- Nội dung: chủ yếu là vẽ và diễn giải lưu đồ
- Tài liệu tham khảo.
- Biểu mẫu kèm theo.
- Biểu mẫu là một trong những tài liệu quan trọng nhất của hệ thống quản lý.
- Khi biểu mẫu chưa được sử dụng, nó là tài liệu, nhưng khi đã được sử dụng, nó là hồ sơ.
ÁP DỤNG, CẢI TIẾN VÀ KIỂM SOÁT
- Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt quy trình trước khi ban hành.
- Xem xét, cập nhật quy trình khi cần thiết.
- Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của quy trình
- Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các quy trình cũ đã hết thời hạn áp dụng, đảm bảo quy trình hiện có tại các BP luôn là quy trình cập nhật nhất.
- Đảm bảo quy trình thích hợp có sẵn tại các nơi sử dụng.
- Đảm bảo quy trình luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
- Đảm bảo việc phân phối quy trình được kiểm soát.
