Từ CV bạn gửi đến cuộc phỏng vấn cuối cùng và lời mời nhận việc, mọi tương tác với công ty tuyển dụng đều là một phần trong đơn xin việc của bạn. Email xác nhận phỏng vấn của bạn cũng không ngoại lệ.
Đó là một trong những thông điệp đầu tiên mà nhóm tuyển dụng nhận được từ bạn và nó nói lên rất nhiều điều về bạn, từ cách bạn tiếp cận các cuộc hẹn sắp tới đến ngôn ngữ bạn sử dụng trong giao tiếp kinh doanh. Chính vì vậy cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc rất quan trọng!
Thông qua bài viết dưới đây, Masterskills sẽ gửi đến bạn cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc dành cho mọi ngành nghề. Hãy cùng tìm hiểu nhé!
Tại sao bạn cần viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc?
Đầu tiên, tại sao bạn cần biết cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc?
Bạn đã tìm thấy một cơ hội nghề nghiệp tuyệt vời, tạo ra một bản lý lịch hoàn hảo và được mời phỏng vấn. Giai đoạn tìm kiếm việc làm này cực kỳ thú vị và có nhiều điều bạn có thể bắt đầu làm để chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn của mình. Tuy nhiên, trước khi bạn bắt đầu thực hành các câu trả lời của mình và quyết định mặc gì, bạn sẽ cần gửi email xác nhận nhanh.
Đây là một bước quan trọng vì một số lý do. Nó sẽ cho bạn cơ hội để xác nhận các chi tiết cơ bản như thời gian và địa điểm, đồng thời hỏi bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể chưa trả lời khi nhà tuyển dụng gọi điện mời bạn, chẳng hạn như bạn sẽ gặp ai. Ngoài ra, đây là cơ hội sớm để thể hiện kỹ năng giao tiếp và tác phong chuyên nghiệp của bạn, cũng như nhắc lại sự quan tâm của bạn đối với công ty và vai trò đó.
Khi nào bạn nên trả lời email xác nhận phỏng vấn xin việc?
Lý tưởng nhất là bạn sẽ trả lời mail xác nhận phỏng vấn ngay sau khi có thông báo (thường là một cuộc điện thoại hoặc có thể là một email) về cuộc phỏng vấn.
Đây là một ngoại lệ đối với việc gửi email chấp nhận phỏng vấn: Khi bạn nhận được thông báo về một cuộc phỏng vấn, người quản lý tuyển dụng có thể đề cập rằng họ dự định gửi email xác nhận cho bạn. Nếu đúng như vậy, hãy đợi email đến.
Nếu bạn không nhận được thông báo xác nhận trong vòng một hoặc hai ngày, hãy liên hệ với người quản lý tuyển dụng để xác nhận. Khi bạn nhận được email từ nhà tuyển dụng xác nhận cuộc phỏng vấn, bạn chỉ cần trả lời bằng cách nói rằng bạn rất mong được gặp họ và đánh giá cao cơ hội này.
Các yếu tố bắt buộc khi viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc
Dòng tiêu đề
Dòng tiêu đề là ấn tượng đầu tiên. Cách bạn diễn đạt chủ đề xác nhận cuộc phỏng vấn sẽ cho người quản lý tuyển dụng biết cách bạn giới thiệu thông điệp kinh doanh. Giữ dòng chủ đề email của bạn ngắn gọn nhất có thể, trong khi vẫn bao gồm những điều cơ bản:
- Dòng chữ “xác nhận phỏng vấn”
- Chức danh công việc
- Tên của bạn
Các chuyên gia tiếp thị nói rằng dòng tiêu đề dài 41 ký tự là tối ưu vì đó là độ dài tối đa của dòng chủ đề trên màn hình iPhone, thiết bị phổ biến nhất để kiểm tra tin nhắn. Điểm chuẩn tốt nhất tiếp theo là 70 ký tự, là độ dài của dòng chủ đề Gmail. Đây là giới hạn ký tự dễ tuân thủ hơn nhiều
Bao gồm tên của bạn là một bước quan trọng vì nó giúp bộ phận tuyển dụng sắp xếp email hiệu quả hơn theo tên ứng viên. Ví dụ: nếu người quản lý tuyển dụng chuyển tiếp email của bạn cho đồng nghiệp, tên của bạn có thể không còn hiển thị trong dòng chủ đề, nhưng đồng nghiệp đó vẫn có thể theo dõi xem ai đã gửi thư. Nó cho thấy rằng bạn đang nghĩ về những gì nhóm tuyển dụng cần – và đó là một điểm có lợi cho bạn.
Lời chào
Dòng lời chào của một email thiết lập âm điệu cho tin nhắn, đặc biệt là về mặt hình thức. Bạn có thể biết công ty ở đâu trong phạm vi hình thức bằng cách xem email mời phỏng vấn. Nếu bạn nhận được một cuộc điện thoại để lên lịch phỏng vấn, việc đánh giá hình thức sẽ khó hơn một chút. Tuy nhiên, bạn có thể cảm nhận được văn hóa công ty từ trang web của họ và các nội dung đã xuất bản khác.
Nếu bạn có một email để làm việc, hãy xem cách người quản lý tuyển dụng chào đón bạn. Người đó có gọi bạn bằng tên hay họ không? Dù bằng cách nào, hãy làm tương tự trong email xác nhận của bạn.
Câu chào kinh điển “Kính gửi ông/bà./Ms. ” là một khả năng nếu công ty có phong cách cực kỳ trang trọng, nhưng nó có thể bị coi là quá trang trọng đối với một email ngắn. “Xin chào” hay “Thân gửi” là một lựa chọn an toàn hơn — nó không quá bình thường và hầu hết người đọc sẽ cảm thấy rằng nó nghe có vẻ hiện đại hơn.
Lí do viết thư
Sau khi bạn chào hỏi người quản lý tuyển dụng — hoặc một thành viên khác của nhóm tuyển dụng đang liên lạc với bạn — hãy cho họ biết lý do bạn viết thư xác nhận phỏng vấn này. Mục đích của email nên hơi rõ ràng dựa trên dòng chủ đề, nhưng đó là cách cư xử tốt và bố cục tốt để bắt đầu bằng cách làm rõ.
Lời cảm ơn
Không cần quá phô trương, hãy bày tỏ lòng biết ơn của bạn về cơ hội phỏng vấn. Nếu bạn đang trả lời một tin nhắn khen ngợi trình độ của bạn, bạn có thể tham khảo lời khen ở đây:
Cảm ơn anh/chị/bạn vì những lời tốt đẹp của bạn về sơ yếu lý lịch của em/tôi. Em/Tôi mong được nói chuyện với anh/chị/bạn về cách em/tôi có thể sử dụng kinh nghiệm của mình để mang lại lợi ích cho công ty.
Tuy nhiên, nói chung chỉ cần cảm ơn người quản lý tuyển dụng đã chọn bạn cho một cuộc phỏng vấn là đủ. Những câu như thế này không chỉ là những điều tốt đẹp. Chúng nhắc nhở rằng nhóm tuyển dụng đã đặc biệt chọn bạn làm ứng viên cho công việc, vì vậy chúng khiến bạn có ấn tượng tích cực trong tâm trí của người quản lý tuyển dụng.
Nhắc lại thời gian và địa điểm
Nghe có vẻ hiển nhiên, điều quan trọng là phải nêu rõ thời gian và địa điểm cho cuộc phỏng vấn khi bạn xác nhận. Và khi cuộc phỏng vấn diễn ra qua một cuộc trò chuyện video hoặc cuộc gọi hội nghị giữa các múi giờ, điều đó thậm chí còn quan trọng hơn.
Việc yêu cầu xác nhận ngày và giờ phỏng vấn sẽ nhắc người quản lý tuyển dụng kiểm tra chéo lịch của họ để đảm bảo rằng bạn có tất cả của các chi tiết chính xác. Nếu có bất kỳ sự không phù hợp nào, người quản lý tuyển dụng có thể trả lời và khắc phục sự nhầm lẫn trước ngày phỏng vấn.
Câu hỏi và xác nhận về những gì bạn nên mang theo
Thông lệ tiêu chuẩn là mang theo ít nhất năm bản sơ yếu lý lịch của bạn đến buổi phỏng vấn, sẽ cần nhiều hơn nếu có nhiều người phỏng vấn. Ngay cả khi bạn biết người quản lý tuyển dụng đã có một bản sao, bạn vẫn muốn sẵn sàng trong trường hợp họ yêu cầu thêm. Có thể có ai đó trong cuộc phỏng vấn không có sẵn bản sao hoặc có thể muốn có bản cứng cho hồ sơ của bạn.
Để thể hiện rằng bạn hiểu nghi thức phỏng vấn, hãy cho biết trong thư trả lời xác nhận rằng bạn sẽ có sẵn những bản sao đó. Nó tạo ra một sự khác biệt hiệu quả và chuyên nghiệp khi hỏi người phỏng vấn muốn bạn có thêm điều gì. Nếu người quản lý tuyển dụng đã yêu cầu bạn mang theo thứ gì đó, hãy xác nhận điều đó.
Các câu hỏi khác mà bạn có thể có
Vui lòng sử dụng thư trả lời xác nhận qua email để hỏi bất kỳ câu hỏi ngoài lề nào khác về quy trình phỏng vấn. Đừng lo lắng về việc gây bất tiện cho người nhận email của bạn hoặc chiếm quá nhiều thời gian của họ. Nhiều khả năng họ sẽ đánh giá cao việc bạn thực hiện cuộc phỏng vấn một cách nghiêm túc và muốn đảm bảo rằng bạn không trì hoãn nó bằng cách đi lạc hoặc quên điều gì đó.
Để tìm ra những gì bạn cần hỏi, hãy xem lại ngày phỏng vấn trong đầu của bạn. Hãy tưởng tượng bạn đến đó, đỗ xe (nếu có), đi bộ vào tòa nhà và yêu cầu người liên hệ phỏng vấn của bạn. Bất cứ lúc nào trong đầu bạn có một khoảng trống – có nhiều văn phòng trong tòa nhà không? Làm thế nào bạn sẽ tìm thấy một trong những người có thẩm quyền? – hãy viết nó ra như một cái gì đó để hỏi.
Các câu hỏi có thể bao gồm:
- Địa chỉ đầy đủ / vị trí chính xác của tòa nhà
- Tầng hoặc bộ phận chính xác
- Đậu xe ở đâu
- Tên của người để yêu cầu tại quầy lễ tân
- Những gì bạn cần để vào tòa nhà (ID ảnh, v.v.)
Nếu cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra qua hình thức online, hãy đảm bảo bạn có liên kết cuộc họp hoặc ID. Kiểm tra xem người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng đã cung cấp mật khẩu chưa và nếu không, hãy hỏi xem bạn có cần mật khẩu hay không.
Kết thư
Giống như lời chào, đây là một yếu tố của email xác nhận phỏng vấn có thể dễ gây căng thẳng. “Best Regards” quá bình thường? “Trân trọng” có quá trang trọng không? Nếu họ đã sử dụng “Best Regards”, thì bạn cũng vậy. Nếu họ thích “Trân trọng”, bạn sẽ không cảm thấy quá trang trọng nếu bạn tự mình sử dụng nó.
Tên và thông tin liên lạc của bạn
Bất cứ khi nào bạn liên lạc với một công ty tuyển dụng, bạn nên ghi địa chỉ email và số điện thoại của mình dưới phần chữ ký.
Bạn cũng nên cân nhắc thêm bất kỳ chi tiết liên hệ nào mà bạn biết công ty này sử dụng. Ví dụ: nếu bạn biết rằng nhóm tuyển dụng này đã hỏi tên Skype của bạn, hãy thêm nó dưới phần chữ ký. Điều đó cho thấy bạn đã lắng nghe và bạn muốn giúp công ty dễ dàng liên hệ với bạn.
Tham khảo một số mẫu cách viết email xác nhận phỏng vấn sau đây.
Một vài mẫu thư xác nhận phỏng vấn xin việc dành cho mọi ngành nghề
Đây là một ví dụ về cách trả lời email mời phỏng vấn:
[Tên] – Tên vị trí ứng tuyển – Xác nhận phỏng vấn
[Tên] thân mến,
Một lần nữa xin cảm ơn anh/chị/bạn vì đã [gọi điện/email] mời em/tôi phỏng vấn cho vị trí [vị trí công việc] tại [công ty].
Em/tôi gửi email này để xác nhận rằng cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra vào [thời gian], tại [địa điểm]. Ngoài ra, em/tôi cũng muốn hỏi còn bất kỳ chi tiết nào khác mà em/tôi nên biết trước khi đến không, hoặc bất cứ điều gì anh/chị/bạn muốn em/tôi chuẩn bị cụ thể?
Em/tôi thực sự đánh giá cao và biết ơn cơ hội được thảo luận về vai trò cũng như các kỹ năng và kinh nghiệm của em/tôi phù hợp với vị trí đó như thế nào. Đặc biệt, em/tôi nghĩ rằng công việc trước đây của mình trong [lĩnh vực công việc phù hợp nhất cho vị trí này] sẽ khiến em/tôi trở thành một ứng viên lý tưởng.
Nếu có bất cứ điều gì khác mà bạn cần từ em/tôi trước cuộc phỏng vấn, vui lòng cho tôi biết.
Trân trọng,
[Tên]
Cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh mà bạn có thể tham khảo:
Alex Hamm, Interview Confirmation Administrative Assistant
Hello, Mr./Ms./Mx.
Thank you for the chance to interview for the position. I’m excited to learn more about how I can help to contribute to the success of your company.
It will be an honor to meet you at your office. I’ll bring a copy of my resume as well as a list of references. Please notify me if there is anything else I should have on hand.
If you need to reschedule at any stage, please contact me from the following information to find another time.
Kind regards,
Alex
Kết luận
Vậy là Masterskills đã cùng bạn tìm hiểu cách viết thư xác nhận phỏng vấn xin việc dành cho mọi ứng viên. Hy vọng những lời khuyên và mẹo nhỏ trên sẽ giúp bạn nhanh chóng có được công việc trong mơ của mình. Nếu có hứng thú với các chủ đề tương tự, hãy cùng đón đọc thêm nhiều bài viết khác đến từ Masterskills, bạn nhé!
