Tầm quan trọng của xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng đối với doanh nghiệp

Dữ liệu khách hàng là tài sản “vô giá” đối với mỗi công ty. Nó giúp cải thiện giao tiếp với khách hàng, mở rộng quy mô tiếp thị, nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng và tăng doanh thu. 

Các doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư hàng triệu đô la để cập nhật, lưu trữ dữ liệu khách hàng một cách chính xác và đảm bảo quản lý dữ liệu an toàn, bảo mật. Có thể thấy, cơ sở dữ liệu khách hàng có tầm quan trọng đặc biệt với sự phát triển của các doanh nghiệp.

Cơ sở dữ liệu khách hàng là gì?

Cơ sở dữ liệu khách hàng là tập hợp các thông tin chi tiết của khách hàng tiềm năng như nhân khẩu học (họ và tên, số điện thoại liên lạc, địa chỉ email, tuổi tác, giới tính…) vị trí địa lý (nông thôn hay thành thị, nơi sinh sống); hành vi mua sắm (số lần mua hàng, lý do mua hàng, thói quen mua hàng)… Cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn hoàn chỉnh đến mức nào tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, loại dữ liệu bạn thu thập, khách hàng tiềm năng bạn có và cách công ty của bạn sẽ sử dụng thông tin này. Khi các giao dịch trực tuyến trở nên phổ biến hơn, việc xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng sẽ ngày càng trở nên quan trọng. 

Cơ sở dữ liệu khách hàng là gì và tầm quan trọng của nó

Tầm quan trọng khi xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng

Xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng. Dựa trên các thông tin chi tiết về khách hàng có trong cơ sở dữ liệu, bạn có thể đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng một cách đúng đắn và chính xác hơn. 

Dưới đây là 4 lý do hàng đầu tại sao một doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở dữ liệu khách hàng:

Quản lý dữ liệu khách hàng khoa học và hiệu quả

Cơ sở dữ liệu khách hàng có liên quan và ảnh hưởng tới hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Các cơ sở dữ liệu được lập trình để thường xuyên dọn dẹp dữ liệu, phân loại và tránh trùng lặp dữ liệu, … đảm bảo doanh nghiệp sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm

Giảm chi phí quản trị

Cuối cùng, chúng ta không nên quên đề cập rằng cơ sở dữ liệu khách hàng sẽ giảm đáng kể thời gian tổng hợp, thống kê và tìm kiếm. Sau khi xây dựng cơ sở dữ liệu, các hồ sơ khách hàng được thiết lập để tự động tải lên mà không sợ bị chậm trễ hay bị thất lạc. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc và thiết lập cơ sở một cách chính xác, bạn có thể thấy tác động tối đa của lợi ích đến lợi nhuận và thành công lâu dài của công ty mình.

Cắt giảm các chi phí quản trị để tối ưu lợi nhuận

Giảm sự trùng lặp dữ liệu

Một hệ thống cơ sở dữ liệu tốt sẽ khắc phục sự dư thừa và không nhất quán của dữ liệu bằng cách giảm các tệp có dữ liệu trùng lặp nằm trong hệ thống. Cơ sở dữ liệu không thể giảm thiểu toàn bộ sự dư thừa dữ liệu, nhưng nó có khả năng kiểm soát và hạn chế sự dư thừa dữ liệu.

Tiết kiệm thời gian, đảm bảo dễ dàng khi truy cập dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một giải pháp phù hợp để tiết kiệm thời gian khi quản lý quy trình kinh doanh. Đó là một trong những lý do chính thúc đẩy bạn tạo cơ sở dữ liệu khách hàng kinh doanh. Nếu bạn có cơ sở dữ liệu tốt cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể dễ dàng truy cập, nhận được các thông tin ưu tiên và báo cáo khi cần thiết.

Tối ưu các kế hoạch, chiến lược, hoạt động kinh doanh

Các doanh nghiệp có sẵn cơ sở dữ liệu có thể tận dụng tối đa nguồn dữ liệu khách hàng, sử dụng nó tốt và hiệu quả hơn. Nó sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quá trình hoạt động kinh doanh, định hướng để đưa ra các chiến lược kinh doanh, marketing phù hợp với khách hàng tiềm năng.

Đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng

Với cơ sở dữ liệu khách hàng có sẵn, việc phân tích và trực quan hóa dữ liệu trở nên dễ dàng hơn nhiều. Doanh nghiệp có quyền truy cập vào đúng dữ liệu khi cần thiết. Kết quả là các doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu có thể đưa ra quyết định nhanh chóng hơn và hoàn thành công việc ngay lập tức. Cơ sở dữ liệu cũng giúp các nhà quản lý doanh nghiệp dự đoán những rủi ro liên quan đến các quyết định và sẵn sàng xử lý nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra

Tạo các báo cáo chính xác, tự động

Cơ sở dữ liệu khách hàng hoạt động tự động, vì vậy nó có thể cung cấp các báo cáo về khách hàng chính xác, ít mắc lỗi hơn trên quy mô lớn

Các báo cáo được tạo tự động theo thời gian thực, nâng cao hiệu suất làm việc

Các nhóm tiếp thị sử dụng các công cụ tự động để tạo báo cáo thông tin theo thời gian thực. Kết quả của việc báo cáo tự động là các tổ chức tiết kiệm được nhiều thời gian, tiền bạc và công sức.

Tạo các chương trình tiếp thị, khuyến mại hiệu quả

Nếu không có cơ sở dữ liệu khách hàng, các hoạt động quảng cáo (chẳng hạn như chiến dịch email và khuyến mãi) sẽ tốn thời gian, không hiệu quả và trong trường hợp xấu nhất, nó có thể khiến khách hàng cảm thấy bị làm phiền. Để tạo các chương trình tiếp thị, khuyến mại hiệu quả, bạn có thể:

• Phân loại cơ sở dữ liệu khách hàng, xác định những khách hàng có nhiều khả năng tiếp nhận chiến dịch của bạn nhất, đưa ra các dự đoán chính xác về hành vi trong tương lai của khách hàng và tạo ra các ưu đãi phù hợp.
• Sử dụng cơ sở dữ liệu khách hàng và cơ sở tạo email tự động, bạn có thể tạo hàng chục hoặc hàng trăm tin nhắn/email đã được cá nhân hóa theo tên, tuổi, … của các khách hàng trong một thời gian ngắn.

Ví dụ: Nếu bạn là người chủ cửa hàng bán quần áo, bạn có thể gửi email hoặc tin nhắn tiếp thị, khuyến mãi chúc mừng sinh nhật hoặc ngày kỷ niệm của khách hàng.

Theo McKinsey & Company việc gửi nhắn tin như thế giúp các chương trình khuyến mãi hiệu quả hơn, cải thiện doanh thu từ 10% đến 30%

Xác định và phân nhóm khách hàng mục tiêu

Với cơ sở dữ liệu khách hàng đầy đủ, các doanh nghiệp có thể tìm ra chân dung khách hàng lý tưởng và phân khúc các nhóm khách hàng để phù hợp với thị trường sản phẩm mục tiêu.

Phân tích dữ liệu để tìm ra chân dung khách hàng lý tưởng 

Hãy dành một chút thời gian để tự hỏi: “Khách hàng lý tưởng của doanh nghiệp mình là ai?”. Cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn có thể giúp bạn trả lời câu hỏi đó và cho phép bạn phân tích, khám phá hồ sơ khách hàng phù hợp nhất với sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp bạn đang cung cấp. 

Cơ sở dữ liệu giúp doanh nghiệp phân tích, tạo chân dung khách hàng lý tưởng dễ dàng hơn

Dựa vào cơ sở dữ liệu khách hàng, các công ty có thể phân loại dữ liệu dựa theo những yếu tố chính như sau:

• Đặc điểm nhân khẩu học: tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân, thu nhập gia đình, ..
• Đặc điểm liên quan đến nghề nghiệp: vị trí công việc, ngành nghề, …
• Hành vi mua hàng: sở thích mua sắm, sản phẩm đã mua hàng trước đây, tổng hóa đơn hoặc hóa đơn trung bình, đơn hàng đã hủy bỏ, …

Sau khi phân tích các đặc điểm chung của khách hàng, bạn có thể tìm ra chân dung khách hàng lý tưởng và có phương án tiếp cận khách hàng phù hợp hơn. 

Tạo sẵn các tệp khách hàng mục tiêu khi ra mắt sản phẩm mới 

Tầm quan trọng của việc có dữ liệu khách hàng là bạn đã có sẵn dữ liệu về những khách hàng đã tương tác với bạn. Bạn có thể nhắm mục tiêu ra mắt sản phẩm mới cho một phân khúc nhỏ (khách hàng đã mua sản phẩm, khách đã để lại thông tin, …) là một cách tuyệt vời để kiểm tra thị trường trước khi tung nó ra với quy mô lớn hơn. 

Việc chọn một phân khúc gồm những khách hàng tương tác nhiều nhất cho phép doanh nghiệp của bạn thu thập phản hồi mang tính xây dựng để giúp cải thiện, phát triển các phiên bản sau này của sản phẩm hoặc dịch vụ. Ngoài ra, việc nhắm mục tiêu vào các khách hàng đã có sẵn sẽ tốn ít chi phí và nỗ lực hơn so với việc tìm kiếm khách hàng mới. Theo dõi những gì khách hàng của bạn nghĩ và những gì họ muốn là một cách tuyệt vời để nâng cao sản phẩm và chất lượng

Quản lý quan hệ với khách hàng để chăm sóc khách hàng tốt hơn

Mối quan hệ khách hàng là chìa khóa thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào. Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng sẽ tạo ra lòng trung thành đối với doanh nghiệp. Các khách hàng được chăm sóc tốt không chỉ quay lại mua hàng mà còn có thể giới thiệu doanh nghiệp của bạn với bạn bè và gia đình họ, đem đến cho doanh nghiệp nhiều khách hàng mới

Xây dựng quan hệ khách hàng

Khách hàng là trung tâm của mọi quá trình kinh doanh. Tất cả mọi thứ một doanh nghiệp làm đều dựa trên yêu cầu của khách hàng. Với quản lý cơ sở dữ liệu CRM, doanh nghiệp có thể theo dõi khách hàng của mình (từ thông tin khách hàng, lịch sử tương tác đến sở thích, yêu cầu, mong muốn, …)

Quan hệ khách hàng được xây dựng và duy trì tốt hơn nhờ cơ sở dữ liệu khách hàng

Việc có một cơ sở dữ liệu khách hàng được duy trì cho phép doanh nghiệp của bạn xác định và phân khúc những khách hàng trung thành và có lợi nhất. Với tệp dữ liệu khách hàng này, bạn có thể gửi tin nhắn SMS, email, … gồm các ưu đãi đặc biệt dành riêng cho từng phân khúc khách hàng. Đây là một cách hiệu quả để xây dựng mối quan hệ, lòng trung thành bền vững và hấp dẫn khách hàng tiêu nhiều tiền hơn cho thương hiệu của bạn. 

Khi bạn liên tục thu hút khách hàng, bạn không chỉ xây dựng lòng trung thành của khách hàng với thương hiệu mà còn có thể truyền cảm hứng cho khách hàng chia sẻ thương hiệu với bạn bè và gia đình của họ.

Cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, tăng tỉ lệ quay lại

Khách hàng hài lòng của bạn là tốt cho kinh doanh. Tiếp thị cơ sở dữ liệu khách hàng cho phép bạn phát triển mối quan hệ bền chặt hơn với khách hàng, giúp bạn giữ chân khách hàng, thu hút thêm nhiều khách hàng quay lại và mua hàng của bạn lần nữa. Có thông tin như hành vi mua hàng, lịch sử tương tác, phản hồi mua hàng và đánh giá cho phép doanh nghiệp của bạn thực hiện cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm. Theo dõi và cập nhật mong muốn, nhu cầu của khách hàng, … để cá nhân hóa hoạt động giao tiếp giúp bạn phục vụ khách hàng tốt hơn, kịp thời và chuyên nghiệp hơn 

Bắt đầu xây dựng mối quan hệ với khách hàng mới 

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, người tiêu dùng muốn mua hàng từ các doanh nghiệp mà họ biết và yêu thích. Cơ sở dữ liệu có thể tập hợp thông tin về người dùng, chẳng hạn như người dùng mạng truyền thông xã hội nào thường xuyên, chi tiết lịch sử, địa chỉ email và tất cả các kiểu duyệt web, … Các chi tiết này được thu thập có lợi cho việc đề xuất nội dung trực tuyến phù hợp với sở thích và sự quan tâm của khách hàng. 

Dễ dàng tạo ra các mối quan hệ với khách hàng mới thông qua phân tích cơ sở dữ liệu

Vì vậy, bạn có thể bắt đầu xây dựng mối quan hệ với khách hàng mới bằng cách tạo nội dung có giá trị trên các trang cộng đồng hoặc gửi email tiếp thị, … Tiếp cận khách mới bằng cách chia sẻ nội dung thú vị, sản phẩm mới, ưu đãi đặc biệt hoặc tin tức, … có thể giúp khách hàng mục tiêu của bạn cảm thấy được kết nối với doanh nghiệp, nuôi dưỡng mối quan hệ tin cậy với thương hiệu

Nâng cao trải nghiệm của khách hàng

Mọi doanh nghiệp đều muốn khách hàng hài lòng. Vậy tại sao vẫn có những khách hàng không hài lòng? Sự thật là, đôi khi các doanh nghiệp mất liên lạc hoặc bỏ quên nhu cầu của khách hàng. 

Với cơ sở dữ liệu khách hàng mạnh mẽ và đầy đủ, nó có thể cung cấp các dữ liệu lịch sử để giúp bạn làm khách hàng hài lòng

Việc có thể xem lịch sử của khách hàng trên trình duyệt một cách nhanh chóng và dễ dàng cho phép bạn trả lời các câu hỏi, thắc mắc của khách hàng nhanh và chính xác hơn. Điều này không chỉ tăng tốc độ phản hồi của bạn, tránh các cuộc điện thoại kéo dài không đúng trọng tâm mà còn gây ấn tượng với khách hàng về tính chuyên nghiệp của bạn

Trong bối cảnh công nghệ 4.0, thời điểm thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc cơ sở dữ liệu khách hàng của bạn có tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh hay không. Ngay cả dữ liệu tốt nhất cũng chỉ phát huy tác dụng khi doanh nghiệp nhận ra tầm quan trọng và sử dụng nó đúng cách, đúng thời điểm. Vì vây, doanh nghiệp của bạn sẽ cần sớm nắm bắt và áp dụng các giá trị của dữ liệu khách hàng để thúc đẩy doanh số bán hàng, nâng cao doanh thu