Nhân sự luôn là nền móng của doanh nghiệp và là một yếu tố quan trọng trong mọi quá trình hình thành nên chuỗi giá trị. Nhiều nhà lãnh đạo cho rằng đào tạo nguồn nhân lực là ưu tiên hàng đầu của mọi công ty, tổ chức. Do vậy, quy trình đào tạo nhân sự cần đầu tư kỹ lưỡng, song song với việc giúp nhân sự nâng cao chuyên môn làm việc, đây cũng là việc để doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tài sản lớn nhất của mình, đáp ứng các yêu cầu về nhân lực trong tương lai. Nó không chỉ nâng cao năng lực công tác cho CBCNV hiện tại mà chính là đáp ứng các yêu cầu về nhân lực trong tương lai của doanh nghiệp đó. Để thực hiện được nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng thì cần phải xây dựng quy trình đào tạo phù hợp, qua đó xác định từng bước theo đặc điểm cụ thể của từng doanh nghiệp.
Quá trình đào tạo được thực hiện qua 4 bước
Bước 1: Xác định nhu cầu Đào tạo
Bao gồm:
– Đánh giá nhu cầu đào tạo
– Xác định nhu cầu cụ thể cho đào tạo.
“Đánh giá nhu cầu đào tạo là quá trình thu thập và phát triển thông tin để làm rõ nhu cầu cải thiện khả năng thực hiện công việc và xác định liệu đào tạo có thực sự là giải pháp thiết thực?”.
Có 3 cách tiếp cận để đánh giá nhu cầu đào tạo:
+ Phân tích ở mức độ tổ chức: Bao gồm các phân tích sau đây
– Sự ủng hộ và hỗ trợ của nhà lãnh đạo, quản lý và đồng sự
– Chiến lược của tổ chức
– Các nguồn lực cho đào tạo
Sự thành công của các chương trình đào tạo phụ thuộc quyết định vào quyết tâm của ban lãnh đạo tối cao. Không có ủng hộ và hỗ trợ của những nhà lãnh đạo, quản lý và đồng sự chắc chắn chương trình đào tạo sẽ phá sản. Có lẽ vì vậy, mà những lý do hay được viện ra nhất để cho rằng việc đào tạo thất bại là không có sự hỗ trợ về quản lý.
Phân tích ở mức độ tổ chức cho phép công tác đào tạo với chiến lược kinh doanh của tổ chức. Đào tạo được coi như giải pháp hỗ trợ một cách tích cực và có hiệu quả cho chiến lược kinh doanh.
Tất nhiên muốn các hoạt động đào tạo thực hiện tốt, tổ chức cũng cần có một nguồn lực thực sự để đáp ứng những nhu cầu cho hoạt động đào tạo.
+ Phân tích ở mức độ thực hiện:
– Phát triển danh mục các nhiệm vụ
– Nhận dạng kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết cho công việc
Việc phân tích ở mức độ thực hiện sẽ cho biết loại công việc nào cần được đào tạo với yêu cầu kiến thức, kỹ năng, thái độ ở mức độ nào. Phân tích ở mức độ thực hiện công việc, nhiệm vụ còn giúp ta đơn giản hóa quá trình đào tạo, bởi nhiều khi có nhiều công việc có chung những yêu cầu năng lực thực hiện công việc giống nhau.
+ Phân tích ở mức độ cá nhân
– Đánh giá kết quả công việc của cá nhân
– Đánh giá đặc tính cá nhân: kiến thức, năng lực và thái độ
Đánh giá nhu cầu đào tạo theo cách tiếp cận khác nhau chỉ ra những vấn đề khác nhau trong công tác đào tạo.
+ Kỹ thuật đánh giá nhu cầu đào tạo: Người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp để đánh giá nhu cầu đào tạo. Các phương pháp có thể là:
– Phỏng vấn, phiếu điều tra
– Kiểm tra phân tích các vấn đề của nhóm
– Phân tích các báo cáo hoặc ghi chép, phân tích công việc và đánh giá kết quả công việc
Sau đây chúng ta có thể so sánh một số kỹ thuật đánh giá để thấy rõ cơ hội để người tham gia có thể tham gia, sự tham gia cần thiết của ban lãnh đạo hay giám sát viên, thời gian cần thiết, chi phí và quá trình đó có cung cấp những dữ liệu có thể định lượng hay không.
Bước 2: Lập kế hoạch Đào tạo
Thực chất của giai đoạn này là lên kế hoạch và phát triển chương trình đào tạo, gồm các bước:
– Xác định các mục tiêu và các điều kiện ràng buộc
– Kết hợp 3 yếu tố của sự thành công: thiết kế, phổ biến và hậu cần.
– Xác định chiến lược tối ưu
– Lập kế hoạch tổng quát.
Khi lên kế hoạch tổng quát phát triển quá trình đào tạo các nội dung bao gồm:
• Quan điểm của Lãnh đạo về đào tạo.
• Xác định nhu cầu, đối tượng đào tạo.
• Tên của chương trình đào tạo.
• Các mục tiêu của chương trình đào tạo (các mục tiêu phải cụ thể và có khả năng đo lường được).
• Nội dung cụ thể của chương trình đào tạo.
• Thứ tự giảng dạy và tài liệu hướng dẫn.
• Hình thức, phương pháp đào tạo.
• Ai thực hiện đào tạo, thời gian, chi phí.
• Chính sách môi trường sau đào tạo.
Những yếu tố cần lưu ý đến khi thiết kế chương trình đào tạo:
A) Nội dung đào tạo
– Học các kỹ năng cơ bản hay kiến thức cơ bản
– Học kinh nghiệm hay học từ lý luận sách vở
– Phân loại rõ kiến thức được đào tạo (cơ sở, cơ bản, kỹ thuật chuyên sâu, riêng có của doanh nghiệp …).
B) Các nguyên tắc của học
– Phản hồi: thông tin ngược thông báo kết quả cho học viên kết quả của họ.
– Thực hành: nhằm cải thiện một phản xạ một thói quen làm việc.
– Sự thích hợp: nói lên ý nghĩa của quá trình đào tạo với học viên.
– Sự tham gia: nói lên sự tích cực tham gia của học viên vào quá trình đào tạo
– Ứng dụng những điều học được.
C) Đặc điểm của học viên
– Số lượng của học viên cũng như khả năng của học viên cũng cần được cân nhắc trong thiết kế chương trình đào tạo.
D) Giới hạn của tổ chức
Đó là các vấn đề: tài chính, cán bộ giảng dạy, thời gian, hoặc các phương tiện có thể chỉ ra liệu chương trình đào tạo có thể thực hiện tại chỗ hay lựa chọn khả năng từ bên ngoài.
E) Các phương pháp đào tạo
Các phương pháp hay kỹ thuật đào tạo phù hợp với việc giảng dạy những nội dung đào tạo khác nhau.Các hình thức đào tạo
1. Đào tạo tiếp nhận thông tin
Các phương pháp đào tạo phù hợp với việc tiếp nhận thông tin bao gồm các bài giảng, các buổi thuyết trình, phim, video cũng như các chương trình hướng dẫn mà trong đó các thông tin có thể được trình bày hoặc trên giấy in, hoặc trên máy vi tính.
2. Đào tạo kỹ năng
Các phương pháp đào tạo thích hợp với đào tạo kỹ năng bao gồm phương pháp đào tạo bằng công việc cụ thể như đào tạo bằng biện pháp hướng dẫn công việc (hay còn gọi là phương pháp: Nói, Chỉ dẫn, Làm, và Ôn luyện) và huấn luyện cũng như đào tạo sơ bộ, dạy nghề, và hướng dẫn bằng video.
3. Đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp
Các phương pháp phù hợp với chương trình đào tạo thay đổi kỹ năng và thái độ giao tiếp bao gồm các hội nghị, thảo luận, đóng vai, xây dựng hành vi và huấn luyện nhạy cảm.
Huấn luyện khả năng ra quyết định và giải quyết vấn đề:
Các phương pháp phù hợp bao gồm: phương pháp phân tích, giải quyết tình huống, trò chơi kinh doanh.
Bước 3: Thực hiện Đào tạo
Mục tiêu của học tập và đào tạo là nhằm thay đổi Kiến thức, Hành vi và Thái độ của người học.
Ở mỗi mục tiêu và mức độ có những phương pháp phù hợp.
Phân loại các hình thức đào tạo
Thực hiện quá trình đào tạo cần phải tìm ra các hình thức và các phương pháp thích hợp nhằm tối ưu hóa quá trình đào tạo. Có nhiều hình thức đào tạo được phân chia theo nhiều tiêu thức khác nhau:
Có nhiều phương pháp đào tạo và phát triển khác nhau. Tên gọi mỗi phương pháp có thể khác nhau, nhưng cách đào tạo và nội dung tương đối giống nhau. Chúng ta chú trọng đến các phương pháp có khả năng áp dụng tại Việt nam trong giai đoạn trước mắt cũng như trong tương lai.
Nhóm 1: Dùng đào tạo các nhà quản trị và chuyên viên:
– Trò chơi quản trị
– Phương pháp nghiên cứu tình huống
– Phương pháp hội nghị
– Mô hình ứng xử
– Đào tạo bàn giấy
– Thực tập sinh
– Đóng kịch
– Kỹ thuật nghe nhìn
Nhóm 2: Dùng đào tạo công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên nghiệp vụ :
– Kèm cặp tại chỗ
– Đào tạo học nghề
– Phương pháp sử dụng dụng cụ mô phỏng
– Đào tạo chính quy
Bước4: Đánh giá chương trình đào tạo
Tiêu thức quan trọng nhất trong việc đánh giá chương trình đào tạo vẫn là hiệu quả làm việc của nhân viên có thay đổi theo hướng mong muốn hay không?
Do đó cần so sánh hiệu quả làm việc của nhân viên trước và sau khi được đào tạo để xác định liệu chương trình đào tạo có đáp ứng được các mục tiêu đào tạo hay không.
Trong đánh giá có thể đi vào các vấn đề cụ thể như sau:
– Phản ứng của người học (các học viên có cảm thấy đào tạo là bổ ích hay không?
– Kết quả học tập (người học học được gì?)
– Áp dụng kết quả học tập (người học có thay đổi hành vi và cách làm của họ trong công việc hay không?).
– Những hành vi đã thay đổi đó ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức. (kết quả đem lại từ đào tạo?).
– Các học viên có cảm giác tốt đẹp hơn về tổ chức hay công việc đó không ?(thái độ)
– Nhu cầu học tập của người học trong tương lai ( Xác nhận nhu cầu)
Để đo lường phản ứng của người học chúng ta có thể thăm dò ý kiến của họ thông qua phiếu điều tra đánh giá về khóa học.
Hy vọng, qua những bước chi tiết của quy trình đào tạo nhân viên trên đã giúp mọi người hình dung được sơ bộ, từ đó, xây dựng nên một quy trình chuẩn cho công ty nhằm phát triển tối đa tiềm năng nhân lực hiện tại và tạo bước tiến trong tương lai gần.
