Debit note là gì? Debit note khác gì với Credit note? Và có các dạng Debit note nào? Hãy cùng tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé.
Debit Note là gì?
Debit note là một loại giấy tờ quen thuộc trong giao dịch thương mại hàng hóa quốc tế. Debit note được hiểu trong tiếng Việt là giấy báo nợ. Đó là một loại chứng từ thương mại do nhà cung cấp hàng hóa gửi đến đối tác mua hàng nhằm mục đích thông báo về nghĩa vụ thanh toán hóa đơn còn thiếu. Ngoài ra, giấy báo nợ còn có thể dùng vào việc nhắc nhở các khoản tiền sắp đến hạn hoặc cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới.
Trong một số trường hợp, giấy báo nợ do bên mua lập ra gửi đến bên bán khi muốn trả lại hàng hóa vay mua. Đối với những mặt hàng được trả lại, nội dung chứng từ Debit note bao gồm lí do trả hàng phù hợp và tổng số tiền tín dụng đã giải ngân để bên cung cấp hàng hóa hoàn tiền (nếu có).
Bên cạnh đó, Debit note còn có tác dụng như một hóa đơn điều chỉnh (Debit Memo). Nó được sử dụng khi hóa đơn bị sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên. Lúc này, nội dung Debit note sẽ đi kèm với lời giải thích để tăng tính minh bạch giữa hai bên.
Như vậy, Debite Note mặc dù được hiểu là giấy báo nợ nhưng không chỉ có chức năng báo nợ mà còn được sử dụng trong nhiều trường hợp khác nhau. Tùy vào mỗi trường hợp, doanh nghiệp khi lập Debit sẽ cân nhắc cẩn thận để đạt được hiệu quả giao dịch tốt nhất.
Thông tin cần có trên Debit Note là gì?
Với khái niệm Debit note là gì và các tình huống sử dụng Debit note nêu trên, chúng ta phần nào hình dung những thông tin cần có trên chứng từ này. Chúng bao gồm các thông tin chính sau đây:
Thông tin truy xuất về bên mua và bên bán;
Tên hàng hóa, số hiệu hàng hóa;
Thời gian giao dịch (ngày/tháng/năm);
Tổng giá trị đơn hàng;
Số tiền cần thanh toán trong kỳ hạn sắp tới;
Các thông tin có trên Debit note cần chi tiết, cụ thể, rõ ràng để đối tượng tiếp nhận có thể nắm bắt và thực hiện. Nhờ đó giao dịch giữa hai bên trở nên minh bạch và dễ dàng hơn.
Bản chất của Debit note là gì?
Nhiều người không hiểu rõ bản chất Debit note là gì thường nhầm lẫn nó với hóa đơn thanh toán. Trên thực tế, Giấy báo nợ (Debit note) không phải là hóa đơn. Hóa đơn được xuất ra trong mọi trường hợp giao dịch, trong khi Debit Note thường chỉ được lập trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp.
Hơn nữa, Giấy báo nợ phân biệt với hóa đơn ở chỗ chúng thường có hình thức như thư và không yêu cầu người nhận phải thanh toán ngay lập tức. Debit note chỉ có chức năng thông báo cho đối tác mua hàng về các nghĩa vụ thanh toán nợ sắp tới.
Như vậy, về bản chất Debit note có liên quan đến việc gia hạn tín dụng. Nghĩa là trong giao dịch thương mai, nhà cung cấp chuyển một lô hàng đến bên mua khi chi phí hàng hóa chưa được thanh toán. Sau đó các khoản nợ và tín dụng này được nhập vào một hệ thống kế toán để tiếp tục theo dõi quá trình vận chuyển hàng hóa. Debit note sẽ được gửi đến bên mua khi hàng hóa được vận chuyển thành công để nhắc nhở về khoản cần thanh toán sắp tới.
Các hình thức Debit note phổ biến
Debit note được lập ra dưới nhiều hình thức khác nhau nhưng phổ biến nhất là hai dạng: dạng bưu thiếp và dạng biên lai vận chuyển. Vậy các dạng Debit note là gì?
Với dạng thư, Debit note như một cách nhắc nhở bên mua về các khoản nợ sắp tới hạn. Debit note dạng bưu thiếp dùng trong trường hợp bên bán không chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành chưa. Ngoài các thông tin bắt buộc, nội dung bưu thiếp Debit note còn có thể đính kèm thông tin về cách thanh toán nợ như: thông tin liên hệ, thông tin tài khoản nhận thanh toán
Với dạng biên lai vận chuyển, Debit note được gửi đến bên mua sau khi họ đã nhận hàng nhưng chỉ thanh toán một phần tiền. Biên lai Debit note có thể thay thế cho hóa đơn và người mua có thể dựa vào đó để trả lại hàng nếu chất lượng không đảm bảo.
Debit note có phải là chứng từ bắt buộc không?
Trên thực tế, không phải trong bất kỳ giao dịch nào doanh nghiệp cũng cần lập Giấy báo nợ (Debit note). Nhà cung cấp hàng hóa có thể lập hoặc không lập Debit note, tuy nhiên họ ưu tiên lập Giấy báo nợ để tiện theo dõi tất cả giao dịch. Về phía bên mua, đôi khi đối tác mua hàng cũng đưa ra yêu cầu nhà cung cấp gửi Debit note để lưu trữ nội bộ cho công ty.
Có thể nói Debit note không phải là một chứng từ cứng nhắc và bắt buộc trong khâu giao dịch thương mại. Việc sử dụng Giấy báo nợ là hoàn toàn linh hoạt và dùng Debit note hình thức nào đều phụ thuộc vào kế toán của mỗi công ty.
Cách phân biệt Debit note và Credit note
Credit Note là gì?
Bên cạnh việc nắm bắt Debit note là gì, chúng ta cũng cần tìm hiểu một khái niệm dễ gây nhầm lẫn: Credit note.
Cùng với Debit note, Credit note là một loại chứng từ quen thuộc trong giao dịch thương mại. Thuật ngữ Credit note trong tiếng Anh được hiểu theo nghĩa tiếng Việt là “ghi chú tín dụng”. Nghĩa là Credit note đóng vai trò như một loại chứng từ do bên bán gửi đến bên mua, trong đó chứa các ghi chú về khoản tiền bên mua cần thanh toán.
Điều đặc biệt là khoản tiền cần thanh toán này có giá trị ít hơn so với khoản tiền ghi trên hóa đơn. Mục đích của nhà cung cấp hàng hóa là kích thích bên mua duy trì giao dịch với mình trong trường hợp xuất hiện hàng bị lỗi, hư hỏng trong quá trình vận chuyển hoặc không đáp ứng đầy đủ yêu cầu về chất lượng.
Cách phân biệt Credit note và Debit note là gì?
Credit note và Debit note đều là những chứng từ thương mại phổ biến, vậy cách phân biệt Credit note với Debit note là gì?
Cần hiểu rằng Debit note là giấy ghi nợ được người bán xuất ra nhằm mục đích nhắc nhở hoặc thông báo cho người mua về khoản thanh toán sắp tới. Ngoài ra, một số Debit note còn được dùng để điều chỉnh tăng giá trị đơn hàng so với hóa đơn hàng hóa trước đó. Nói cách khác, với Debit note, bên bán sẽ thu về được lợi nhuận.
Trong khi đó, Credit note lại đóng vai trò như một “hóa đơn âm”, tức là hóa đơn được người bán xuất ra với mục đích chuyển gửi tiền thừa cho phần hàng hóa bên mua trả lại hoặc điều chỉnh giảm giá trị đơn hàng so với hóa đơn trước đó. Khi xuất Credit Note, nhà cung cấp sẽ phải chịu một phần lỗ nhất định để “níu chân” khách hàng tiềm năng.
Như vậy, mặc dù đều là hóa đơn điều chỉnh nhưng Debit note và Credit note được sử dụng với hai mục đích trái ngược nhau. Trong thực tế kinh doanh, các công ty có có thể vận dụng linh hoạt cả hai loại chứng từ này để các giao dịch thương mại hàng hóa trở nên dễ dàng và lâu dài.
Trên đây là sự giải thích khái niệm Debit note là gì cũng như các thông tin cơ bản xoay quanh thuật ngữ này. Debit note là giấy báo nợ được sử dụng nhiều trong các giao dịch thương mại, đặc biệt là thương mại quốc tế. Việc sử dụng Debit note không bắt buộc nên doanh nghiệp cần lựa chọn phương thức phù hợp nhất ứng với mỗi tình huống giao dịch.
Pha Lê
