PERT là gì? PERT là thuật ngữ được dùng để chỉ một trong những công cụ quản lý và đánh giá dự án đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Vậy khái niệm PERT là gì, vai trò trong doanh nghiệp và làm sao để xây dựng được một sơ đồ PERT phù hợp với từng dự án? Cùng đi tìm câu trả lời qua nội dung sau đây nhé.
PERT là gì?
PERT là từ viết tắt của Program and Evaluation Review Technique – Kỹ thuật ước lượng và đánh giá chương trình/dự án
“PERT là biểu đồ mô tả tiến trình để hoàn thành một dự án, bao gồm trình tự các hoạt động cần thiết, thời gian hoặc chi phí liên quan đến từng hoạt động cụ thể.”
Nó cung cấp một biểu diễn đồ họa về tiến trình của dự án, cho phép người quản lý chia nhỏ từng nhiệm vụ riêng lẻ trong dự án để phân tích.
Các yếu tố chính khi lập sơ đồ mạng lưới PERT là gì?
4 khái niệm của sơ đồ PERT
Để xây dựng một sơ đồ mạng PERT, cần biết bốn khái niệm sau:
Sự kiện: là mốc đánh dấu sự bắt đầu hoặc kết thúc của một hoặc nhiều sự kiện/công việc. Trong sơ đồ PERT, các sự kiện hay còn gọi là nút, được biểu diễn bằng các hình tròn hoặc hình chữ nhật được đánh số.
Các hoạt động: đề cập đến việc thực hiện một nhiệm vụ sử dụng hết tài nguyên của bạn cho dù đó là thời gian, nguyên vật liệu, tiền bạc hay thậm chí là máy móc. Bạn không thể thực hiện một hoạt động PERT cho đến khi sự kiện đánh dấu sự bắt đầu của nó được hoàn thành. Ví dụ, nếu bất kỳ điều gì trong sự kiện trước đó chưa hoàn thành, thì sự kiện mới không thể bắt đầu.
Các hoạt động trong sơ đồ mạng PERT được thể hiện bởi hình mũi tên chỉ hướng, độ dài của mũi tên tương ứng với thời gian cần thiết để hoàn thành hoạt động đó.
Những công việc ảo (không có thực) sẽ có độ dài bằng 0, được cung cấp cho mục đích lập sơ đồ. Những công việc quan trọng nếu làm chậm sẽ làm tăng thời gian hoàn thành dự án.
Thời gian: là yếu tố quan trọng và được thiết kế để cho phép tối ưu hóa hiệu suất. Thời gian lạc quan đề cập đến thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn thành một hoạt động, giả sử mọi thứ chạy trơn tru và thậm chí còn tốt hơn mong đợi. Thời gian bi quan thì ngược lại là khoảng thời gian tối đa. Thời gian bình thường là khi dự án diễn ra suôn sẻ. Thời gian mong đợi là khoảng thời gian bạn mong muốn hoàn thành dự án với một số khoản dự trù nếu có sự cố xảy ra.
Đường găng: cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ dự án từ ngày đầu tiên đến ngày hoàn thành và giúp xác định tổng thời gian tính theo ngày, tháng hoặc năm mà nhóm của bạn sẽ cần để hoàn thành mọi thứ.
Cách xây dựng sơ đồ mạng PERT:
Nếu thắc mắc về cách xây dựng PERT là gì, hãy làm theo các bước sau để hiểu rõ hơn.
Xác định các nhiệm vụ của dự án: Bạn nên đặt ra tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án của mình, việc này có thể hơi tốn thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn đang đảm trách một dự án phức tạp thì việc xác định nó ở giai đoạn đầu là điều cần thiết.
Ước tính thời gian: Đặt ra thời gian cho mỗi nhiệm vụ, tạo ra một khoảng thời gian lạc quan, bi quan và bình thường.
Sau đó, sử dụng công thức sau để đưa ra thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ. Đây sẽ là khoảng thời gian bạn đưa vào biểu đồ PERT của mình.
Thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ = (Thời gian lạc quan + [4 x thời gian bình thường] + thời gian bi quan) / 6
Xác định trình tự thích hợp: Xác định trình tự tốt sẽ giúp tối ưu hiệu quả ở mỗi nhiệm vụ. Bạn có thể chạy nhiều tác vụ song song.
Sẽ rất hữu ích nếu bạn tạo một bảng để sắp xếp tất cả thông tin này. Ví dụ: bạn có thể tạo một sơ đồ với các tiêu đề sau:
Tên nhiệm vụ
Mô tả công việc
Thời gian bi quan
Thời gian bình thường
Thời gian lạc quan
Thời gian kỳ vọng
Nhiệm vụ phải được hoàn thành trước
Vẽ sơ đồ PERT:
Bây giờ bạn đã có tất cả thông tin cần thiết, bạn có thể tiếp tục và tạo sơ đồ PERT của mình.
Cách dễ nhất để làm điều này là vẽ timeline trên bảng trắng. Chia sẻ bảng này với nhóm để họ có thể xem và nhận xét về sơ đồ PERT của bạn.
Ước tính đường dẫn quan trọng
Bước tiếp theo của bạn là xác định nhiệm vụ nào đại diện cho con đường quan trọng của dự án của bạn. Đây là con đường sẽ có ảnh hưởng lớn nhất đến thời gian hoàn thành dự án.
Đây là cách xác định đường dẫn quan trọng trong biểu đồ PERT:
– Tìm tất cả các con đường tiềm năng từ đầu đến cuối
– Cộng chiều dài của từng tuyến đường tiềm năng bằng cách cộng ước tính thời gian của từng nhiệm vụ trên tuyến đường.
– Xác định tuyến đường có ước tính thời gian dài nhất và gắn nhãn nó là một đường dẫn quan trọng.
– Vẽ một đường đậm từ nhiệm vụ đầu tiên đến nhiệm vụ thứ hai và tiếp tục thêm các dòng cho mỗi nhiệm vụ phụ thuộc.
– Gắn nhãn các nhiệm vụ này bằng màu đỏ để thể hiện rằng chúng là các đường dẫn quan trọng và gắn nhãn tất cả các nhiệm vụ khác bằng màu xanh để chỉ ra rằng chúng là các đường dẫn không quan trọng.
Ưu nhược điểm của sơ đồ mạng PERT
Ưu điểm
– Tạo hình ảnh rõ ràng và dễ hiểu cho toàn bộ dự án;
– Giúp phân tích sâu các nguồn lực và hiệu suất dự án trước khi bắt đầu;
– Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm vì mọi người đều có vai trò và thời gian xác định rõ ràng;
– Thúc đẩy các thành viên trong nhóm thông qua một kế hoạch hợp tác rõ ràng
– Giúp hoàn thành dự án nhanh hơn do tất cả mọi người đều biết họ nên làm gì và khi nào.
Nhược điểm
Nhược điểm chính của biểu đồ PERT là tốn rất nhiều công sức để tạo ra. Ước tính thực tế về thời lượng nhiệm vụ có thể đòi hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm, thậm chí là nghiên cứu sâu.
Nếu muốn thay đổi bất cứ điều gì, chẳng hạn như thêm nhiệm vụ mới hoặc điều chỉnh thời gian dự kiến, thì biểu đồ PERT cần được cập nhật chính xác. Sơ đồ PERT càng phức tạp thì càng khó cập nhật mà không gây ra lỗi.
Nhược điểm chính của biểu đồ PERT là chúng có thể tốn rất nhiều công sức để tạo ra. Chỉ cần tạo sơ đồ mạng ban đầu có thể là một công việc quan trọng. Tạo ước tính thực tế về thời lượng nhiệm vụ có thể đòi hỏi nhiều kỹ năng và kinh nghiệm. Nó cũng có thể yêu cầu một số mức độ nghiên cứu.
Nếu bất kỳ điều gì thay đổi, chẳng hạn như thêm nhiệm vụ mới hoặc điều chỉnh thời gian ước tính, thì sơ đồ PERT cần được cập nhật chính xác. Biểu đồ PERT càng phức tạp thì càng khó cập nhật mà không bị lỗi.
Ngoài ra, còn có một số các nhược điểm khác như:
– Không áp dụng cho các dự án nhỏ hơn và các nhiệm vụ đơn giản;
– Những kỳ vọng không phải lúc nào cũng trở thành hiện thực khi thực hiện dự án;
– Ước tính thời gian có thể tạo cảm giác ngột ngạt và không có lợi cho các nhiệm vụ sáng tạo.
Nói chung, để hiểu PERT là gì bạn cần nắm vững đây một kỹ thuật đánh giá được sử dụng để hình dung các bước tiến tới hoàn thành một dự án. Dựa vào các ưu và nhược điểm cũng như đặc điểm của dự án, bạn có thể cân nhắc áp dụng để đem lại hiệu quả làm việc tốt nhất.
Huyền Nguyễn
