Hình minh họa (Nguồn: innovategov.org)
Tái thiết kế qui trình kinh doanh
Khái niệm
Tái thiết kế qui trình kinh doanh trong tiếng Anh là Business Process Redesign, viết tắt là BPR.
Tái thiết kế qui trình kinh doanh là việc xem xét và thiết kế lại cơ bản các qui trình của tổ chức nhằm đạt được sự cải thiện đáng kể hiệu quả về chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ. Tạo ra giá trị cho khách hàng là nhân tố định hướng cho việc tái thiết kế qui trình, trong đó công nghệ thông tin thường đóng một vai trò quan trọng.
Tái thiết kế qui trình kinh doanh hữu dụng trong những trường hợp sau:
– Nhiều mâu thuẫn trong (một phần) tổ chức;
– Tần suất họp hành cao;
– Quá nhiều các hoạt động giao tiếp phi cấu trúc (như các bản ghi nhớ, email và thông báo).
Các nguyên tắc quan trọng
Có bốn nguyên tắc quan trọng đối với bất cứ dự án tái thiết kế qui trình kinh doanh:
1. Xác định chiến lược trước khi tái thiết kế.
2. Tái thiết kế từng quá trình sơ cấp trước (tức là tập hợp những biến đổi nhân tố đầu vào có trong sản phẩm với những đặc tính riêng) rồi sau đó tối ưu hóa các qui trình thứ cấp (tức là các qui trình hỗ trợ việc thực hiện tốt qui trình sơ cấp).
3. Tối ưu việc sử dụng công nghệ thông tin.
4. Cơ cấu tổ chức và các mô hình quản lí phải tương thích với qui trình sơ cấp.
Hơn nữa, để tái thiết kế thành công cần có một điều kiện cơ bản là ban giám đốc và nhân viên phải cùng tham gia. Thường thì quyết định tái thiết kế đòi hỏi phải làm lại từ đầu.
Để khuyến khích những cách nhìn mới về việc thiết kế tổ chức, cần phải coi cơ cấu tổ chức và các qui trình như thể “không tồn tại”, hoặc không thích hợp trong việc tái thiết kế.
Tái thiết kế qui trình kinh doanh là một khái niệm khó khi đưa vào thực tiễn. Việc thiếu quản lí dự án thích hợp, hạn chế trong hỗ trợ quản lí và “phó thác” các dự án tái thiết kế cho bộ phận công nghệ thông tin (IT) thường là “tai họa”.
Đây cũng là ba nguyên nhân chính khiến BPR thất bại trong thực tế. Một vấn đề nữa của tái thiết kế qui trình kinh doanh là mặc dù có vẻ thiên về mặt chức năng “phần cứng” nhưng mặt “phần mềm” là con người lại khó dự đoán (ví dụ như khiến nhân sự làm việc trong một cơ cấu mới với những qui định mới). Rất nhiều dự án tái thiết kế sa lầy từ khâu thiết kế.
Việc tái thiết kế cơ cấu và qui trình của tổ chức cũng như việc áp dụng những công nghệ mới như một phần của dự án tái thiết kế qui trình kinh doanh sẽ không tự động bù đắp tất cả những sai sót trong tổ chức mà cung cấp một giải pháp lâu dài và bền vững. Đó là lí do chính giải thích tại sao người lao động, ban giám đốc và văn hóa tổ chức được gọi là những “yếu tố chủ chốt” của BPR.
(Tài liệu tham khảo: Những mô hình quản trị kinh điển, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân)
