Khi đã thành thạo nghệ thuật đặt câu hỏi, bạn sẽ có sẵn một công cụ hiệu quả để cuộc trò chuyện diễn ra hiệu quả và có được chính xác các thông tin cần biết.
Dù bạn có tài giỏi đến đâu, khi đã bước chân vào một môi trường mới, bạn chắc chắn phải trải qua giai đoạn học hỏi và thích nghi. Có rất nhiều điều bạn không hiểu, không biết cách làm vì môi trường mới mà, không hỏi làm sao biết trước nay người ta làm việc như thế nào. Hỏi không có nghĩa là thừa nhận mình dở nhưng đặt câu hỏi như thế nào để những đồng nghiệp mới luôn sẵn sàng giúp đỡ bạn là cả một nghệ thuật.
Chia sẻ về nghệ thuật đặt câu hỏi dành cho newbie
Đừng bao giờ đặt những câu hỏi chung chung
Chị ơi cái này viết thế nào ạ? Chị ơi báo cáo này làm sao?…
Những câu hỏi chung chung như thế này thật sự rất khó để người được hỏi đưa ra đáp án, thậm chí còn gây ức chế cho họ khi phải cố gắng kìm xuống những cảm xúc tiêu cực và những câu nói có thể tổn thương đến bạn.
Bạn có nhận ra rằng, khi bạn hỏi như vậy chẳng khác nào bạn đang nhờ người ta làm việc đó thay bạn?
Bạn thật sự cho rằng những người “tiền bối” của bạn sẽ sẵn sàng liệt kê chi tiết và giải thích cặn kẽ tất cả các bước thực hiện công việc cho bạn sao?
Điều đó rất khó xảy ra. Không phải vì họ khó khăn hay xấu tính mà vì câu hỏi của bạn quá chung chung, phạm vi câu hỏi quá rộng, khiến người nghe không biết phải bắt đầu từ đâu và cảm thấy việc giải thích cho bạn quá phiền phức. Trong khi đó, họ còn có việc phải làm và deadline phải hoàn thành, không thể nào dành quá nhiều thời gian để giúp bạn giải quyết vấn đề của mình. Tệ hơn nữa, những câu hỏi có phần “vô tri” như vậy sẽ khiến đồng nghiệp mới có ấn tượng rất không tốt về bạn, mặc dù đôi bên chưa hề tiếp xúc với nhau quá nhiều.
Vì vậy, hãy đặt câu hỏi có mục đích và càng cụ thể càng tốt. Nhưng cụ thể là thế nào? Tôi đã từng nghe rất nhiều lần câu hỏi kiểu như “Chị giúp em tìm hiểu về dự án A được không ạ?” Nghe tưởng chừng như cụ thể nhưng không hề. Tôi không biết chính xác thì người hỏi muốn biết điều gì? Họ có muốn biết dự án đã hoàn thành chưa? Ngân sách đã được chi chưa? Khách hàng có hài lòng không? Hay thời gian nào thì dự án sẽ được bàn giao? Mỗi gợi ý này đều là những câu hỏi cụ thể và câu hỏi chung chung sẽ cho bạn một ít thông tin hoặc thậm chí là không có điều nào trong số này.
Chỉ tìm đến sự giúp đỡ sau khi đã dành thời gian tìm hiểu vấn đề
Trong phần lớn trường hợp, những người xung quanh sẽ sẵn sàng giúp đỡ khi nhận thấy bạn đã dành thời gian nghiêm túc tìm hiểu và tìm cách để giải quyết vấn đề nhưng vẫn gặp khó khăn ở một công đoạn nào đó và cần sự giúp đỡ. Nghệ thuật đặt câu hỏi ở đây là đừng quên trình bày về vấn đề bạn đang gặp phải trước khi đặt câu hỏi và nhờ sự hỗ trợ.
Ví dụ: Chị ơi, hôm nay sếp có giao em làm báo cáo tổng quan về sản phẩm này nhưng em chưa có đủ thông tin. Em đã thử tổng hợp thông tin từ các nguồn có sẵn nhưng báo cáo của em còn khá sơ sài, có một số thông tin quan trọng nhưng không được chia sẻ công khai. Chị có thể cho em biết những số liệu này em có thể tìm được ở đâu không ạ?
Hiển nhiên, sự chân thành và thái độ cầu thị là điều tối thiểu phải có trong quá trình bạn tìm kiếm sự giúp đỡ. Đừng để miệng thì nói những lời ngọt ngào nhưng gương mặt và thái độ lại chứng minh điều ngược lại. Bên cạnh đó, đừng đặt ra quá nhiều câu hỏi cho cùng một vấn đề, sẽ khiến người nghe cảm thấy bạn rất phiền.
Nếu được hỏi câu hỏi có nhiều ý, tôi phải nhớ từng điều, tìm kiếm thông tin và trả lời từng phần. Điều đó thật không dễ dàng gì nên khả năng bỏ sót một phần câu trả lời hoặc nhầm lẫn là rất cao. Tôi luôn ước rằng nếu ai đó có một câu hỏi phức tạp thì hãy tách thành các câu đơn giản. Những câu hỏi nhỏ đơn giản sẽ dễ trả lời hơn và người hỏi cũng sẽ có đầy đủ câu trả lời mà họ cần.
Không phải ai cũng có thể hỏi
Không phải bất cứ ai cũng có thể trở thành đối tượng để bạn đặt câu hỏi và xin sự giúp đỡ. Hãy kiểm tra xem bạn có đang hỏi đúng người không và họ có am hiểu lĩnh vực mà bạn đang bế tắc hay không? Nếu không chắc chắn 100% rằng mình đang nói chuyện với đúng người, hãy hỏi họ. “Em có chút thắc mắc về chủ đề A, em có thể hỏi anh/chị được không ạ?” là tất cả những gì bạn cần. Nếu đúng như vậy thì quá tốt, bạn có thể đặt câu hỏi của mình. Nếu không, bạn sẽ tránh lãng phí thời gian đặt câu hỏi mà họ không thể trả lời.
Những bạn nhân viên mới thường có tâm lý rụt rè, chỉ dám hỏi những người ngồi ngay bên cạnh mình. Tuy nhiên, không phải cái gì họ cũng biết và không phải ai ngồi bên cạnh bạn cũng là người thân thiện. Hỏi Designer về cách lập kế hoạch marketing, hỏi PR – truyền thông về cách dựng video chuyên nghiệp,… là những biểu hiện của việc hỏi không đúng người, không đúng chỗ. Điều đó dẫn đến đôi bên đều cảm thấy khó xử và ánh nhìn của đồng nghiệp dành cho bạn cũng thêm vài phần khó chịu.
Hãy cởi mở hơn, dạn dĩ hơn, tự tin hơn, dành đúng câu hỏi cho đúng người có chuyên môn ở vị trí đó để có thể nhanh chóng giải quyết được vấn đề.
“Mặc dù có vẻ là việc dễ dàng nhưng nghệ thuật đặt câu hỏi hay đòi hỏi thời gian và công sức để hoàn thiện.”
Sử dụng giọng điệu phù hợp
Khi nói đến nghệ thuật đặt câu hỏi, đừng chỉ dùng từ ngữ lịch sự mà còn nên sử dụng giọng điệu tôn trọng và thể hiện sự ham học hỏi, nhất là đối với người quản lý.
Đừng sử dụng các câu hỏi để phàn nàn hay than vãn. Tại sao chúng ta phải thực hiện nhiệm vụ đặc biệt này? hoặc Tại sao chúng ta vẫn sử dụng thiết bị cũ này? giống như lời than vãn hơn là tò mò muốn giải đáp.
Câu hỏi bạn hỏi không nên bị xem là một lời phàn nàn mà thay vào đó nên là giải pháp mà bạn đã nghĩ đến và muốn khám phá thêm như: “Em nhận thấy các đối thủ cạnh tranh của chúng ta đang sử dụng phần mềm mới giúp họ thống kê nhanh hơn. Em biết chi phí của phần mềm đó có thể cao, nhưng em đang băn khoăn về một số cách khác mà chúng ta có thể làm và liệu có điều gì cụ thể mà em có thể làm khác đi trong vai trò của mình không?”
Giọng điệu phù hợp có thể tạo nên sự khác biệt giữa việc nhận được câu trả lời đúng cho câu hỏi của bạn và việc không nhận được câu trả lời nào cả.
Dành tặng những món quà nhỏ
Để làm được những điều kể trên, kỹ năng giao tiếp, ứng xử của bạn vô cùng quan trọng.
Khéo ăn khéo nói được lòng cả thiên hạ. Đừng tiết kiệm lời cảm ơn với đồng nghiệp kể cả khi họ chưa thể giúp đỡ bạn và hãy dành tặng những món quà nhỏ cho những ai thường xuyên dành cho bạn sự hỗ trợ nhiệt tình. Có thể là một cốc cà phê, một chiếc bánh ngọt hay đơn giản là vài viên kẹo nhỏ. Bạn tặng cái gì không quan trọng đâu, quan trọng là bạn khiến đối phương cảm nhận được sự chân thành của bạn và hiểu rằng bạn luôn ghi nhớ sự giúp đỡ của họ.
Nơi công sở không ai có trách nhiệm giúp đỡ bạn một cách tận tình. Dù có nhận được sự giúp đỡ hay không, trách nhiệm của bạn là phải hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao. Vì vậy, để vượt qua những giây phút bối rối, lạc lõng, lo âu khi không biết phải làm gì hay không thể hòa nhập với tập thể, hãy thử áp dụng nghệ thuật đặt câu hỏi dành cho lính mới như đã gợi ý nhé.
