Có bao giờ bạn cảm thấy thắc mắc vì sao đồng nghiệp có thể hoàn thành tốt công việc một cách khoa học và nhanh chóng? Bạn luôn muốn biết đâu là cách làm việc hiệu quả để cải thiện năng suất mỗi ngày?
Phương pháp làm việc hiệu quả – chắc hẳn bạn cũng đã nghe qua không ít lần từ lời khuyên của người quen hay những bài đăng trên mạng Internet rồi phải không. Đúng vậy, điều mà bạn tưởng chừng như hàn lâm, khó nhằn thật ra lại rất đơn giản.
Cùng Masterskills tổng hợp lại 14 cách làm việc hiệu quả nhất trong bài viết sau đây. Những gì bạn cần làm chính là thử áp dụng chúng để tăng năng suất làm việc của mình mà thôi!
Trước tiên, thế nào là cách làm việc hiệu quả?
Cách làm việc hiệu quả chính là các phương thức phù hợp để tối đa hóa khoảng thời gian bạn dành cho công việc để cải thiện năng suất và chất lượng làm việc của chính mình.
Điều này cũng đồng nghĩa với việc bạn không cần phải làm thêm giờ, làm việc lâu hơn hay vất vả hơn nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành tiến độ và mục tiêu đề ra.
Thực tế chính là như vậy. Người làm việc hiệu quả sẽ không cần thiết đầu tư nhiều thời gian và công sức hơn để hoàn thành tốt mọi việc. Những gì họ có chính là tư duy thông minh về cách thức họ làm việc, cũng như về cách sắp xếp và quản lý thời gian hiệu quả.
Làm việc có kế hoạch, tổ chức
Trước khi bắt đầu, cách tốt nhất để bạn có thể làm việc hiệu quả chính là xác định cụ thể công việc cần làm, sau đó lên kế hoạch quản lý chúng một cách khoa học nhất.
Bạn nên đặt ra mục tiêu khi từng đầu công việc, bao gồm khung giờ làm việc, khối lượng công việc, và kết quả mong muốn. Bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ như to-do list, thời khóa biểu, lịch, sổ tay kế hoạch, hoặc các ứng dụng thông minh để tìm cách sắp xếp và tổ chức thời gian làm việc hiệu quả.
Đừng ngần ngại thử nhiều loại công cụ hỗ trợ và kết hợp chúng với nhau để tìm ra phương pháp phù hợp nhất với bản thân nhé! Mỗi người sẽ có cách lên kế hoạch và tổ chức công việc khác nhau. Vậy nên, hãy từ từ trải nghiệm và khám phá.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên, loại bỏ nhiệm vụ không cần thiết
Nhiều bạn trẻ ôm đồm hàng núi công việc vì tưởng rằng làm càng nhiều, học hỏi càng nhiều. Nhưng nếu bạn chọn giải quyết nhiều công việc một cách ngẫu nhiên mà không quan tâm với tính cấp thiết của chúng, bạn sẽ dễ dàng bị lạc lối và quá tải. Từ đó, việc tiếp thu trở nên vô nghĩa và năng suất làm việc cũng bị thuyên giảm.
Bước đầu tiên cho hành trình xây dựng phong cách làm việc hiệu quả chính là sắp xếp được thứ tự ưu tiên cho những công việc cần giải quyết sớm nhất.
Đừng nôn nóng thực hiện quá nhiều công việc cùng lúc, bạn sẽ không thể làm việc hiệu quả khi sự tập trung bị chia làm hai. Học cách gạt công việc không ưu tiên sang một bên cũng là vứt đi một phần áp lực, lấy lại một phần tập trung để nâng cao năng suất làm việc.
Áp dụng quy tắc 2 phút
Đây là một mẹo hay được truyền cảm hứng từ David Allen, một tư vấn viên nổi tiếng về việc tăng hiệu quả và năng suất làm việc cho các doanh nghiệp. Ông cho rằng: Nếu bạn có những nhiệm vụ mà thời gian hoàn thành chỉ dưới 2 phút, hãy ưu tiên tập hợp các nhiệm vụ đó và giải quyết thật nhanh chóng để bỏ bớt bận tâm.
Chúng có thể là những công việc nhỏ lẻ như in hồ sơ, viết email, liên hệ khách hàng, v.v, và bạn hoàn toàn có thể làm nhanh chóng.
Bằng cách này, bạn có thể dọn dẹp gọn gàng list công việc chỉ trong thời gian ngắn. Bạn sẽ thấy bất ngờ khi nhận ra những nhiệm vụ nhỏ đã được hoàn thành xong xuôi. Giờ đây bạn chỉ cần dành phần lớn thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng hơn (và đừng quên đánh số thứ tự ưu tiên để thực hiện chúng nhé).
Bắt đầu với những công việc nhỏ
Kiểm tra báo cáo mấy nghìn từ khiến bạn cảm thấy ngán ngẩm? Bạn làm biếng khi phải chuẩn bị bài thuyết trình hơn vài chục slides?
Khi nhìn vào khối lượng công việc lớn trước mặt, chúng ta thường có xu hướng chán nản và cảm thấy trì trệ để bắt tay vào làm. Cảm giác này chắc hẳn ai cũng từng trải qua.
Vậy đâu là cách nhanh chóng lấy lại tinh thần và làm việc hiệu quả nhất? Chia nhỏ công việc và bắt đầu từ bước đơn giản nhất.
Bạn hãy tự nhủ với bản thân mình rằng “tôi chỉ cần 5 phút để hoàn thiện mục nhỏ này thôi”. Ngay sau khi bạn “cầm cự” làm xong công việc nhỏ đầu tiên, lúc này đây, tinh thần làm việc của bạn đã trở lại để tiếp tục duy trì phần công việc còn lại.
Tránh xa điện thoại khi không có nhu cầu sử dụng cấp thiết
Đôi khi chúng ta cầm và bật điện thoại một cách vô thức. Hay cũng có khi bạn không có ý định sử dụng, nhưng những thông báo hiện lên liên tục từ các trang mạng xã hội khiến bạn phân tâm khỏi công việc mình đang làm.
Vì vậy, bí kíp làm việc hiệu quả chính là hãy để điện thoại cách xa bạn nếu không có bất kỳ nhu cầu cấp thiết nào cho việc sử dụng chúng. Để chúng xa tầm với của tay, chẳng hạn như ở một góc phòng cách xa bàn làm việc, hoặc cất trong một đựng nào đó. Vừa tránh sao nhãng vừa kết hợp “cai nghiện” điện thoại mỗi ngày.
Bạn cũng có thể tắt chuông thông báo điện thoại để tập trung hơn – đây cũng là một cách hay để làm việc hiệu quả hơn đấy.
Tối ưu công việc nhờ các “trợ lý” công nghệ hiện đại
Để có thể làm việc hiệu quả và chính xác, một bộ nhớ của chúng ta là chưa đủ. Việc kết hợp sử dụng những công cụ nhắc nhở hay ghi chú là cách hiệu quả để chắc chắn rằng bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào và làm việc năng suất hơn.
Bạn có thể tìm đến các giải pháp trực tuyến như:
- Google Calendar: Lịch, sự kiện ,việc cần làm, dễ dàng tương tác, tạo cuộc họp với đồng nghiệp
- Google Keep: Note của bạn, liên kết với các ứng dụng khác trong Google
- Any.do: Lịch kết hợp với todo list
- Gtask: Soạn todo list và nhắc nhở bạn thực hiện
- Trello: Quản lý task đơn giản, hiệu quả
hoặc bất kỳ công cụ nào phù hợp với nhu cầu sử dụng, để giúp quản lý công việc và các deadline.
Với một số công việc cần đòi hỏi tính chính xác cao trong câu chữ, những công cụ hay website dịch thuật, kiểm tra lỗi chính tả hay đạo văn như Vspeel, Vikitranslator hay Kiemtradaovan sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá thời gian.
Dự phòng hồ sơ điện tử
Khi số lượng hồ sơ cần lưu trữ trở nên lớn hơn, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc ghi nhớ và sắp xếp. Sẽ có những lúc bạn không thể nhớ nổi các tài liệu liên quan là gì hay cần phải mang theo những hồ sơ nào.
Vì vậy, để việc lưu trữ trở nên dễ dàng hơn, hãy sử dụng các kho lưu trữ online như Google drive hoặc Dropbox, lập danh sách lưu trữ các hồ sơ quan trọng, tạo thư mục cho từng loại và tải chúng lên.
Đây là cách giúp bạn giải quyết và làm tốt công việc vô cùng hiệu quả. Bạn có thể vừa giải phóng được bộ nhớ cho máy tính của mình, vừa dễ dàng truy cập những tài liệu này ở bất cứ đâu, dự phòng được những tình huống “nhớ nhớ, quên quên” đi khi ra ngoài làm việc.
Tự lên “lịch họp” với chính mình
Dành ra cho mình những khoảng thời gian tập trung chú tâm hoàn toàn vào công việc chính là cách làm việc hiệu quả nhất.
Một mẹo hay từ Masterskills đó là bạn có thể đặt lịch họp cho mình để tạo khoảng giờ chuyên tâm cho công việc, chẳng hạn như tự book lịch trên Google Meet,…
Trong lúc này đây, các thông báo từ email hay tin nhắn từ đa nền tảng sẽ được tắt, bạn sẽ chỉ toàn tâm toàn ý cho một công việc quan trọng cho đến khi hết “cuộc họp”. Cũng sẽ hiếm có ai làm phiền được bạn trong khoảng thời gian này.
Kết nối với đồng nghiệp
Đảm bảo năng suất làm việc không có nghĩa là bạn phải làm một mình. Kết nối với đồng nghiệp để tìm kiếm sự hỗ trợ chính là một cách làm việc hiệu quả mà ít ai nghĩ tới. Đặc biệt là khi làm việc Online tại nhà.
Làm việc hiệu quả là khi bạn biết sử dụng tất cả những tiềm năng và nguồn tài nguyên xung quanh để gia tăng năng suất làm việc của chính mình.
Nhờ hỗ trợ đúng người đúng việc
Nhiều bạn trẻ lần đầu đi làm dễ rơi vào bẫy ôm việc và khiến bản thân gồng gánh quá nhiều thứ. Đây chẳng phải là cách làm việc hiệu quả mà còn sẽ là sai lầm lớn khiến bạn giết chết năng suất công việc; đồng thời ảnh hưởng xấu đến sức khỏe nữa đấy!
Hãy nhờ sự giúp đỡ của người có chuyên môn hoặc đồng nghiệp cùng công ty. Nhờ đúng người đúng việc bao giờ cũng tốt hơn cho bạn và toàn tổ chức. Hãy nhớ rằng, bạn đang làm việc trong một tổ chức; là bạn hoạt động trong tập thể. Như vậy thói quen hay suy nghĩ “một mình vẫn ổn” không thích hợp trong trường hợp này tí nào.
Thưởng cho mình những quãng nghỉ ngắn
Rất nhiều chuyên gia và những người làm việc hiệu quả đều nói rằng, họ không thể tập trung hoàn toàn 8 tiếng liên tục, điều này sẽ khiến họ cảm thấy bị stress và dễ ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Vì vậy, những quãng nghỉ giữa giờ là rất cần thiết để phục hồi lại năng lượng. Tuy nhiên, sắp xếp thời gian nghỉ như thế nào sao cho phù hợp với nhu cầu và không làm gián đoạn sự tập trung là rất quan trọng.
Bạn có thể tham khảo kỹ thuật Pomodoro để điều chỉnh thời gian làm việc khoa học. Phương pháp này gợi ý rằng cứ 25 phút làm việc, bạn nên nghỉ ngắn 5 phút để hồi phục năng lượng. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc cải thiện năng suất làm việc của bạn.
Đánh dấu quá trình làm việc
Một trong những cách tốt nhất để khuyến khích bản thân làm việc hiệu quả và năng suất chính là đánh dấu quá trình và sự tiến bộ mà bạn đạt được sau mỗi công việc.
Sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ nào đó, bạn có thể gạch bỏ chúng khỏi to-do list hoặc ghi nhận sự tiến bộ của mình theo nhiều cách khác nhau để duy trì và nâng cao tinh thần làm việc suốt cho cả ngày dài.
Thêm vào đó, việc ghi chép và đánh dấu lại các thành tựu tiến bộ như này sẽ vô cùng hữu ích nếu bạn cần tìm dẫn chứng chi tiết khi tham gia các buổi đánh giá năng lực, đề xuất tăng lương, thăng tiến, hay thậm chí là khi tìm kiếm công việc mới.
Đừng để bản thân bị áp lực, căng thẳng quá độ
Một cách tuyệt vời để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn là giảm thiểu căng thẳng. Tuy không thể phủ nhận, áp lực và sự căng thẳng cũng chính là một nguồn động lực hiệu quả để bạn cố gắng và trở nên tiến bộ hơn.
Song, điều gì cũng cần phải có giới hạn của nó. Khi rơi vào tình trạng áp lực và căng thẳng quá độ, bạn sẽ sớm kiệt sức và từ đó, hiệu quả làm việc cũng trở nên giảm sút.
Vậy nên dù có “tham công tiếc việc” như nào đi chăng nữa, bạn đừng quên chăm sóc chính mình và dành thời gian để xả stress, tham gia các hoạt động bổ ích để kích thích một tinh thần khỏe mạnh. Và hãy nhớ, nếu cảm thấy áp lực, hãy nói chuyện với sếp hoặc người quản lý để gia giảm khối lượng công việc cho phù hợp nhé!
Chọn công việc mình yêu thích
Sau cùng và quan trọng nhất, hãy làm công việc mình thích để ngay cả khi tăng ca vì deadline bạn sẽ không cảm thấy hụt hẫng và chán nản. Một công việc yêu thích cho bạn động lực để làm nó tốt nhất có thể. Khi làm việc, cơ thể bạn tự khắc sản sinh năng lực tích cực và giúp bạn làm việc hăng say hơn.
Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng không hề dễ dàng. Mấy ai đang làm đúng việc mình thích và phù hợp năng lực? Thiếu định hướng ban đầu và không có cơ hội trải nghiệm là nguyên nhân khiến nhiều người mãi loay hoay vì tìm sai việc; nhảy việc rồi lại vội vàng chọn sai.
Hy vọng qua bài viết này, Masterskills đã giúp bạn thêm thông tin hữu ích về cách quản lý và làm việc hiệu quả. Hãy thử áp dụng ngay từ hôm nay nhé!
