Nhân viên thu mua là một trong những vị trí được các doanh nghiệp kinh doanh thường xuyên tuyển dụng. Tuy nhiên ở bất kỳ công việc nào, muốn trở thành nhân viên tại công ty đều phải qua vòng phỏng vấn.
Nếu bạn là một ứng viên quan tâm đến vị trí này thì bộ câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua sau chắc chắn sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình phỏng vấn. Hãy cùng Masterskills chúng mình tìm hiểu ngay trong bài viết sau!
Nhân viên thu mua là gì?
Nhân viên thu mua chính là những người có nhiệm vụ mua các nguyên vật liệu, các loại hàng hóa để đảm bảo duy trì được hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp. Nhân viên thu mua đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
Do vậy nên rất nhiều doanh nghiệp khi tuyển dụng vị trí nhân viên thu mua cần suy nghĩ, sàng lọc hồ sơ ứng viên rất kỹ. Nhà tuyển dụng đã đặt rất nhiều câu hỏi trong suốt quá trình phỏng vấn với ứng viên nhằm chọn ra được người phù hợp nhất với vị trí này.
Mô tả công việc của nhân viên thu mua
Chắc chắn công việc chính của nhân viên thu mua chính là thu mua các nguyên vật liệu. Do đó, nhân viên thu mua cần phải đảm nhiệm một số công việc như:
- Làm việc với các nhà cung cấp nguyên liệu để đưa ra mức giá thích hợp
- Phối hợp với phòng kế hoạch và bộ phận sản xuất để lên các kế hoạch thu mua
- Lên kế hoạch đặt hàng kèm với những yêu cầu cụ thể đối với nhà cung ứng
- Quản lý xuyên suốt quá trình thu mua và lựa chọn hàng
- Cung cấp những thông tin, văn bản cần thiết cho nhà cung cấp
- Theo dõi và giám sát đơn hàng để giải quyết tất cả vấn đề phát sinh nhanh nhất
- Xác nhận thời gian sản xuất và thời điểm giao hàng của từng loại hàng
- Cập nhật và duy trì đơn hàng định kỳ theo quy định
- Đảm bảo đơn hàng nhận được theo đúng với thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng
Trước khi trả lời những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua, ứng viên cần phải có cách nhìn tổng quát ở vị trí này. Đây là những công việc cụ thể mà một ứng viên cần nắm.
Kỹ năng không thể thiếu ở nhân viên thu mua
Đối với nhà tuyển dụng, dưới đây chính là bốn kỹ năng hàng đầu mà một nhân viên thu mua cần phải đáp ứng:
Kỹ năng đàm phán: Kỹ năng này sẽ giúp nhân viên thu mua có khả năng mua được những nguồn hàng chất lượng với mức giá phải chăng, có được chiết khấu cao,…
Bạn có thể chứng minh với nhà tuyển dụng bằng cách nêu ra những thành tích về công việc thu mua trước đây của bạn.
Kỹ năng nắm bắt thị trường: Nhân viên thu mua phải là một người lanh lợi và nhạy bén đối với sự chuyển biến của thị trường. Có được kỹ năng này, bạn có thể phân tích, đánh giá thị trường để chọn được nguồn hàng hợp lý.
Kiến thức chuyên ngành: Kiến thức ở đây chính là cơ sở, căn cứ để bạn mua đúng hàng, đáp ứng được chất lượng và nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Tất cả kiến thức này cần phải được học tập và cập nhật không ngừng.
Kỹ năng tiếp thu nhanh xu hướng trong ngành: Bao gồm kiến thức về sản phẩm, những yêu cầu của đơn đặt hàng, quản lý thu mua,… Khi bạn tiếp thu nhanh được lượng kiến thức này, chắc chắn bạn sẽ không bị lạc hậu khi có sự đổi mới.
Top câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thông dụng nhất
Hãy giới thiệu một chút về bản thân bạn?
Thông tin cá nhân của bạn đã được nhà tuyển dụng nắm được qua CV.
Vì vậy khi gặp câu hỏi này, bạn hãy tập trung trả lời vào những điểm chính như chuyên ngành bạn học có liên quan đến công việc, hoặc những công việc bạn từng làm liên quan đến thu mua để tạo được thiện cảm trong mắt nhà tuyển dụng.
Bạn đã làm việc tại công ty nào chưa? Tại sao lại nghỉ việc ở đó?
Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua có thể gây khó xử cho ứng viên. Mục đích của nhà tuyển dụng khi hỏi câu này chính là xác định thái độ làm việc của bạn và nguyên nhân bạn không còn hợp tác với công ty cũ. Câu hỏi này chiếm 60% quyết định của nhà tuyển dụng có nhận bạn hay không.
Bạn có thể trả lời một cách khéo léo đó là do văn phòng dời đi đến nơi khác không tiện cho bạn di chuyển, hoặc doanh nghiệp chuyển bạn đến phòng ban khác không phù hợp với bạn,… Bạn nên thoải mái một chút khi trả lời câu hỏi này.
Theo bạn, nhân viên thu mua làm công việc gì?
Câu hỏi về kiến thức chuyên ngành của nhà tuyển dụng đặt ra để đánh giá xem ứng viên có tìm hiểu hay nắm vững về vị trí này hay không. Vì vậy trước khi tham gia phỏng vấn, bạn hãy tìm hiểu thật kỹ về tính chất công việc của nhân viên thu mua nhé!
Công việc chính của nhân viên thu mua chính là thu mua các nguyên vật liệu với giá thành hợp lý, tăng được lợi nhuận cho doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí sản xuất.
Kể một số điểm mạnh của bạn giúp ích cho công việc thu mua?
Những câu hỏi về điểm mạnh của ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng xem xét bạn có tố chất nào để phù hợp với công việc. Nhà tuyển dụng đang cố gắng khai thác khả năng tự nhìn nhận và đánh giá bản thân của bạn để đưa ra được cách nhìn tổng quát về bạn.
Bạn có thể nêu ra được những điểm mạnh của bạn phù hợp với nhân viên thu mua như có kinh nghiệm làm việc với nhiều nhà cung cấp, nắm vững kiến thức chuyên ngành, bắt kịp xu hướng chuyển đổi,… Điều này sẽ là điểm sáng trong mắt của nhà tuyển dụng khi nhận định về bạn.
Bạn tìm kiếm nhà cung cấp bằng cách nào?
Đây là câu hỏi bài test nhân viên thu mua, giúp nhà tuyển dụng đánh giá xem bạn dựa vào cơ sở nào để tìm kiếm các nhà cung cấp. Bạn có thể trả lời bằng cách đưa ra một quá trình để nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về cách làm việc.
Đầu tiên, bạn sẽ tiến hành nghiên cứu rồi tìm hiểu những đơn vị chuyên cung cấp, tiến hành so sánh giá của nhiều nguồn hàng, nhập mẫu mã để kiểm tra chất lượng hàng. Phối hợp với phòng sản xuất hoặc nghiên cứu để chắc chắn về chất liệu mình chọn.
Tiêu chí chọn lựa nhà cung cấp của bạn như thế nào?
Tiêu chí chọn nghề doanh nghiệp chính là những căn cứ bạn đánh nhà cung cấp đó có phù hợp với công ty hay không. Một số tiêu chí chọn lựa nhà cung cấp phổ biến như thông tin trên các trang web, dựa vào những đánh giá từ khách hàng, dựa vào những hợp đồng đã từng hợp tác trước đây,…
Các tiêu chí của bạn càng cụ thể thì bức tranh về nhà cung cấp càng hiện ra rõ hơn. Điều này sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Bạn mong muốn nhận được điều gì ở công ty chúng tôi?
Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về mong muốn của bạn khi làm việc tại doanh nghiệp. Điều này còn giúp cho nhà tuyển dụng xem xét công ty của họ có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không.
Đối với những câu hỏi này, bạn nên thẳng thắn và nói những nguyện vọng của mình khi muốn được làm việc ở vị trí này tại công ty. Đồng thời, bạn có thể đề cập đến những mục tiêu nghề nghiệp và các định hướng trong tương lai với công việc này.
Hãy kể về tình huống bạn gặp khó khăn và cách bạn giải quyết nó như thế nào?
Một trong những bài test nhân viên thu mua chính là câu hỏi về kỹ năng xử lý tình huống. Với câu hỏi này, bạn nên trả lời theo hướng bị ảnh hưởng bởi những điều kiện khách quan bên ngoài.
Ví dụ như bạn cần phải thương lượng giá với một xưởng gia công hàng hóa và mức giá bạn đưa ra không được chấp nhận vì nguyên liệu đang tăng cao. Lúc này bạn cần phải từ chối thỏa thuận này vì không hợp lý với chính sách công ty.
Bạn nên sử dụng kỹ năng đàm phán để đưa ra những yếu tố về số lượng đơn hàng để có thể đi đến hợp tác lâu dài. Bạn hãy đơn giản hóa mọi chuyện và đừng đưa bản thân mình vào thế bí nhé.
Nhà cung cấp giao hàng không đúng mẫu mã, bạn giải quyết thế nào?
Đây là một trong những tình huống khó khăn khi ứng viên gặp phải. Đầu tiên bạn cần phải cho nhà tuyển dụng biết là mình luôn có những phương án dự phòng.
Bạn nên biết rằng một nhân viên thu kho sẽ không bao giờ để tình trạng kho bị thiếu nguyên liệu chính vì vậy có kế hoạch dự phòng sẽ là câu trả lời hoàn hảo.
Bạn có thể trả lời bằng cách luôn gửi ra phương án B song song. Điều này đồng nghĩa với việc khi nhà cung ứng không giao đúng mẫu mã thì ngay lập tức bạn có thể giải quyết bằng phương pháp khác.
Dự án nào sẽ cần có hợp đồng mua hàng?
Đối với những sinh viên mới ra trường sẽ khá lúng túng khi gặp câu hỏi phỏng vấn dạng bài test nhân viên thu mua này.
Ứng viên cần biết rằng hợp đồng mua hàng chỉ hỗ trợ hiệu quả cho những mối quan hệ đã hợp tác hoặc có tiềm năng hợp tác lâu dài. Đối với những hợp đồng ngắn hạn chỉ làm tốn thời gian 2 phía phải kiểm soát hợp đồng.
Đối với những nhà cung cấp có điều kiện khá tốt, dễ đáp ứng với các yêu cầu thì việc làm hợp đồng lâu dài khá cần thiết. Nếu như công ty của bạn có những kế hoạch để nhập nguyên liệu theo từng giai đoạn thì cần sử dụng hợp đồng để xác nhận thời điểm giao hàng.
Trường hợp nhà cung cấp không có khả năng đáp ứng mong muốn của bạn, bạn sẽ xử lý như thế nào?
Đây là câu hỏi tương tự với việc nhà cung cấp giao sai mẫu mã cho doanh nghiệp. Với câu hỏi này bạn cần chuẩn bị cho mình một kế hoạch B để có thể cung ứng kịp thời khi có vấn đề xảy ra.
Ứng viên nên biết rằng sẽ không có bất cứ kế hoạch nào là hoàn hảo vì vậy bạn cần phải chủ động trong công việc để giảm thiểu rủi ro. Bạn có thể chuẩn bị trong kho trước một lượng hàng dự trù, chủ động giải quyết vấn đề phát sinh với phía cung cấp,…
Làm sao bạn biết được giá sản phẩm của nhà cung cấp hợp lý hay không?
Một trong những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua làm ứng viên khó xử chính là xác định xem mức giá của sản phẩm tại nhà cung cấp có hợp lý hay không.
Bạn có thể trả lời câu hỏi này bằng cách bạn đã có sự nghiên cứu về giá cả thị trường trước khi bạn tiến hành làm việc với nhà cung cấp. Điều đó có thể chứng minh, mức giá bạn nhận từ nhà cung cấp là hoàn toàn hợp lý.
Những lưu ý khi tham gia phỏng vấn nhân viên thu mua
Chuẩn bị kiến thức và câu trả lời cho câu hỏi phỏng vấn
Để có thể trả lời câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua một cách chỉn chu nhất, bạn cần phải có sự chuẩn bị cho câu trả lời phỏng vấn. Ứng viên cần phải trả lời đúng trọng tâm của vấn đề và tránh trường hợp trả lời lòng vòng.
Thông thường nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên thuật lại một tình huống đã làm việc với khách hàng khó tính. Bạn cần phải chuẩn bị trước một tình huống và cách giải quyết vấn đề.
Tìm hiểu các thông tin về công ty, vị trí ứng tuyển
Một trong những tiêu chí làm nhà tuyển dụng đánh giá cao ứng viên chính là có tìm hiểu những thông tin về doanh nghiệp và vị trí ứng tuyển.
Điều này chứng tỏ ứng viên rất quan tâm đến doanh nghiệp, thể hiện được tác phong làm việc chuyên nghiệp và có sự đầu tư trong buổi phỏng vấn.
Thể hiện sự quyết tâm, gắn bó dài lâu với công việc
Bất cứ nhà tuyển dụng nào đều muốn tuyển những nhân viên có ý định gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Bạn có thể hiện niềm yêu thích ở công việc bằng cách liệt kê những khóa học bạn đã tham gia, những chứng chỉ để chứng minh cho sự tâm huyết của bạn đối với công việc này.
Bên cạnh đó bạn có thể cho nhà tuyển dụng thấy được những giá trị mà bạn có thể mang đến cho doanh nghiệp trong tương.
Chuẩn bị trước các câu hỏi để hỏi nhà tuyển dụng
Bên cạnh việc trả lời phỏng vấn thì việc đặt lại những câu hỏi cho nhà tuyển dụng cũng là cách để bạn gây ấn tượng.
Bạn có thể đặt những câu hỏi để tìm hiểu sâu hơn về công việc như tiêu chí nào là cơ sở đánh giá hiệu suất làm việc của doanh nghiệp, công ty có những chính sách nào để đào tạo hoặc nâng cao chuyên ngành của nhân viên hay không,…
Câu hỏi này chứng tỏ bạn là tuýp người có sự quan tâm và cầu tiến trong công việc. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao khi ứng viên có sự tương tác với mình.
Con đường thăng tiến và thu nhập của nhân viên thu mua
Nhiều người đã nhận định rằng cơ hội việc làm và thu nhập của nhân viên thu mua sẽ không được cao vì họ chỉ phụ trách phía sau của doanh nghiệp. Nhưng thực tế chứng minh quan niệm trên hoàn toàn sai.
Nhân viên thu mua sẽ đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp. Họ sẽ là người quản lý và phụ trách toàn bộ hàng hóa đầu vào để phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
Hiện nay nhân viên thu mua là một trong những vị trí được nhiều doanh nghiệp săn đón. Đặc biệt hơn khi Việt Nam đang hội nhập với quốc tế, chức vụ này ngày càng được xem trọng.
Vị trí bắt đầu của công việc này chính là phụ trách mảng thu mua nội địa. Đối với những bạn giỏi về ngoại ngữ, họ sẽ phụ trách thu mua những mặt hàng ngoài nước.
Sau một thời gian làm việc và cố gắng, bạn sẽ dần dần thăng chức lên thành trưởng phòng thu mua, giám đốc thu mua.
Nhân viên thu mua là một vị trí khá lý tưởng cho những bạn thích làm việc linh động, có khả năng quản lý và đàm phán tốt.
Mặc dù lĩnh vực này sẽ không tăng trưởng quá vượt bậc như các ngành công nghệ thông tin/thương mại điện tử nhưng vẫn là thỏi nam châm thu hút đông đảo ứng viên. Mức lương ở vị trí này khá cao, có thể lên đến 20 triệu đồng/tháng.
Kết luận
Bài viết để cung cấp cho ứng viên về những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thường được các nhà tuyển dụng sử dụng. Sự chuẩn bị trước khi phỏng vấn là một trong những chìa khóa dẫn đến thành công trong
Với những thông tin hữu ích này Masterskills tin chắc chắn rằng bạn đã tự tin hơn khi ứng tuyển vào vị trí này! Chúc bạn may mắn và đậu vào chiếc ghế bạn ứng tuyển nhé!
