CHUẨN MỰC ĐẠO ĐỨC NGHỀ THU MUA

1. 1)     ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA / PURCHASING ETHICS

1. 2)     NHỮNG RỦI RO CỦA HÀNH VI PHI ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA / RISKS OF UNETHICAL BEHAVIOR 

1. 3)     NHỮNG HÀNH VI PHI ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA / TYPES OF UNETHICAL PURCHASING 

1. 4)     HỖ TRỢ CÁC HÀNH VI ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA / SUPPORTING ETHICAL BEHAVIOR 

KIỂM SOÁT HÀNH VI THU MUA: TUÂN THỦ ĐẠO ĐỨC MUA HÀNG

1)     ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA

Đạo đức lấy cơ sở dựa trên các lĩnh vực triết học và xác định các nguyên tắc chung liên quan đến các hành động phù hợp và không phù hợp, trách nhiệm đạo đức và nghĩa vụ.Đạo đức là tập hợp các nguyên tắc và các giá trị về đạo đức nhằm định hướng hành vi của chúng ta. Trong một bối cảnh kinh doanh, hành vi đạo đức là việc sử dụng các nguyên tắc xã hội được công nhận liên quan đến công lý và công bằng trong suốt một mối quan hệ kinh doanh. Khi tương tác với các nhà cung cấp, người mua có đạo đức sẽ đối xử với họ một cách công bằng, lịch sự, trung thực, và với một phương thức phù hợp.Đạt được giá trị đạo đức là nhìn nhận những quy định một cách công bằng nởi những người trong nghề cũng như với cộng đồng.  Một nghiên cứu năm 2004 về những yêu cầu trong việc giáo dục và đào tạo đã chỉ ra đạo đức là yêu cầu kiến thức hàng đầu hiện nay và dự báo xu hướng này vẫn tiếp tục trong 5 năm kế tiếp trong tương lai.

Ba quy tắc được hiểu là một phần của hành vi đạo đức. Đầu tiên, người mua phải cam kết dồn hết sự quan tâm và nhiệt huyết của mình cho lợi ích của tổ chức chứ không phải là làm giàu cá nhân với chi phí bỏ ra của tổ chức. Người mua hàng có đạo đức không chấp nhận những món quà bên ngoài hoặc các ưu đãi vi phạm chính sách đạo đức vững chắc của họ. Họ cũng không bị cám dỗ hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động phi đạo đức của nhân viên bán hàng và không có sự dàn xếp tài chính cá nhân với nhà cung cấp. Thứ hai, người mua phải hành động theo hướng hợp đạo đức đối với nhà cung cấp hoặc các nhà cung cấp tiềm năng. Điều này có nghĩa là đối xử với từng nhà cung cấp một cách chuyên nghiệp và tôn trọng.Cuối cùng, người mua phải nêu cao tiêu chuẩn đạo đức được đặt ra bởi nghề nghiệp của họ. Một điều lệ hoặc tuyên bố về đạo đức nghề nghiệp thường được chính thức hóa thành một chuỗi thiết lập các tiêu chuẩn đạo đức.

Những nhà quản lý thu mua sẽ phải chịu nhiều áp lực rất lớn trong các hoạt động phi đạo đức hơn bất kỳ nhóm nào khác trong công ty. Điều này xảy ra vì nhiều lý do. Đầu tiên, thu mua có quyền kiểm soát trực tiếp một số tiền lớn. Người mua hàng chịu trách nhiệm cho một hợp đồng nhiều triệu đô la có thể tìm kiếm những người bán sử dụng bất kỳ phương tiện sẵn có nào nhằm bảo đảm một vị thế thuận lợi. Bản chất của việc mua có nghĩa là người mua phải tiếp xúc với người bán hàng bên ngoài, và đôi khi phi đạo đức. Lý do thứ hai là áp lực đặt trên nhiều nhân viên bán hàng. Một người bán mà phải đáp ứng các mục tiêu bán hàng quá lớn có thể sử dụng các phương pháp cứu cánh bằng việc tiến hành những giao dịch mua bán đáng ngờ với người mua.

2)     NHỮNG RỦI RO CỦA HÀNH VI PHI ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA

Một người mua thực hiện một hành động có nguy cơ phi đạo đức thì hành động đó cũng là bất hợp pháp. Ví dụ, một người mua hàng của chính phủ chấp nhận thanh toán từ một nhà thầu quân sự rõ ràng là đã vi phạm hành vi vô đạo đức và bất hợp pháp. Nếu thanh toán này bị bại lộ, người mua có nguy cơ chịu hình phạt pháp lý theo quy định của pháp luật. Công ty của người mua cũng có nguy cơ bị xử phạt pháp lý. Ở mức tối thiểu, người mua có thể sẽ mất đi công việc của mình.

Hành vi phi đạo đức cũng phơi bày một nguy cơ cá nhân với uy tín nghề nghiệp của người mua. Người bán hàng nhanh chóng trở thành nhận thức của người mua – người đã công khai những lời đề nghị “từ một phía”.Khi một người mua kiếm được danh tiếng trong một ngành công nghiệp, sẽ rất khó để thay đổi nó. Một người mua cũng có nguy cơ khi nhà quản lý khám phá ra sự thiếu sót về đạo đức và chấm dứt công việc của họ. Uy tín nghề nghiệp là một điều mà người mua mang theo suốt toàn bộ sự nghiệp. Nếu người mua bị kết tội nhận hối lộ, các công ty sẽ không chỉ chấm dứt hợp đồng lao động với người mua, mà họ còn phải chịu vấn đề kiện tụng. Phá sản tài chính cá nhân hoặc thậm chí nhận án tù có thể là kết quả cho những người mua bị kết tội nhận hối lộ lớn.

Một nguy cơ cuối cùng của hành vi phi đạo đức là nguy cơ đối với danh tiếng của một công ty. Một người mua đưa ra quyết định mua hàng dựa vào các yếu tố khác hơn là những tiêu chí kinh doanh hợp pháp sẽ gây rủi ro đến uy tín của toàn bộ công ty.Ví dụ, chất lượng có thể bị ảnh hưởng nếu người mua chấp nhận một thực hiện không đạt tiêu chuẩn từ nhà cung cấp – người đã đề nghị những ưu đãi bên ngoài. Hành vi phi đạo đức của một người mua có thể hủy hoại đến sinh kế của người khác phụ thuộc vào sự thành công của một công ty. Nhà cung cấp đẳng cấp thế giới không thực hiện những hành vi phi đạo đức để giành được các hợp đồng.

Để tóm tắt quan điểm pháp lý, hành vi nhận quà tặng và ưu đãi bên ngoài của một nhà cung cấp để trao đổi với các cách đối xử đặc biệt là một hình thức tham nhũng. Môi trường kinh doanh Hoa Kỳ không xử lý hành vi phi đạo đức một cách nhẹ nhàng. Người mua – người có hành vi phi đạo đức sẽ gia tăng nguy cơ và làm giảm sự toàn vẹn của nghề mua hàng. Các công ty thương lượng với nguồn cung ứng toàn cầu đôi khi gặp phải hành vi phi đạo đức, đặc biệt là ở các nước đang phát triển, nơi mà hối lộ có thể được xem như một nguồn thông thường để có thêm thu nhập. Tuy nhiên, các công ty toàn cầu đang ngày càng áp dụng một lập trường không khoan nhượng rất rõ ràng đối với bất kỳ hình thức hối lộ nào, thậm chí nếu nó có nghĩa là hy sinh lợi nhuận ngắn hạn để duy trì một danh tiếng toàn cầu về tính toàn vẹn và trung thực trong các giao dịch với các nhà cung cấp. Hơn thế nữa, quy định chính của Luật vi phạm tham những ở nước ngoài (một phần của luật chứng khoán) sẽ là bất hợp pháp khi hối lộ các quan chức chính phủ ở nước ngoài và ngăn chặn các công ty khỏi tình trạng hối lộ từ các loại thuế liên bang của họ.

Giả sử một người mua hàng tại Công ty XYZ có các giá trị luân lý và đạo đức cao nhất – người mua này có niềm tin mạnh mẽ về hành vi thích hợp trong nghề thu mua là gì. Xung đột có thể xảy ra nếu một người giám sát yêu cầu người mua làm điều gì đó khiến cho người mua cảm thấy rằngđây là hành vi phi đạo đức. Ví dụ, một người quản lý có thể yêu cầu người mua ký kết hợp đồng bởi vì tình bạn cá nhân với một nhà cung cấp. Người mua có thể cảm thấy điều này là phi đạo đức. Liệu người mua chỉ đơn giản ký kết các hợp đồng phù hợp với hướng dẫn của nhà quản lý, và bỏ qua các giá trị cá nhân và đạo đức của riêng mình hay không? Hay người mua sẽ từ chối hợp đồng, qua đó thách thức quyền lực của một người quản lý và gây nguy hiểm cho sự nghiệp của mình? Mặc dù người mua chuyên nghiệp nên biết sự khác biệt giữa đúng và sai, nhưng áp lực tổ chức có thể buộc một người mua hành xử theo hướng  xung đột với các giá trị cá nhân, điều mà sẽ tạo ra những tình huống khó khăn cho cá nhân.

3)     NHỮNG HÀNH VI PHI ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA

Các định nghĩa về hành vi đạo đức có thể khác biệt từ người mua này đến người mua khác hoặc từ công ty này đến công ty khác. Mặc dù có những khác biệt có thể tồn tại, nhưng hầu hết các chuyên gia sẽ có nhận định chắc chắn rằng những hành vi hay hành động nào là phi đạo đức. Hầu hết các công ty đã thành lập các hướng dẫn đó củng cố thêm rằng những hành vi này là phi đạo đức và do đó không thể chấp nhận. Một số trong những hành vi được liệt kê dưới đây.

Hành vi ‘Có qua có lại’

Hành động này bao gồm việc đưa ra những đối xử đãi ngộ cho các nhà cung cấp cũng là khách hàng của các tổ chức thu mua. Nói một cách đơn giản hơn, nó đề cập đến một cuộc dàn xếp thu mua với mệnh lệch: “Tôi sẽ mua từ bạn nếu bạn mua từ tôi.” Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC) đã đưa một lập trường quyết liệt chống lại thỏa thuận thu mua đối ứng, phán quyết rằng nó là bất hợp pháp “để cố tình sử dụng sức mua lớn nhằm hạn chế các cơ hội cạnh tranh trên thị trường.” Trong những năm 1970, nhiều doanh nghiệp lớn tham gia vào thỏa thuận với FTC cấm mua đối ứng. Những doanh nghiệp này cũng loại bỏ các phòng ban thương mại nội bộ của họ đã thành lập để phối hợp với những thỏa thuận này.

Những phán quyết của FTC đã thuyết phục hầu hết các công ty cấm mua đối ứng.Hầu hết các công ty đều công nhận quyền lợi của khách hàng để xem xét như là một nhà cung cấp tiềm năng.Mặc dù vậy, một người mua hàng chỉ cần dựa vào tiêu chí thực hiện hợp pháp để đánh giá khả năng củanhà cung cấp.

Mua hàng cá nhân

Điều này xảy ra khi bộ phận thu mua sắm sửa nguyên vật liệu cho các nhu cầu cá nhân của nhân viên. Một số tiểu bang đã nghiêm cấm các hoạt động như vậy với các đạo luật gọi là “luật chệch hướng thương mại.” Những điều luật này cấm thumua từ việc tham gia vào hoạt động mua sắm cá nhân đối với các mặt hàng không cần thiết trong quá trình kinh doanh thông thường. Có một số ngoại lệ đối với những luật này. Ví dụ, một công ty có thể mua giày, mũ, găng tay bảo hộ, hoặc thậm chí các công cụ đặc biệt theo yêu cầu của người lao động. Một bộ phận thu mua có thể sử dụng kiến ​​thức của mình để mua sản phẩm phù hợp với các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể. Mua sắm cá nhân là một phạm vi lĩnh vực không rõ ràng đối với một số bộ phận thu mua. Một số công ty xem mua sắm cá nhân như là một lợi ích phụ và dịch vụ cho người lao động. Các doanh nghiệp khác thẳng thừng cấm việc thực hành.Một người mua khi đối mặt với một yêu cầu mua sắm cá nhân cần phải xác định tình trạng pháp lý của việc thực hiện, và sau đó thảo luận về chủ đề với quản lý.

Chấp nhận ưu đãi từ nhà cung cấp

Chấp nhận quà tặng và ưu đãi từ nhà cung cấp là hành vi vi phạm đạo đức phổ biến nhất liên quan đến người mua. Những quà tặng và ưu đãi có thể ảnh hưởng đến sự phán xét của người mua khi đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp có khả năng nhất.Các chính sách về dịch vụ cung cấp thường là một vấn đề khó hiểu.Những điểm nào thể hiệncác món quà hoặc ưu đãi của nhà cung cấp xuất phát từ một biểu hiện thiện chí với kinh doanh của công ty là một nỗ lực gây ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của người mua?Chấp nhận quà miễn phí từ các nhà cung cấp tiềm năng đặc biệt đáng nghi vấn.Ở đây, một nhà cung cấp thậm chí không có một hợp đồng mua bán.Các công ty có thể giải quyết vấn đề này trong chính sách đạo đức của họ bằng cách xác định chính xác những gì người mua có thể chấp nhận từ một nhà cung cấp.

Thủ đoạn (phi đạo đức)

Một thủ đoạn bất lương là bất kỳ báo cáo sai lạc nào được thực hiện bởi người mua, nó rơi vào một loại gian lận thực tế. Thủ đoạn bất lương xảy ra bất cứ khi nào một người mua “chơi trò chơi” với một nhà cung cấp và hoạt động một cách lén lút. Việc thực hành bao gồm nhiều hành vi khác nhau:

• Sử dụng một cách cố ý những thông tin sai lệch, khi người mua cố tình lừa dối một nhà cung cấp để nhận một số lợi thế. Ví dụ, yêu cầu báo giá sao cho thổi phồng số lượng và sau đó đặt hàng nhỏ hơn với mức giá giảm là một cách sử dụng cố ý những thông tin sai lệch.
• Phóng đại vấn đề. Người mua thổi phồng quy mô của một nhà cung cấp để nhận được một chiết khấu lớn hơn hoặc nhượng bộ từ một nhà cung cấp đang sử dụng một thủ đoạn bất lương.
• Yêu cầu gọi thầu từ các nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩncho một mục đích duy nhất để dồn ép những nhà cung cấp đạt chuẩn đưa ra cái giá thấp hơn. Một người mua chỉ nên yêu cầu chào giá từ các nhà cung cấp đủ điều kiện.
• Có được thông tin một cách không công bằng thông qua sự lừa dối.
• Chia sẻ thông tin về báo giá cạnh tranh. Tính toàn vẹn của quá trình cạnh tranh đấu thầu đòi hỏi tính bảo mật. Người mua người chia sẻ thông tin báo giá của nhà cung cấp đã vi phạm đạo đức của quá trình đấu thầu.
• Không bồi thường cho một nhà cung cấp về việc thiết kế hoặc các công việc khác. Người mua thường yêu cầu thiết kế và hỗ trợ tiết kiệm chi phí từ các nhà cung cấp. Một nhà cung cấp giúp người mua sẽ nhận được đền bù xứng đáng cho những nỗ lực của mình.
• Lợi dụng tình hình tài chính không lành mạnh của một nhà cung cấp. Một người mua cố ý  gây áp lực cho một nhà cung cấp đang gặp khó khăn về tài chính để họ được cung cấp một mức giá thấp hơn bình thường, điều đó đã đặt các nhà cung cấp vô tình trạng nguy hiểm về tài chính hơn nữa. Lợi dụng một nhà cung cấp nhạy cảm về vấn đề tài chính là một hành vi kinh doanh phi đạo đức.
• Nói dối hoặc gây hiểu nhầm. Bất kỳ ví dụ nào về việc nói dối hoặc gây hiểu lầm cho người bán là một thủ đoạn bất lương.

Mâu thuẫn lợi ích tài chính

Khi một doanh nghiệp cấp quyền kinh doanh cho nhà cung cấp bởi vì người mua hàng, gia đình của người mua, hoặc người thân có lợi ích tài chính trực tiếp liên quan đến nhà cung cấp, điều này được coi là một hành vi phi đạo đức nghiêm trọng. Hành vi này là một trong những lý do nhiều công ty yêu cầu nhân viên lên chi tiết các khoản đầu tư vào các công ty bên ngoài.

Ký kết một hợp đồng mua bán với một công ty trong đó người mua có lợi ích tài chính cá nhân đáng kể (so với việc sở hữu một quỹ tương hỗ đang sở hữu một lượng nhỏ cổ phiếu trong công ty) là một vi phạm nghiêm trọng về đạo đức. Hành động này tương tự như một nhà điều hành mua hoặc bán chứng khoán vì thông tin nội bộ, đó là một hành động bất hợp pháp.

4)     HỖ TRỢ CÁC HÀNH VI ĐẠO ĐỨC TRONG THU MUA

Một công ty có thể có nhiều hành động để đảm bảo rằng nhân viên của mình tiến hành kinh doanh một cách có đạo đức. Các phần sau đây tóm tắt các hành động của một công ty có thể làm để tăng cường các hành vi đạo đức của nhân viên thu mua của mình.

Phát triển một bản tuyên bố về đạo đức

Hầu hết các nghiên cứu về đạo đức mua hàng kết luận rằng việc áp dụng một chính sách đạo đức chính thức giúp xác định và ngăn chặn hành vi thu mua tiềm năng vô đạo đức. Một nghiên cứu trước đó cho thấy doanh nghiệp không có chính sách đạo đức chính thức tiết lộ giá dự thầu cung cấp cho các nhà cung cấp khác với tốc độ cao hơn nhiều so với các công ty có chính sách chính thức cấm thực hiện hành vi này. Ngoài ra, doanh nghiệp không có một chính sách đạo đức chính thức có nhiều khả năng thực hiện chiết khấu mua hàng cho nhân viên của họ, đây là một thực tế đáng nghi vấn ở một số bang. Một chính sách đạo đức chính thức giúp xác định các ranh giới của hành vi đạo đức.

Cam kết của quản lý cao cấp

Nhà quản lý điều hành sẽ thiết lập những quy định về đạo đức của các hành vi trong công ty. Mặc dù người điều hành cao nhất có thể không thực sự viết nên những quy đinh về đạo đức trong thu mua và hoạt động marketing của doanh nghiệp, nhưngnhững hành vi đạo đức của các giám đốc điều hành cấp cao có thể truyền tải một thông điệp về việc có hay không  những hành vi phi đạo đức được cho phép. Các nhà quản lý cấp thấp hơn sẽ nhanh chóng nhận ra sự cam kết của ban điều hành cấp cao về hình vi đạo đức và bắt chước các cam kết đó, đặc biệt là khi người quản lý khác bị sa thải vì hành vi phi đạo đức của họ! (Xem phần những ví dụ thực tiễn về Công ty cổ phần Eaton ở phần cuối của chương này.)

Xây dựng chặt chẽ hơn các mối quan hệ giữa người mua-người bán

Thương lượng về một loại mặt hàng với một cơ sở cung cấp nhỏ hoặc một nhà cung cấp lẻ có thể sẽ tốt cho đạo đức trong hành vi mua hàng hơn bất kỳ hành động  và xu hướng nào khác gần đây. Các doanh nghiệp đang ngày càng tăng cường sử dụng các đội nhóm thu mua để đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng trên các loại hoạt động khác nhau. Sử dụng một phương pháp tiếp cận nhóm để đánh giá khả năng của một nhà cung cấp có thể hạn chế cơ hội cho các hành vi phi đạo đức. Nhà cung cấp phi đạo đức sẽ khó khăn hơn để tác động đến một nhóm các chuyên gia.

Đào tạo về đạo đức

Người mua hàng mới, thường là tại các công ty lớn, thường tham gia vào một chương trình đào tạo trước khi thực sự g nhiệm vụ chuyên môn của họ. Một phần của việc đào tạo thường liên quan với đạo đức mua hàng. Một chương trình như vậy là một cơ hội để giáo dục một người mua hàng mới về chính sách đạo đức của một công ty. Các công ty thường sử dụng “trò nhập vai” để giúp người mua tìm hiểu làm thế nào để nhận biết các loại hành vi phi đạo đức khác nhau và làm thế nào để đương đầu và đối phó với những tình huống này. Đào tạo đạo đức củng cố cam kết của doanh nghiệp với các tiêu chuẩn đạo đức cao nhất.

Phát triển các hành vi nhất quán

Sự nhầm lẫn về hành vi đạo đức phù hợp có thể phát sinh khi tiếp thị và thu mua có chuẩn mực đạo đức riêng biệt. Một công ty nghiêm cấm nhân viên thu mua nhận quà từ nhà cung cấp nhưng cho phép bộ phận tiếp thị phân phối quà tặng cho khách hàng của mình không phải là hành động nhất quán. Khi các tiêu chuẩn khác nhau của hành vi tồn tại trong cùng một công ty, nó sẽ trở nên dễ dàng hơn cho một nhóm hợp lý hóa hoặc biện minh cho hành vi phi đạo đức của mình. Như thế nào là hợp đạo đức khi một nhóm (phòng tiếp thị) cung cấp quà tặng và ưu đãi nhưng là thiếu đạo đức khi một nhóm khác (phòng thu mua) trong cùng một công ty chấp nhận bất kỳ mặt hàng nào?

Báo cáo nội bộ về hành vi phi đạo đức

Quản lý mua hàng nên tạo ra một môi trường để hỗ trợ cho các báo cáo về hành vi phi đạo đức. Một người mua sẽ có thể tiếp cận quản lý về một vấn đề đạo đức không thích hợp với sự tự tin rằng quản lý sẽ khắc phục sự cố.

Một công ty cũng nên khuyến khích các nhà cung cấp lập báo cáo về các trường hợp của hành vi phi đạo đức của bất cứ ai trong công ty thu mua.

Các biện pháp phòng ngừa (Luân chuyển hàng hóa và giới hạn thẩm quyền)

Một chiến lược chủ yếu là luân phiên thay đổi người mua hàng giữa các mặt hàng hoặc hàng hóa khác nhau, điều này sẽ ngăn chặn một người mua trở nên quá thoải mái với bất kỳ nhóm nhà cung cấp cụ thể nào. Mặc dù người mua sẽ trở nên quen thuộc với các mặt hàng và nhà cung cấp, nó thường là một ý tưởng tốt để luân phiên xoay chuyển nhân sự giữa các nhiệm vụ mua hàng. Sự luân phiên thay đổi thường xảy ra mỗi năm.

Một biện pháp phòng ngừa khác là hạn chế quyền mua của người mua khi không có sự chấp thuận của cấp cao hơn. Ví dụ, chính sách của một công ty có thể hạn chế quyền của người mua chỉ được ký kết hợp đồng mua hàng với số lượng là $ 10,000 hoặc ít hơn.Hợp đồng lớn hơn $ 10,000 yêu cầu chữ ký của một người quản lý. Một người mua phải biện hộ cho những quyết định lựa chọn dựa trên các tiêu chí thumua được sát lập trước khi chốt ký kết. Điều này cung cấp một hệ thống kiểm tra, cân bằng và làm giảm khả năng lựa chọn nhà cung cấp phi đạo đức.

Mặc dù có một ranh giới giữa hành vi đạo đức và pháp lý, chúng tôi tin rằng đạo đức phải luôn luôn đi đầu tiên. Tuy nhiên, điều quan trọng là một quản lý mua hàng đạt tiêu chuẩn phải tăng cường sự hiểu biết chi tiết về luật thu mua. Có kiến ​​thức tốt về các vấn đề pháp lý có thể có một tác động tích cực đến các hoạt động hàng ngày và lâu dài trong nghề.