► Mua hàng của nhiều nhà cung cấp
Để phân tán những rủi ro trong hoạt động mua hàng, doanh nghiệp nên lựa chọn một số lượng nhà cung cấp nhất định. Vì nếu chỉ chọn 1 nhà cung cấp duy nhất, khi xảy ra những rủi ro như: công nhân đình công, thiếu nguyên vật liệu, thiên tai, trục trặc trong quá trình vận chuyển hay sự bất tín của nhà cung cấp… thì chính doanh nghiệp mua hàng sẽ bị ảnh hưởng. Nhiều người gọi nguyên tắc này là “không bỏ tiền vào một túi”.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn mua hàng của nhiều nhà cung cấp còn tạo nên sự cạnh tranh giữa họ. Khi đó, các nhà cung cấp sẽ đưa ra những ưu đãi hấp dẫn về mức giá, thời gian giao nhận hay thanh toán… để tạo lợi thế nhằm thu hút người mua. Ngược lại, khi chỉ có 1 nhà cung cấp độc quyền thì họ sẽ ép giá và áp đặt điều kiện mua hàng cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên, giữa số lượng nhà cung cấp lựa chọn, doanh nghiệp cần phải chọn ra một nhà cung cấp chính để thiết lập mối quan hệ làm ăn lâu dài dựa trên sự giúp đỡ và tin tưởng lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là đơn vị cung cấp hàng nhiều hơn và thường xuyên cho doanh nghiệp. Khi đó, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều ưu đãi hơn từ phía nhà cung cấp này, thậm chí họ có thể hỗ trợ doanh nghiệp khi khó khăn: ưu tiên mua hàng khi hàng hóa khan kiếm, kéo dài thời gian trả tiền hàng… Đổi lại, doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ khi nhà cung cấp gặp khó khăn.
► Phải giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp
Việc đi mua hàng được ví như giải một bài toán với nhiều điều kiện ràng buộc khác nhau. Quá trình thương thảo mua hàng sẽ phát sinh những “ràng buộc chặt” (điều kiện không thể nhân nhượng) và những “ràng buộc lỏng” (điều kiện có thể nhân nhượng). Nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp sẽ mất dần khi người mua “bị hấp dẫn” bởi những yếu tố giá cả, thanh toán, điều kiện vận chuyển, dịch vụ sau bán… mà quên đi những “ràng buộc chặt” về chất lượng hàng hóa…
Do đó, để không trở thành nô lệ của nhà cung cấp và nắm thế chủ động, mọi thỏa thuận, ràng buộc giữa hai bên cần phải được thể hiện rõ trong hợp đồng mua bán.
► Đảm bảo tính hợp lý về quyền lợi giữa hai bên
Trong hoạt động mua hàng, cần phải đảm bảo tính hợp lý trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Nếu doanh nghiệp chấp nhận những điều kiện mua hàng bất lợi, sẽ có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, chất lượng hàng hóa, dẫn đến suy giảm lợi nhuận trong kinh doanh. Và nếu doanh nghiệp cố tình o ép nhà cung cấp mà không quan tâm đến lợi ích của họ thì rất khó để xây dựng mới quan hệ làm ăn lâu dài.
Vì thế mà việc đảm bảo hài hòa, hợp lý về lợi ích giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp là điều kiện cơ bản để hai bên tạo được “chữ tín” trong mối quan hệ làm ăn lâu dài.
