Hiểu được bidding documents là gì và các lưu ý khi sử dụng sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn khi tiếp cận với lĩnh vực đầu tư – kinh doanh.
Bidding documents là gì?
Bidding documents được hiểu đơn giản là hồ sơ mời thầu là tất cả những tài liệu mà nhà thầu cần chuẩn bị theo yêu cầu của bên mời thầu nhằm tham gia đấu thầu một dự án.
Dựa trên bộ hồ sơ mời thầu, nhà đầu tư (bên mời thầu) có thể đánh giá được chất lượng các nhà thầu (hay nhà cung cấp sản phẩm/ dịch vụ) và chọn lựa đơn vị thầu phù hợp nhất.
Có nhiều hình thức chọn nhà thầu nhưng hồ sơ đấu thầu thường được sử dụng rộng rãi. Theo điều 218 – Luật Thương mại năm 2005, một bộ hồ sơ mời thầu thường bao gồm những thông tin như sau:
a) Thông báo mời thầu;
b) Các yêu cầu liên quan đến hàng hóa, dịch vụ được đấu thầu;
c) Phương pháp đánh giá, so sánh, xếp hạng và lựa chọn nhà thầu;
d) Những yêu cầu khác.
Trong đó, thông báo mời thầu cần đảm bảo các thông tin cơ bản sau đây:
– Tên, địa chỉ của bên mời thầu;
– Nội dung đấu thầu;
– Thời hạn, địa điểm và thủ tục nhận hồ sơ mời thầu;
– Thời hạn, địa điểm, thủ tục, chi phí nộp hồ sơ dự thầu;
– Những chỉ dẫn để tìm hiểu chi tiết khác liên quan đến hồ sơ mời thầu.
“Bidding documents hay hồ sơ mời thầu là tài liệu do bên mời thầu phát hành để cung cấp cho các nhà thầu tiềm năng tất cả các thông tin cần thiết mà họ cần để chuẩn bị hồ sơ dự thầu.”
Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu
Để hiểu sâu hơn về bidding documents là gì, bạn không thể bỏ qua thời gian phát hành hồ sơ mời thầu – điều mà các nhà mời thầu và tham gia đấu thầu rất quan tâm.
Thời gian phát hành hồ sơ mời thầu do bên mời thầu quy định dựa trên những yếu tố như loại sản phẩm/ dịch vụ cần được đấu thầu, các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu, số lượng nhà thầu tiềm năng sẵn có trên địa bàn đấu thầu…
Đối với các mặt hàng cần tiêu chuẩn đặc biệt hay vùng địa lý có ít nhà thầu, dự án có thể cân nhắc đến việc phát hành hồ sơ mời thầu đến tận thời điểm đóng thầu để nhiều nhà thầu có thể tham gia đấu thầu, tăng cơ hội lựa chọn được nhà dự thầu tốt nhất.
Tuy nhiên, điều này dẫn đến một vài điểm hạn chế là những nhà thầu nhận hồ sơ sau sẽ phải hoàn thành trong thời gian gấp rút, thêm chi phí in ấn hồ sơ mời thầu cho bên mời thầu và không tạo được động lực tham gia cho các nhà thầu.
Ngược lại, một số nhà mời thầu quy định thời gian phát hành hồ sơ mời thầu trong một khoảng thời gian ngắn. Qua đó, các nhà thầu sẽ có thời gian chuẩn bị hồ sơ như nhau và sự chọn lựa nhà thầu cũng tập trung hơn. Hình thức này nên được áp dụng với các dự án hấp dẫn và các nhà dự thầu đạt tiêu chuẩn sẵn sàng tham gia đấu thầu.
Chi phí cho hồ sơ dự thầu
Cũng theo luật thương mại năm 2005, chi phí về việc cung cấp hồ sơ cho bên dự thầu do bên mời thầu quy định. Nhưng điều các dự án cần quan tâm chính là nên quy định mức chi phí như thế nào để đảm bảo có được những nhà thầu tốt nhất.
Đối với các nhà dự thầu, chi phí này chính là chi phí đầu tư để lấy được dự án về cho đơn vị mình. Tuy nhiên, nếu không thành công trở thành nhà thầu chính thức thì chi phí này có thể sẽ là gánh nặng, nhất là những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì vậy, nếu chi phí mua hồ sơ mở thầu quá cao, các doanh nghiệp này sẽ không sẵn sàng tham gia, làm cho dự án có thể không đủ nhà thầu để so sánh hoặc bỏ qua nhà thầu có chi phí tốt hơn.
Mặt khác, nếu chi phí này quá thấp thì có thể sẽ có hàng loạt nhà thầu cùng dự tuyển và bên mời thầu sẽ lãng phí thời gian và chi phí trong việc in ấn, kiểm tra và chọn lọc các nhà thầu.
Căn cứ Điều 9 – Nghị định số 63/2014/NĐ-CP quy định về chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu cụ thể như sau:
Điều 9. Chi phí trong quá trình lựa chọn nhà thầu
Dựa vào đặc điểm của dự án, chủ đầu tư sẽ đưa ra mức giá bán hồ sơ mời thầu tối đa là 2 triệu đồng và 1 triệu đồng đối với hồ sơ yêu cầu (bao gồm thuế) khi đầu thầu trong nước. Nếu đấu thầu quốc tế, mức giá bán sẽ theo thông lệ đấu thầu quốc tế.
Một cách thức phù hợp nhất thường được các nhà đầu tư dự án áp dụng đó là mức chi phí cho hồ sơ dự thầu sẽ được tính theo tỉ lệ nhất định trên tổng giá trị dự án, nhưng vẫn đảm bảo được các mức tối đa theo quy định trên.
Như vậy, nếu bạn là một nhà mời thầu, bạn hãy cân nhắc để đưa ra các quy định mời thầu một cách hấp dẫn nhất. Còn nếu bạn là một nhà dự thầu, hãy chọn lựa các dự án có mức chi phí, thời gian hợp lý và các tài liệu hồ sơ chất lượng để tăng cơ hội trúng thầu và giảm các chi phí không cần thiết cho mình. Hiểu rõ bidding documents là gì cùng các vấn đề liên quan, bạn sẽ dễ dàng đạt được điều đó.
Hà Phương
