Khái niệm Compliance Officer là gì?
Đây là những người có nhiệm vụ đảm bảo công ty tuân thủ đúng theo quy định pháp luật cũng như các quy định nội bộ.
Đây là một vị trí trong bộ máy nhân sự của một doanh nghiệp. Những người đảm nhiệm vị trí này có vai trò giám sát và thúc đẩy các nhân viên, các bộ phận của doanh nghiệp thực hiện đúng các nguyên tắc của công ty và cả những tiêu chuẩn pháp luật trong phạm vi doanh nghiệp.
Nói cách khác, các Compliance Officer – nhân viên tuân thủ sẽ là người đảm bảo cho các quy định và các tiêu chuẩn pháp luật được thực thi chuẩn xác, nhờ đó các rủi ro của doanh nghiệp sẽ được hạn chế tối đa, giúp doanh nghiệp có được sự phát triển bền vững và hiệu quả nhất.
Ví dụ trong một công ty xuất nhập khẩu, Compliance Officer sẽ là người giám sát và đảm bảo các nhân viên thực hiện đúng thể chế, quy định doanh nghiệp, đồng thời thực hiện đúng các tiêu chuẩn ngành nghề xuất nhập khẩu theo quy định pháp luật.
Nhờ có Compliance Officer, các tình trạng gian lận xuất nhập khẩu, kê khai chứng từ hải quan sai sự thật hay việc nhân viên thao túng quyền lực, lợi dụng danh nghĩa công ty để tự ý xuất nhập khẩu hàng hóa cá nhân sẽ được giảm thiểu. Từ quy định nội bộ đến quy định pháp luật đều sẽ được thực hiện chuẩn mực, hài hòa nhất.
Với một doanh nghiệp, dù quy mô nhỏ hay lớn, thì việc tuân thủ các quy định doanh nghiệp và quy định pháp luật là điều rất quan trọng. Nó chính là tiền đề để đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Và Compliance Officer với vai trò giám sát thúc đẩy sẽ chính là người đảm bảo cho các nguyên tắc đó được thực hiện đồng bộ và hiệu quả nhất.
Nhân viên tuân thủ đảm bảo các doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân tuân thủ các nghĩa vụ hợp đồng, quy định của chính phủ và luật pháp
Nhiệm vụ của một Compliance Officer là gì?
Những công việc cụ thể của một Compliance Officer là gì? Nhiệm vụ chính là giải quyết hiệu quả các vấn đề liên quan đến liên lạc và làm việc với các nhân viên, quản lý liên quan.
Một Compliance Officer còn được xem như một cố vấn với nhiệm vụ bao quát các bộ phận của doanh nghiệp. Họ cần đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ khả năng kiểm soát tốt các vấn đề nội bộ, quản lý đo lường được các rủi ro diễn ra trong quá trình hoạt động.
Chi tiết, thì một nhân viên tuân thủ sẽ thực hiện các công việc cụ thể sau đây:
Thiết lập quy trình liên lạc
Quá trình liên lạc với bên ngoài của các nhân sự trong công ty ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của công ty. Vì vậy, nhiệm vụ của một nhân viên tuân thủ chính là thiết lập được các tiêu chuẩn cho quá trình này.
Một nhân viên tuân thủ cần đảm bảo các kết nối an toàn từ hệ thống dữ liệu doanh nghiệp và các vấn đề liên quan khác.
Cập nhật và truyền đạt các thông tin, chính sách mới
Một Compliance Officer phải là người nắm rõ các tiêu chuẩn quy định và chính sách doanh nghiệp, cũng như nắm rõ các quy định pháp luật về lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động. Thông qua đó, sẽ cập nhật các quy định này đến các nhân sự trong công ty.
Việc làm này cần được thực hiện thường xuyên và những thông tin mới luôn được cập nhật kịp thời, nhờ đó có thể hạn chế được các rủi ro về vi phạm pháp luật cũng như vi phạm chính sách, điều lệ doanh nghiệp, tạo môi trường phát triển an toàn cho doanh nghiệp.
Tổ chức các buổi định hướng đào tạo
Nhân viên tuân thủ có quyền đề xuất để mở các buổi định hướng đào tạo, cập nhật các thông tin chính sách đến nhân viên công ty, phối hợp cùng các cấp quản lý để đảm bảo mọi nhân viên nắm rõ được việc nên làm gì và không nên làm gì trong giới hạn công việc và đặc quyền của mình.
Đề xuất các biện pháp kỷ luật cụ thể
Quy định thưởng phạt là điều cần thiết để khích lệ tinh thần nhân viên cũng như đảm bảo các rủi ro không tái phát. Vì vậy Compliance Officer có thể đề xuất các biện pháp kỷ luật để duy trì tốt nhất những nguyên tắc được thực hiện đồng bộ trong một doanh nghiệp cụ thể.
Kỹ năng cần thiết của nhân viên Compliance Officer
Ngoài việc có kiến thức và kinh nghiệm cao trong một ngành liên quan, có một số phẩm chất mà nhân viên tuân thủ thường cần phải có.
Tư duy phản biện và Giải quyết vấn đề
Nhân viên tuân thủ cần có khả năng nhìn nhận và đánh giá các vấn đề, sau đó xác định các giải pháp tiềm năng.
Đọc hiểu
Nhân viên tuân thủ phải độc rất nhiều tài liệu, đặc biệt nếu công việc của họ liên quan đến việc đảm bảo thủ tục giấy tờ được nộp chính xác và đúng hạn. Những tài liệu này sẽ cần được hiểu kỹ lưỡng.
Định hướng chi tiết
Sự khác biệt giữa tuân thủ và không tuân thủ thường có thể rất nhỏ, nhưng nhân viên tuân thủ cần có khả năng nhận ra sự khác biệt và giúp những người khác hiểu được tầm quan trọng.
Khả năng lãnh đạo
Trở thành một nhân viên tuân thủ hiệu quả thường liên quan đến việc giúp ban quản lý tìm ra những cách thức mới để mang lại lợi nhuận trong khi vẫn duy trì các tiêu chuẩn phải đáp ứng vì lý do pháp lý hoặc thương mại.
Tiêu chuẩn đạo đức cao
Những người có ý thức mạnh mẽ về điều gì là đúng và điều gì là sai thường phù hợp với công việc nhân viên tuân thủ.
Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về Compliance Officer là gì. Hy vọng các thông tin trên sẽ giúp các bạn, đặc biệt những người làm việc trong lĩnh vực kinh tế thương mại hiểu rõ được bản chất của Compliance Officer cũng như vai trò, ý nghĩa và các kỹ năng để trở thành một nhân viên tuân thủ chuyên nghiệp.
Pha Lê
