Giải pháp duy trì năng suất làm việc cuối năm

Tết Nguyên đán đang gần kề, những dự định, kế hoạch trong kỳ nghỉ trở thành nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự mất tập trung trong công việc của nhiều người vào cuối năm.

Đây không phải là điều ít khi xảy ra hay khó hiểu. Nó đơn giản là vấn đề về “băng thông”. Vì mọi người thường tụ tập cùng gia đình, bạn bè, do đó họ dễ bị phân tâm trong công việc, đặc biệt là với cơ hội để mua sắm trực tuyến một cách kín đáo.

Và thật không may là những kỳ nghỉ thường trùng với thời điểm quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp, cụ thể là đó là thời gian cuối cùng đẩy mạnh việc đạt được mục tiêu cuối năm.

Năng suất giảm sút vào dịp lễ là một vấn đề đối với tất cả các công ty, nhưng nó lại có một tầm quan trọng đặc biệt cho sự khởi động. Điều tất yếu là hầu hết các thành viên trong nhóm đều mang nhiều nhiệm vụ phải làm. Với nhiều việc phải làm, sự giảm sút trong năng suất sẽ nhanh chóng biến thành một “vụ lở đất” của các dự án dang dở đang bị bỏ lại.

Năng suất làm việc vào kì nghỉ là một vấn đề phức tạp, không thể được giải quyết chỉ bằng cách “hăm dọa, ép buộc”. Vì áp lực lớn và nhanh của sự khởi động, sự kiệt sức và mệt mỏi là những mối lo ngại thường thấy. Việc các thành viên làm việc quá sức kéo dài trong năm sẽ làm cho tinh thần giảm sút, kéo theo năng suất làm việc thấp nghiêm trọng hơn nhiều.

Một nơi làm việc quá căng thẳng sẽ ảnh hưởng xấu đến năng suất làm việc, cũng như một môi trường làm việc có quá nhiều điều làm xao lãng, gây mất tập trung. Làm thế nào để một nhà quản lý có thể tạo ra sự cân bằng giữa việc giữ vững tinh thần của các thành viên trong nhóm và vẫn duy trì sự tập trung vào việc đáp ứng các mục tiêu cuối năm của công ty.

Masterskills chia sẻ với các nhà quản lý về năm bước để cân bằng các mục tiêu văn hóa và làm việc để duy trì năng suất trong mùa lễ:

1. Lập và truyền đạt mục tiêu sớm
Lập kế hoạch là một trong những giải pháp để duy trì năng suất làm việc qua kì nghỉ lễ kéo dài. Đặt ra những mục tiêu và đảm bảo rằng các thành viên của nhóm đều nhận thức điều đó sớm trước khi kì nghỉ lễ bắt đầu.

Bằng cách đó, bạn sẽ phải đặt ra các kỳ vọng trước để nhân viên biết và lên kế hoạch. Điều này cũng đặt ra các tiêu chuẩn cho mức năng suất mà bạn đang mong đợi, ngay cả trong mùa lễ.

2. Thưởng những giờ không làm việc
Bạn đưa ra mục tiêu mà nhóm bạn cần đạt được. Nếu kết quả phù hợp và đáp ứng được thời hạn. Hãy thưởng cho các thành viên trong nhóm được linh hoạt hơn đối với thời gian làm việc và thời gian nghỉ.

Khi mọi người đang nghỉ, hãy tôn trọng thời gian cá nhân của họ. Làm cho mọi người biết rằng các thành viên được mong đợi sẽ hoàn thành nhiệm vụ của họ theo thời gian đã thỏa thuận. Nhưng không nên gửi email không cần thiết hoặc tạo thêm sự căng thẳng quá mức cho nhân viên. Đối xử với các thành viên trong nhóm như người trưởng thành và cho họ biết rằng bạn tin tưởng họ sẽ thực hiện đúng như kế hoạch. Và hầu hết là họ sẽ không làm bạn thất vọng.

3. Lập kế hoạch quanh kì nghỉ, đừng hạn chế chúng
Tương tự, việc quản lý dòng công việc quanh kì nghỉ của nhân viên sẽ cho phép họ dùng một khoảng thời gian cần thiết để nghỉ mà không làm cản trở đối với năng suất trong văn phòng.

Tại công ty của tôi, Retention Science, tôi yêu cầu các thành viên trong nhóm gửi ngày nghỉ của họ để các nhà quản lý có thể phân phối nhiệm vụ cần thiết trước khi mỗi thành viên nghỉ. Điều này giúp giữ cho công việc diễn ra suôn sẻ mà không cần tất cả mọi thành viên cùng làm.

4. Tổ chức sự kiện công ty
Việc tạo các sự kiện của công ty có thể giúp cho các thành viên tránh khỏi cảm thấy làm việc quá sức và căng thẳng quá mức. Công ty của tôi đã sắp xếp một bài học bắn cung nhóm, được tổ chức lần đầu tiên vào thứ sáu Pajama và một bữa tiệc mỗi người đem một món ăn đến nhân ngày lễ Tạ ơn vào tháng trước.

Những kiểu sự kiện này khuyến khích, đẩy mạnh sự thân thiết, tạo dựng tinh thần nhóm và thúc đẩy tinh thần của các thành viên trong công ty. Với cách mà công ty đưa ra để nghỉ ngơi, ví dụ như một cuộc thi xây dựng pháo đài tại văn phòng vào buổi chiều thứ sáu, có thể làm cho các thành viên nhóm tôi quay trở lại thực hiện công việc với nguồn năng lượng dồi dào mới.

5. Thúc đẩy động lực cho nhân viên
Truyền cảm hứng cho mỗi thành viên trong nhóm để họ tự làm chủ công việc của mình. Hãy làm nổi bật tác động việc đóng góp cá nhân của các thành viên đến mục tiêu của toàn công ty để làm cho nhân viên luôn cảm thấy hào hứng về trách nhiệm của họ.

Tôi đã đi một bước xa hơn bằng cách mở trường đại học Retention Science, một sáng kiến nội bộ cho phép các thành viên thuyết trình về một chủ đề cho lực lượng lao động của công ty. Điều này khuyến khích học tập chéo giữa các phòng ban, đồng thời khuyến khích các thành viên trong nhóm tự hào về vai trò của họ. Điều này lần lượt sẽ được thể hiện trong chất lượng công việc của họ, ngay cả trong kì nghỉ lễ bận rộn.

Mặc dù cá nhân tôi ủng hộ việc đón nhận tinh thần lễ hội, nhưng cuối năm luôn là một khoảng thời gian khá quan trọng, khó để mọi người có thể hoàn toàn thư giãn. Các thành viên của đội ngũ bán hàng vẫn cần phải đáp ứng chỉ tiêu của họ. Những người liên quan đến Marketing phải tạo ra sự nhân biết thương hiệu trong mùa lễ bận rộn này. Và công việc thì không bao giờ có điểm dừng đối với các nhà phát triển – người cung cấp các chiến dịch lễ cho khách hàng.

Với các kế hoạch nâng cao và truyền đạt hiệu quả, công ty của tôi đã có thể cân bằng được công việc và các hoạt động kỉ niệm trong dịp lễ. Tôi tin tưởng vào các thành viên của nhóm có thể luôn luôn giữ được đà này đến hết năm để mùa lễ thực sự thành công.

Bài liên quan: Tại sao bạn nên đứng về phía nhân viên thay cho khách hàng?

Nguồn: entrepreneur.com