Thiếu kỹ năng đặt câu hỏi đồng nghĩa với việc bạn sẽ không đưa ra những câu hỏi chính xác. Khi đó bạn có thể không nhận được câu trả lời mà bạn cần nghe hoặc nhận được thông tin sai hoàn toàn. Điều này khiến bạn phải đặt ra nhiều câu hỏi hơn, tốn nhiều thời gian hơn để có được phản hồi mong muốn, dẫn đến năng suất làm việc kém hiệu quả.
Đó là lí do vì sao bạn cần cải thiện kỹ năng đặt câu hỏi và sau đây là 7 cách giúp bạn làm điều đó một cách dễ dàng.
Đừng hỏi các câu hỏi đóng
Khi dùng kiểu câu hỏi “Có – Không”, bạn thường sẽ nhận được thông tin không đầy đủ. Thay vào đó, hãy hỏi một câu hỏi mở. Bằng cách này, bạn sẽ có được thông tin chi tiết và thông tin bổ sung mà bạn có thể không biết chúng đang tồn tại. Những câu hỏi bắt đầu bằng “Điều gì?”, “Ai?”, “Như thế nào?”, “Khi nào?”, “Ở đâu?” sẽ khiến đối phương xem xét kỹ hơn về câu trả lời của họ và cung cấp cho bạn nhiều thông tin hơn.
Hỏi bằng ngôn ngữ của người nghe
Hãy kết nối những câu hỏi với nền tảng của người nghe và sử dụng các từ, cụm từ mà họ có thể hiểu. Tránh dùng các từ ngữ chuyên môn trong khi bạn trao đổi với ai đó bên ngoài ngành nghề của bạn. Nếu họ dường như không hiểu những gì bạn yêu cầu, hãy hỏi lại bằng cách từ khác đơn giản hơn.
Sử dụng các diễn đạt trung lập
Đặt các câu hỏi mang tính định hướng như “Bạn thích các tiện nghi tuyệt vời tại trung tâm hội nghị đó như thế nào?” sẽ không hiệu quả. Bởi vì câu hỏi thể hiện quá rõ ràng quan điểm của người hỏi, đối phương không thể trả lời bất cứ điều gì tiêu cực về nó, ngay cả khi họ “ghét” nơi này. Họ sẽ không nói ra cảm giác thật của mình và bạn đã mất một cơ hội để biết sự thật. Một câu hỏi được diễn đạt theo cách trung lập sẽ gợi ra một thông tin chính xác hoặc một ý kiến trung thực, chẳng hạn, “Bạn thấy nơi đó như thế nào?” sẽ hữu ích hơn nhiều.
Đào sâu bằng các câu hỏi tiếp theo
Luôn luôn cân nhắc sử dụng các câu hỏi tiếp theo để làm rõ vấn đề, nếu không bạn sẽ rơi vào tình trạng phải suy đoán. Giả sử bạn đang nói chuyện với đồng nghiệp và cần biết chi tiết về một dự án. Đồng nghiệp của bạn nói rằng nhà cung cấp X rất khó để hợp tác. Điều này khiến bạn thắc mắc và muốn tìm hiểu. Một câu hỏi như “Điều gì khiến bạn nói như vậy?” sẽ giúp bạn biết được nguyên nhân chính xác.
Có thể không phải vì nhà cung cấp rất khó để hợp tác cùng mà là do họ không trả lời các thắc mắc một cách nhanh chóng hoặc bất kỳ lý do nào khác. Các câu hỏi tiếp theo sẽ giúp bạn có cái nhìn sâu sắc hơn và đưa ra nhận xét chính xác của mình về mọi thứ.
Chỉ hỏi một vấn đề tại một thời điểm
Để có được câu trả lời rõ ràng, hãy tạo ra các câu hỏi ngắn, mỗi câu hỏi chỉ bao gồm một điểm duy nhất. Nếu bạn thực sự muốn biết hai điều khác nhau, hãy hỏi hai câu hỏi riêng biệt.
Không ngắt lời
Đừng làm gián đoạn người mà bạn đang nói chuyện bởi nó cho thấy bạn không hứng thú với những gì họ đang nói và ngăn chặn dòng suy nghĩ của họ. Hãy đưa ra câu hỏi của bạn, sau đó để đối phương trả lời đầy đủ, ngay cả khi bạn nghĩ rằng mình không đang nhận được câu trả lời mong muốn. Lắng nghe những gì họ nói và sử dụng điều đó để hướng họ trở lại chủ đề trong câu hỏi tiếp theo.
Nếu có áp lực về thời gian và người đó đã lạc đề thì tất nhiên bạn cần phải cắt ngang câu chuyện nhưng cần thực hiện với thái độ lịch sự nhất có thể. Điều này cho thấy bạn tôn trọng những gì họ đang nói. Hãy nói một điều gì đó như “Xin lỗi, tôi muốn chắc rằng tôi hiểu bạn. Những gì tôi hiểu là…” và sau đó đưa họ trở lại với vấn đề đang thảo luận.
Tôn trọng thời gian của người khác
Chỉ nên đặt những câu hỏi mà bạn muốn biết câu trả lời và tránh những câu không cần thiết. Hãy tôn trọng thời gian của người khác và tránh chần chừ kết thúc cuộc gặp gỡ. Đồng thời đừng quên cảm ơn đối phương vì đã cung cấp cho bạn các thông tin quan trọng.
Cũng giống như các kỹ năng khác, việc đặt những câu hỏi hay cần phải liên tục thực hành. Điều này ngụ ý rằng bạn có thể sẽ không đạt được hiệu quả trong mỗi lần đưa ra câu hỏi. Tuy nhiên chỉ cần thường xuyên luyện tập, kỹ năng của bạn sẽ được cải thiện theo thời gian. Hãy nhớ rằng, nếu bạn muốn câu trả lời chính xác, điều đó đến từ việc hỏi những câu hỏi hay.
Ngân Linh
