Với một số tin đăng tuyển, bạn chỉ cần nhấn vào nút “Nộp hồ sơ” là có thể gửi thẳng CV, thư xin việc đến ngay hộp thư của nhà tuyển dụng. Thật quá dễ dàng phải không? Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn bắt gặp một tin tuyển dụng yêu cầu bạn gửi email xin việc. Chắc chắn bạn sẽ mất nhiều nỗ lực hơn để nộp đơn và tạo được ấn tượng tốt.
Ấn tượng đầu tiên tồn tại mãi mãi. Cho dù CV hoặc thư xin việc của bạn có ấn tượng đến đâu đi nữa thì bạn cũng sẽ không được để mắt đến lần thứ hai nếu email của bạn trông như thế này:
Người nhận: hrcongtyx@employer.com
Người gửi: changtrainhakeben@hotmail.com
Tiêu đề: Xin việc
Xin chào,
Em xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí nhân viên marketing. Em có đính kèm CV và thư xin việc trong email. Em rất mong nhận được hồi âm từ công ty. Xin cảm ơn.
Trước khi đọc tiếp, hãy dành 10 giây và tự kiểm tra xem bạn có thể nói ra tất cả những điều “không nên” trong email ví dụ ở trên.
Bạn đã làm xong chưa?
Mình nghĩ tất cả chúng ta đều đồng ý rằng gửi email xin việc sơ sài như vậy sẽ không thể nào nhận được phản hồi tích cực, nhưng bạn có biết email xin việc nên được viết như thế nào không? Hãy xem bạn đoán đúng bao nhiêu trong số đó nhé.
“Gửi một email xin việc tuyệt vời phù hợp với CV và thư xin việc của bạn sẽ giúp bạn có lợi thế hơn so với các ứng viên khác.”
Dòng tiêu đề nêu rõ mục đích của email với người nhận
Một bài văn sẽ được cấu thành từ 3 phần: mở bài, thân bài, kết bài và một email xin việc chẳng thể nào lại không đầu, không cuối. Mình thấy rất nhiều bạn không hề quan tâm trau chuốt cho tiêu đề mail, chỉ viết qua loa cho có, thậm chí coi phần tiêu đề không hề tồn tại. Bạn biết không, sự cẩu thả đó chính là con đường ngắn nhất đưa CV của bạn tiến thẳng vào thùng rác vì nó chứng tỏ bạn chẳng có chút tôn trọng nào đối với nhà tuyển dụng.
Một tiêu đề email chuẩn sẽ là Vị trí ứng tuyển – Họ tên ứng viên (hoặc đưa tên ứng viên lên đầu cũng được nha).
Ví dụ: Ứng tuyển Content Marketing – Trần Thị A.
Một hộp thư đến thông thường sẽ hiển thị khoảng 60 ký tự cho dòng tiêu đề của email, trong khi điện thoại di động hiển thị 25 đến 30 ký tự, vì vậy hãy viết câu tiêu đề trong khoảng 8 đến 10 từ. Chỉ vài từ ngắn gọn thôi nhưng không ít người trong chúng ta cũng có thể viết sai đấy, chẳng hạn như contnet thay vì content, hoặc mareking thay vì marketing. Đừng mắc bất cứ lỗi nào trong dòng tiêu đề vì điều đó sẽ gây ấn tượng ban đầu rất xấu.
Bắt chuyện bằng lời chào thân thiện
Ở phần này mọi người thường bắt đầu bằng câu: “Dear …”. Cấu trúc này không sai và cũng chẳng làm nhà tuyển dụng phật lòng nhưng cá nhân mình lại thích viết một email thuần Việt hơn. Vậy nên mình thường thay thế bằng câu: “Anh/ Chị … thân mến” cho thêm phần tình cảm.
Để điền vào chỗ trống, bạn hãy xem phần thông tin liên hệ trong tin tuyển dụng có tên của người liên hệ hay không. Nếu có, hãy điền tên của họ vào dấu ba chấm. Nếu không, bạn cũng có thể gọi điện để hỏi xem bạn nên gửi email đến ai hoặc đối đế lắm thì viết theo kiểu kinh điển: “Kính gửi Bộ phận Nhân sự công ty …”.
Bày tỏ nguyện vọng theo cách truyền thống pha chút thú vị
Bạn có thể bắt đầu bằng lý do bạn ứng tuyển vào vị trí này. Giọng văn hài hước hoặc nghiêm túc phụ thuộc vào tính chất công việc và môi trường làm việc của nơi mà bạn ứng tuyển. Một công ty đề cao sự năng động và sáng tạo sẽ rất ấn tượng khi bạn gửi email xin việc kiểu như:
Em tên A, là một cô gái hiền hòa, chân ái, mỗi ngày đều làm bạn với con chữ và bao năm vẫn kiếm sống bằng văn chương. Em đọc được thông báo tuyển dụng content marketing của anh/ chị và mạnh dạn ứng tuyển vì bản thân đã có 7 năm kinh nghiệm sáng tạo nội dung cho nhiều nhãn hàng lớn trong và ngoài nước.
Tiếp đến chính là phần ăn điểm. Hãy tìm hiểu xem yêu cầu của công việc là gì và đánh thật mạnh vào các yếu tố đó, chỉ ra những điểm mạnh của bản thân phù hợp với yêu cầu của công việc nhưng không cần nói quá sâu vì phần này sẽ được trình bày chi tiết trong CV của bạn. Nếu có thể, hãy đính kèm một số sản phẩm mà bạn đã thực hiện ở vị trí tương đương để nhà tuyển dụng có thể tham khảo thêm. Chẳng hạn như:
Hiện tại, em đang quản lý 5 fanpage và group cộng đồng về lĩnh vực giáo dục, du lịch, làm đẹp. Bên cạnh đó, vì đã có một khoảng thời gian làm việc ở agency nên em có kỹ năng tìm kiếm thông tin tốt, khả năng chịu áp lực công việc, thành thạo rất nhiều dạng bài viết khác nhau và quan trọng là luôn đúng deadline. Em xin gửi kèm link một số fanpage em đang quản lý và bài PR em đã thực hiện cho các thương hiệu khác để anh/ chị tham khảo.
Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động
Hãy dành 3 dòng để cảm ơn, gửi lời chúc và kêu gọi hành động như:
Nếu anh/ chị cảm thấy em phù hợp với yêu cầu công việc, vui lòng liên hệ lại với em nhé. Mong sớm nhận được phản hồi từ anh/ chị. Chúc anh/ chị một ngày tốt lành.
Trân trọng.
Đừng quên cài đặt chữ ký mail, trong đó ghi rõ thông tin liên hệ (địa chỉ, số điện thoại) để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn nữa nha. Điều này cũng giúp email của bạn trông chuyên nghiệp và uy tín hơn đấy.
Giữa một dàn ứng viên gửi email xin việc chẳng có tiêu đề, nội dung thư chẳng buồn chào trước hỏi sau, thì bản email đẹp đẽ, vừa mắt của bạn chẳng khác gì cơn mưa tắm mát cả trời đất sau những ngày nắng gắt, ai thấy cũng ưng bụng. Bảo sao nhà tuyển dụng lại “thích em từ cái nhìn đầu tiên”, thậm chí còn muốn tuyển dụng ngay mà chẳng cần phỏng vấn ấy chứ.
Trang Đoàn
