Hiểu được phạm vi dự án là gì và biết cách xác định rõ ràng phạm vi dự án giúp bạn quản lý hiệu quả kỳ vọng của các bên liên quan và đảm bảo rằng tất cả các yếu tố của dự án đều phù hợp với mục tiêu – tăng cơ hội thành công.
Dưới đây là những gì bạn cần biết về phạm vi dự án.
Phạm vi dự án là gì?
Phạm vi dự án là một phần của kế hoạch dự án liên quan đến việc xác định và ghi lại danh sách các mục tiêu dự án cụ thể, các công việc, nhiệm vụ, chi phí và thời hạn. Tài liệu phạm vi của dự án, được gọi là tuyên bố phạm vi hoặc các điều khoản tham chiếu, giải thích các ranh giới của dự án, thiết lập trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm và các quy trình xác minh cũng như phê duyệt công việc đã hoàn thành.
Các dự án lớn thường có xu hướng thay đổi khi chúng tiến triển. Nếu một dự án đã được xác định phạm vi hiệu quả ngay từ đầu, thì việc quản lý những thay đổi này sẽ dễ dàng hơn. Khi lập hồ sơ về phạm vi của dự án, các bên liên quan phải càng cụ thể càng tốt để tránh vượt phạm vi dự án (scope creep) – tình huống mà một hoặc nhiều phần của dự án kết thúc đòi hỏi nhiều công việc, thời gian hoặc nỗ lực hơn vì lập kế hoạch kém hoặc thông tin sai.
Tầm quan trọng của việc xác định phạm vi dự án là gì?
Dưới đây là những lợi ích mà tuyên bố phạm vi dự án cung cấp cho bất kỳ tổ chức nào thực hiện một dự án mới, nó:
• Trình bày rõ những gì dự án đòi hỏi để tất cả các bên liên quan có thể hiểu những gì liên quan;
• Cung cấp một lộ trình mà người quản lý có thể sử dụng để phân công nhiệm vụ, sắp xếp công việc và ngân sách hợp lý;
• Giúp tập trung các thành viên trong nhóm vào các mục tiêu chung; và
• Ngăn cản các dự án, đặc biệt là những dự án phức tạp, mở rộng ra ngoài phạm vi đã thiết lập.
Các nhà quản lý dự án thường thấy rằng việc thiết lập phạm vi dự án đảm bảo các dự án được tập trung và thực hiện theo mong đợi. Phạm vi cung cấp một nền tảng vững chắc để quản lý một dự án khi nó tiến lên và giúp đảm bảo rằng các nguồn lực không bị chuyển hướng hoặc lãng phí vào các yếu tố ngoài phạm vi.
“Xác định phạm vi dự án giúp đảm bảo mục tiêu dự án được thực hiện đúng như mong đợi”
Các bước xác định phạm vi dự án
Hiểu được phạm vi dự án là gì, chắc chắn bạn sẽ cần biết cách xác định phạm vi dự án một cách hiệu quả. Dưới đây là cách thực hiện.
Xác định nhu cầu của dự án
Khi bạn có thể xác định rõ ràng nhu cầu của một dự án, bạn sẽ có nhiều khả năng đặt ra tiêu chuẩn chuẩn ngay từ đầu.
Hiểu được “cái gì và tại sao” của một dự án sẽ cho phép bạn thiết lập các mục tiêu cụ thể. Nó cũng đặt nền tảng cho những nhiệm vụ phải tuân theo và cách chúng được thực hiện.
Xác nhận các mục tiêu và mục tiêu của dự án
Cơ sở của phạm vi dự án đòi hỏi các mục tiêu của bạn phải đo lường được và có thể đạt được. Nó cũng phải thực tế và được hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể.
Cụ thể – Điều này liên quan đến việc nêu chính xác những gì dự án muốn đạt được. Đó là, những gì, tại sao và làm thế nào những điều này sẽ được thực hiện. Sự rõ ràng sẽ làm giảm nguy cơ mơ hồ và hiểu lầm.
Có thể đo lường – Các mục tiêu của bạn có thể cân đo đong đếm hay không?
Có thể đạt được – Các mục tiêu của dự án có thể đạt được, với các nguồn lực sẵn có?
Thực tế – Các mục tiêu có dễ thực hiện không, đặc biệt nếu bạn gặp phải khó khăn? Liệu những điều này có làm giảm chất lượng tổng thể của kết quả dự án và gây ra tình trạng vượt quá ngân sách và không đạt được thời hạn đã định?
Khung thời gian – Các mục tiêu dự án của bạn có thể được đáp ứng trong khung thời gian đã phân bổ không? Nó có phải là một tiêu chí quan trọng để đáp ứng những thời hạn này?
Mô tả phạm vi dự án
Bạn là một nhà quản lý, cần phải rõ ràng về các tính năng và chức năng cần thiết cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
Ví dụ, bạn đang xây dựng một trang web. Bạn cần một danh sách cung cấp cách bạn sẽ xây dựng trang web của mình, loại thương hiệu cần thiết… Nói cách khác, những phẩm chất nhất định nào sẽ làm tăng khả năng đạt được thành công cho dự án của bạn.
Kỳ vọng và tán thành
Các dự án thành công là những dự án có tính đến sự hài lòng của người dùng cuối. Liệu chúng có đáp ứng kỳ vọng của người dùng cuối và chấp nhận sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình hay không? Người dùng cuối có thể là khách hàng của bạn hoặc nhóm nội bộ của bạn.
Đối với khách hàng, điều này bao gồm giá cả, giá trị và chất lượng của sản phẩm / dịch vụ cũng như tính sẵn có, chính sách giao hàng và trả lại. Đối với nhân viên, điều này bao gồm hiệu lực và hiệu quả của các quy trình hoạt động mới. Cuối cùng, phạm vi dự án là phạm vi cần được điều chỉnh để mang lại kết quả tốt hơn cho bất kỳ người dùng cuối nào của bạn.
Xác định các ràng buộc
Luôn có những trở ngại để đạt được những gì bạn đã đặt ra. Khi nhận thức được những hạn chế có thể xảy ra trong quá trình thực hiện, nó có thể giúp bạn giảm thiểu các vấn đề có thể trì hoãn hoặc hạn chế khả năng đạt được kết quả của dự án.
Những nguyên nhân này có thể do điều kiện môi trường năng động (bên trong và bên ngoài), trục trặc công nghệ và / hoặc thiếu nguồn lực. Thông báo những vấn đề như vậy với nhóm của bạn sớm và thực hiện các bước để vượt qua những trở ngại này sẽ giảm sự chậm trễ trong việc hoàn thành dự án và giữ chi tiêu trong phạm vi ngân sách. Cho dù những điều này dựa trên các giả định hay sự không chắc chắn, việc phân tích tác động của chúng trong suốt tiến trình của dự án sẽ làm giảm thêm rủi ro thất bại.
Trên đây là những chia sẻ về phạm vi dự án là gì và các xác định phạm vi một dự án hiệu quả. Mong rằng bạn sẽ có nhiều dự án thành công.
Hà Phương
