Quy trình quản lý công nợ
Trong hoạt động kinh doanh, quản lý công nợ là một hoạt động vô cùng quan trọng. Quy trình quản lý công nợ được xây dựng nhằm mục đích đáp ứng nhu cầu quản lý phần phải thu của khách hàng; Đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc của bộ phận kế toán và khách hàng. Vậy, quy trình quản lý công nợ phải thu gồm những bộ phận nào và để thực hiện nó cần có những yêu cầu gì?
Quy trình quản lý công nợ phải thu gồm những bước như sau:
- Cập nhật danh mục khách hàng: Trong giai đoạn này, bộ phận quản lý phục vụ khách hàng sẽ cập nhật thông tin khách hàng, kiểm tra sự tồn tại và xác nhận những nhu cầu của khách hàng. Sau đó, bộ phận quản lý khách hàng sẽ thông báo kết quả tìm kiếm cho bộ phận yêu cầu.
- Ghi nhận và thông báo công nợ: Bộ phận kiểm tra công nợ kiểm tra trên hệ thống kiểm tra lại trên hệ thống xem khách hàng có đủ điều kiện để mua hàng công nợ hay không, giao dịch do bên bán hàng cập nhật trên hệ thống đã đúng hay chưa. Nếu không đúng thì thông tin lại cho đơn vị có yêu cầu lập danh sách khách hàng. Nếu đúng thì kiểm tra xem khách hàng có phát sinh khoản trả trước hay không. Sau đó, thực hiện công việc giao dịch thanh toán với khách hàng.
- Quy trình thu tiền công nợ: Sau khi xác định đối tượng khách hàng cần thu, bộ phận có nhu cầu nộp tiền sẽ thông báo cho khách hàng. Sau đó bộ phận kiểm tra công nợ sẽ thực hiện giao dịch.
- Quá trình bù trừ công nợ: Bộ phận đề nghị bù trừ công nợ sẽ làm yêu cầu bù trừ công nợ. Nếu hợp lệ thì sẽ tiến hành bù trừ công nợ, nếu không hợp lệ sẽ báo lại cho bên yêu cầu.
Những lưu ý trong quá trình quản lý công nợ
- Trong quá trình xác định khách hàng cần phải thu nợ, kế toán cần phải phân loại khách hàng, tùy từng đặc điểm của khách hàng mà có những biện pháp thu nợ hợp lý.
- Chỉ cho khách nợ một số tiền tối đa nào đó (hạn mức tín dụng). Khi khách muốn mua tiếp, bạn đề nghị thanh toán số nợ cũ. Nếu khách hàng không thanh toán, bạn phải cương quyết ngừng bán chịu.
- Hoạt động quản lý công nợ cần phải chính xác. Người kế toán cần phải có hệ thống lưu trữ dữ liệu, biên bản ghi nợ mang tính bảo mật cao để có thể thực hiện giao dịch dễ dàng hơn.
- Cần có sự liên lạc thường xuyên với khách hàng để có thể đảm bảo sự an toàn cho các nguồn nợ cần phải thu. Tránh tình trạng mất liên lạc sẽ mất luôn tiền nợ và mất cả khách hàng.
- Quá trình xử lý phải khách quan, minh bạch, nhanh gọn, hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn khách hàng này với khách hàng khác, khoản nợ đã thu với khoản nợ chưa thu,…
- Sử dụng phần mềm quản lý hiệu quả: Với những doanh nghiệp lớn, nhiều khách hàng và nhiều khoản nợ, phần mềm quản lý công nợ là rất cần thiết để có thể đảm bảo tính chính xác.
Những lợi ích của phần mềm quản lý công nợ FACEWORKS
- Tất cả thông tin về công nợ đều được lưu trữ tâp trung trên một hệ thống duy nhất của phần mềm thay vì các văn bản rời rạc, giúp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm và tránh thất lạc.
- Quản lý công nợ phải thu và phải trả trong cùng một hệ thống tích hợp.
- Giảm thiểu các chứng từ dư thừa – ghi nhận một thanh toán và thanh toán đó được phản ánh trong toàn bộ hệ thống.
- Thông tin công nợ khách hàng và nhà cung cấp được quản lý tập trung, giúp dễ dàng tìm kiếm và phân loại.
- Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty. Lập báo cáo công nợ và công nợ đặc biệt từ đó lập thông báo thanh toán công nợ thông qua các mã truy xuất, các biểu mẫu liên kết có sẵn ; đặc biệt thông qua các cài đặt nhắc nhở.
- Sổ công nợ dành cho các tổ chức cấp cao.
- Dễ dàng liên lạc thường xuyên với các bộ phận/ Cán bộ quản trị hợp đồng về tình hình thực hiện hợp đồng.
- Theo dõi chi tiết từng trường hợp dễ dàng hơn vì công nợ được quản lý theo số công nợ và người quản lý công nợ.
- Hệ thống được sắp xếp để giảm thiểu nguy cơ lỗi – người dùng có thể xử lý và làm khớp các khoản chi tiền/thu tiền cho phù hợp với từng công nợ cụ thể ngay cả khi nhiều giao dịch được tiến hành cho cùng một khách hàng
