Danh sách việc cần làm (To do list) có thể là một phần cơ bản của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả và thói quen làm việc thành công nếu được sử dụng đúng cách.
Có rất nhiều lợi ích đến từ việc tạo danh sách việc cần làm nhưng đây là 8 lợi ích hàng đầu mà bạn có thể tham khảo.
Định rõ phương hướng
Có hai con đường để bạn trải qua ngày làm việc của mình – hoặc tùy cơ ứng biến, việc gì đến sẽ xử lý hoặc lập danh sách các việc cần làm và thực hiện theo đó. Rõ ràng, có một danh sách việc cần làm giống như có thiết bị định vị GPS sẽ giúp bạn xác định rõ đường đi và đi đến đích một cách dễ dàng hơn.
Đưa ra các thứ tự ưu tiên
Danh sách việc cần làm là một công cụ quan trọng khi phải sắp xếp thứ tự ưu tiên. Nó giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh sự phân tâm vào các nhiệm vụ ít quan trọng hơn vì chúng dễ hoàn thành hơn. Khi biết mình có việc quan trọng cần làm, bạn có nhiều khả năng sẽ tiếp tục và hoàn thành để nó không còn làm bạn cảm thấy lo lắng và căng thẳng.
Dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ
Nếu có một điều gì đó không được thực hiện trong danh sách việc cần làm của bạn ngày hôm nay, bạn có thể dễ dàng chuyển nó vào danh sách việc cần làm cho ngày mai. Bằng cách này, tất cả các nhiệm vụ sẽ không bị lãng quên. Ngoài ra, lên danh sách các việc cần làm cũng giúp bạn tạo được sự linh hoạt trong lịch trình hàng ngày.
Kết hợp các nhiệm vụ tương tự
Tạo danh sách việc cần làm là cách tuyệt vời để phối hợp các nhiệm vụ cùng nhau. Ví dụ, nếu bạn phải đến gặp mặt một khách hàng quan trọng và cũng cần ghé vào ngân hàng trên cùng một tuyến đường, thì những nhiệm vụ này có thể được thực hiện trong cùng một ngày. Bằng cách hợp nhất các nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng khác.
Cảm giác hài lòng
Có thể nói, không có gì mang đến cảm giác thỏa mãn bằng việc nhìn thấy các việc trong “to do list” được thực hiện sau một ngày làm việc vất vả. Đối với một số người đây có thể là một lợi ích tâm lý nhỏ nhưng với nhiều người khác nó có tác động rất lớn, khiến họ tự tin hơn về khả năng hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng hàng ngày.
Hoàn thành nhiều việc hơn
Điều này xuất phát từ cảm giác hài lòng phía trên. Khoa học đã chứng minh rằng bất cứ khi nào bạn hoàn thành một nhiệm vụ nào đó trong danh sách việc cần làm, cơ thể của bạn sẽ tiết ra nhiều endorphin – là một chất trong não bộ có tác dụng tạo ra những cảm xúc tích cực, giúp cải thiện tâm trạng. Khi có cảm giác hưng phấn, bạn có nhiều khả năng sẽ tiếp tục làm các nhiệm vụ khác tiếp theo. Đó là lý do tại sao “to do list” giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn.
Ủy thác công việc
Nếu bạn thấy danh sách việc cần làm quá dài trong khi nhiệm vụ nào cũng khá quan trọng và cấp thiết, bạn có thể tìm những người khác để giúp bạn hoàn thành công việc hoặc ít nhất là báo cho cấp trên của bạn về tình hình đang diễn ra để có cách xử lý kịp thời.
Làm giảm căng thẳng
Nhiều nghiên cứu cho thấy rằng việc chuyển các cảm xúc và lo lắng từ não bộ sang giấy giúp tâm trí của chúng ta loại bỏ những ý nghĩ đó và tập trung vào những thứ khác. Bằng cách có một danh sách việc cần làm trước mặt, bạn có thể giảm bớt sự lo lắng và căng thẳng khi cố gắng “tung hứng” tất cả những điều bạn cần nhớ cùng một lúc.
Một số mẹo khi tạo danh sách các việc cần làm
Cụ thể và đơn giản
Nhiều nhiệm vụ cần làm có thể bị bỏ qua nếu bạn chỉ viết ra một cách chung chung. Do đó, bạn nên chia các mục tiêu lớn lao thành các việc nhỏ nhất, cụ thể nhất để dễ dàng bắt tay vào thực hiện.
Thực tế
Đã bao nhiêu lần bạn cố gắng làm một điều gì đó và sau đó lập tức đưa ra quá nhiều nhiệm vụ rồi không hoàn thành bất cứ điều gì? Đây là điều nên tránh khi bắt đầu với thói quen lập danh sách việc cần làm hàng ngày. Với sự hào hứng ban đầu, chúng ta thường cố gắng đưa ra các nhiệm vụ phi thực tế vào danh sách. Hãy chống lại sự cám dỗ đó và bắt đầu từ từ. Khi đã quen dần và đạt được những thành công nhất định, bạn có thể tạo ra danh sách với nhiều nhiệm vụ hơn.
Dễ dàng tiếp cận mọi lúc mọi nơi
Bạn có thể tạo danh sách việc cần làm trong một cuốn sổ tay nhỏ hoặc trong điện thoại nhưng điều quan trọng là cần giữ chúng ở bên bạn suốt cả ngày. Nếu bạn không thể thêm, chỉnh sửa hoặc đánh dấu một nhiệm vụ đã thực hiện khi cần thì danh sách đó sẽ không giúp ích gì được cho bạn.
Huỳnh Trâm
