Chuyển đổi số (digital transformation) ngày càng trở nên quan trọng. Các doanh nghiệp trên toàn thế giới thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, từ bán lẻ, tài chính và chăm sóc sức khỏe, cho đến khu vực công, đều đang khởi động các dự án chuyển đổi số để cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng hiệu quả hoạt động.
Bài viết này sẽ cung cấp những kiến thức cốt yếu mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần hiểu rõ trước khi quyết định đầu tư công sức, tiền bạc vào doanh nghiệp của mình: Từ khái niệm, những hiểu lầm cần tránh, đến các bước chuẩn bị cho công cuộc chuyển đổi số toàn diện.
Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là khái niệm ra đời trong thời đại internet bùng nổ, đang trở nên phổ biến trong thời gian gần đây, mô tả việc ứng dụng công nghệ số (digitalize) vào tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp.
Mặc dù thuật ngữ này đã xuất hiện phổ biến trên thế giới trong những năm gần đây, tuy nhiên lại không có một định nghĩa chung nào cho tất cả. Có thể tham khảo các định nghĩa và cách hiểu về chuyển đổi số như sau:
Theo Gartner, chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới.
Microsoft cho rằng chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.
Theo Tech Republic – Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT, khái niệm chuyển đổi số là “cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.”
Tạp chí CIO định nghĩa: “Chuyển đổi kỹ thuật số đánh dấu một sự suy nghĩ lại triệt để về cách một tổ chức sử dụng công nghệ, con người và quy trình để thay đổi cơ bản hoạt động kinh doanh”. (“Digital transformation marks a radical rethinking of how an organization uses technology, people and processes to fundamentally change business performance.”).
Salesforce cũng có định nghĩa: “Chuyển đổi kỹ thuật số là quá trình sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để tạo ra – hoặc sửa đổi các quy trình kinh doanh, văn hóa và trải nghiệm khách hàng hiện có – nhằm đáp ứng các yêu cầu thay đổi của thị trường và kinh doanh” (“Digital transformation is the process of using digital technologies to create new — or modify existing — business processes, culture, and customer experiences to meet changing business and market requirements.”).
Còn theo quan điểm của FPT, chuyển đổi số trong tổ chức, doanh nghiệp là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.
Chuyển đổi số mang lại nhiều lợi ích như cắt giảm chi phí vận hành, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời. Qua đó, hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao.
Sự khác nhau giữa digitization, digitalization và chuyển đổi số (digital transformation)?
Khá nhiều người thường xuyên nhầm lẫn 3 định nghĩa này với nhau. Thực tế digitization hay digitalization chỉ là một phần quá trình của digital transformation.
Số hóa (digitization) là một thuật ngữ dùng để mô tả việc chuyển đổi các tài liệu dạng vật lý (giấy) sang định dạng số. Bằng cách đó, doanh nghiệp cho phép đưa nội dung số hóa vào quy trình làm việc của tổ chức. Chẳng hạn như để tự động hóa các quy trình hoặc cung cấp cho mọi người quyền truy cập thông tin.
Khai thác cơ hội số (Digitalization ) được xem là một bước tiến của số hóa (digitization). Digitalization còn được gọi là “số hóa quá trình”, “số hóa tổ chức” hay “số hóa doanh nghiệp”, là cấp độ dùng các công nghệ số và dữ liệu đã được số hóa trước đó và sử dụng nó để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Từ đó, đạt được các mục tiêu như tăng doanh thu của công ty hoặc nâng cao hiệu quả của các quy trình (như truy cập và lưu thông tài liệu). Mục tiêu của số hóa là làm cho công việc hiệu quả hơn, mang lại lợi nhuận cao hơn và mang tính cộng tác.
Một số ví dụ cho thấy sự khác nhau giữa 2 khái niệm digitization và digitalization:
Ở cấp độ cao nhất là chuyển đổi số. Chuyển đổi số (Digital transformation) hiểu chung là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân và tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất trên môi trường số với các công nghệ số.
Các mô hình và quá trình kinh doanh số sẽ tái cấu trúc nền kinh tế. Chuyển đổi số là quá trình chuyển đổi ở cấp độ hệ thống nhằm thay đổi hành vi trên quy mô lớn. Bản chất của chuyển đổi số là sáng tạo.
Xu hướng chuyển đổi số
Tại Việt Nam, quá trình chuyển đổi số đã bắt đầu diễn ra, nhất là trong những ngành như tài chính, giao thông, du lịch… Chính phủ và chính quyền các cấp đang nỗ lực xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung, nhất là doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa nhận thức đúng vai trò chuyển đổi số trong cuộc các mạng công nghiệp lần thứ tư.
Cụ thể, theo VCCI, hiện doanh nghiệp vừa và nhỏ của Việt Nam chiếm khoảng 97% tổng số doanh nghiệp, trình độ khoa học công nghệ và đổi mới sáng tạo còn thấp, có 80% đến 90% máy móc sử dụng trong các doanh nghiệp Việt Nam là nhập khẩu, gần 80% là những công nghệ cũ từ thập niên 1980-1990.
Trong tháng 4, Cisco công bố báo cáo “Chỉ số phát triển kỹ thuật số của doanh nghiệp vừa và nhỏ khu vực châu Á – Thái Bình Dương”, thực hiện trên 1.340 doanh nghiệp tại khu vực nói chung và 50 doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Tại Việt Nam, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang đối mặt với những rào cản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số như thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp (15,7%),…
Dù vậy báo cáo cũng chỉ ra rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam đang bước đầu đầu tư vào công nghệ đám mây (18%), an ninh mạng (12,7%), nâng cấp phần mềm, phần cứng để chuyển đổi số (10,7%).
Những ngộ nhận về chuyển đổi số
Ngộ nhận 1: Làm nhanh làm nhiều sẽ hiệu quả?
- Không phải tất cả mọi vấn đề của doanh nghiệp đều cần phải được số hóa. Tâm lý tham lam, nóng vội muốn áp dụng nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc thường là cách nhanh nhất dẫn đến thất bại. Bạn sẽ dễ bị sa đà, không có đủ nguồn lực và thờigian để giải quyết những vấn đề cốt lõi nhất. “ACT QUICKLY, THINK SLOWLY”
- Trong thế giới công nghệ mà mọi thứ thay đổi quá gấp gáp như hiện nay. Bạn cần một cái đầu lạnh để có thể bình tĩnh tìm ra những khó khăn của công ty, thấu hiểu mô hình kinh doanh, bối cảnh cạnh tranh cũng như tâm lý người tiêu dùng trước khi cân nhắc việc áp dụng công nghệ.
Ngộ nhận 2: Cứ áp dụng công nghệ thì sẽ chuyển đổi số thành công
- Công nghệ rốt cuộc cũng chỉ là một thứ công cụ, bản thân việc áp dụng công nghệ chẳng thể đảm bảo được kết quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
- Sự thành công của chuyển đổi số phải nằm ở trong tư duy, trong cách nhân viên tiếp cận và giải quyết vấn đề hàng ngày, hàng giờ. Một công ty mà nhân viên không có tư duy số hóa, văn hóa không nuôi dưỡng sự đổi mới, thì đừng mong có một công nghệ nào có thể cứu sống được doanh nghiệp.
- Chuyển đổi số không chỉ là hoạt động nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng năng suất, tạo lợi nhuận mà hơn hết, nó phải là nền tảng văn hóa của một doanh nghiệp. Và văn hóa đó, phải được xây dựng và thực hành trong một chiến lược lâu dài và kiên định.
Ngộ nhận 3: Khách hàng vẫn là thượng đế
- Lẽ tất nhiên, khách hàng vẫn luôn là mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp và là động lực chính trong công cuộc chuyển đổi số.
- Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ thay đổi từng ngày từng giờ như hiện nay, ngay chính khách hàng cũng không rõ mình đang thực sự muốn gì. Khi bạn coi khách hàng là trọng tâm duy nhất và sẵn sàng đáp ứng tất cả yêu cầu của họ, bạn có xu hướng đánh mất đi triết lý và bản sắc thương hiệu của mình.
- Thay vì coi khách hàng là thượng đế, hãy biến họ thành một người bạn, người thân trong gia đình, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng nhưng vẫn giữ được giá trị cốt lõi về mặt tổ chức và văn hóa.
Ngộ nhận 4: Chuyển đổi số là sân chơi của công ty lớn trong làng công nghệ?
- Chúng ta chẳng còn xa lạ gì với những cái tên xuất hiện dày đặc trên trên các phương tiện truyền thông trong thời gian gần đây: Uber và Grab thách thức ngành taxi truyền thống. Airbnb thách thức khái niệm về khách sạn và lưu trú.
- Netflix thách thức các kênh giải trí truyền thống. Spotify tái định nghĩa cách chúng ta tiếp cận âm nhạc…
- Những câu chuyện này đã và đang tạo ra hiểu lầm cho nhiều doanh nghiệp truyền thống tại Việt Nam khi cho rằng:
Chuyển đối số trước nay vẫn được coi là sân chơi chính cho các unicorn và startup công nghệ cao, trong khi chính những doanh nghiệp truyền thống mới là những trụ cột nuôi dưỡng nền kinh tế. - Các doanh nghiệp truyền thống bị giới hạn bởi sức ì do chính hệ thống, cơ chế, quy trình và bộ máy tổ chức tạo ra. Vì thế, họ dần mất đi khả năng thích ứng nhanh, khả năng linh hoạt, và tinh thần sáng tạo.
- Nhưng chuyển đổi số là sân chơi công bằng cho tất cả mọi doanh nghiệp mà ở đó, bất kì ai đủ nhanh nhạy cũng có thể tìm được miếng bánh cho riêng mình. Nếu không linh hoạt bắt kịp với những đổi thay mang tính chiến lược, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng bị đào thải, như cái cách mà thương hiệu đồ chơi danh giá Toys R Us đã ra đi vào đầu năm nay.
Tại sao phải chuyển đổi số
Chuyển đổi số là rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Nó mang lại cho các tổ chức cơ hội “mở ra nhiều tiềm năng hơn nữa” bằng cách cho phép họ mở rộng quy mô hiệu quả, cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh, tiếp cận khách hàng dễ dàng với chi phí tối ưu hơn. Dưới đây là một số lợi ích mà chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp:
Cung cấp thông tin chi tiết từ dữ liệu
Chuyển đổi số giúp nhân sự trong doanh nghiệp có quyền truy cập vào lượng dữ liệu khổng lồ. Họ có thể theo dõi tất cả các loại chỉ số, như hiệu quả của quy trình, tỷ lệ chuyển đổi kênh, giá trị lâu dài của khách hàng, sự hài lòng của khách hàng và nhiều chỉ số khác. Nó không chỉ cho phép doanh nghiệp sắp xếp dữ liệu của mình một cách trực quan và dễ dàng truy cập mà còn cho phép đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Điều này cho phép các nhà quản lý đưa ra các quyết định chính xác, nhanh chóng hơn.
Duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp
Chuyển đổi số giúp duy trì tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Chuyển đổi số đã trở thành vấn đề sống còn trong kỷ nguyên 4.0 phát triển không ngừng. Đó không phải là vấn đề của sự lựa chọn, mà là điều cần thiết để duy trì tính cạnh tranh.
Deborah Ancona, giáo sư quản lý tại Viện Công nghệ Massachusetts (MIT) và là người sáng lập Trung tâm Lãnh đạo cho biết: “Sự thúc đẩy chuyển đổi kỹ thuật số đang tăng tốc trong một thế giới mà các công ty ngày càng cạnh tranh về sự đổi mới, tốc độ và khả năng thích ứng.
Với tới 93% công ty đồng ý rằng công nghệ số là cần thiết để đạt được mục tiêu chuyển đổi số của họ. Rõ ràng là các doanh nghiệp phải lựa chọn công nghệ phù hợp để đáp ứng mục tiêu chuyển đổi số của họ và làm hài lòng khách hàng. Các công cụ 4.0 được xây dựng để đáp ứng nhu cầu hiện đại của khách hàng và các công ty cần tìm ra giải pháp phù hợp để nâng cao trải nghiệm và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong hiện tại và tương lai.
Nâng cao trải nghiệm của khách hàng
Theo Accenture – công ty tư vấn quản lý chuyên cung cấp dịch vụ chiến lược, tư vấn, kỹ thuật số, công nghệ và hoạt động của Ireland cho biết, 91% khách hàng có nhiều khả năng mua hàng từ các thương hiệu gọi tên họ, biết lịch sử mua hàng và đưa ra các đề xuất sản phẩm dựa trên sở thích của họ. Nói một cách ngắn gọn – khách hàng yêu cầu cá nhân hóa và nó không thể đạt được trên quy mô lớn nếu không sử dụng kỹ thuật số.
Công nghệ kỹ thuật số có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về dữ liệu lịch sử của khách hàng, bao gồm các tương tác, sở thích và mức độ tương tác của họ.
Hơn nữa, họ cung cấp các phương tiện để phân tích dữ liệu này nhanh chóng nhằm cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Tăng cường liên kết giữa các phòng ban
Chuyển đổi số cho phép nhân sự giữa các bộ phận trong toàn bộ công ty giao tiếp tốt và thường xuyên hơn. Nhờ việc sử dụng các nền tảng quản trị doanh nghiệp tự động, các phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ tất cả các loại thông tin, tài liệu dễ dàng bất cứ ở đâu, bất cứ khi nào. Nhờ đó giúp cải thiện khả năng cộng tác.
Nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm chi phí
Công nghệ số giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí cho các hoạt động của mình. Ví dụ, thực tế ảo cho phép nhân viên kiểm tra và xem xét các quy trình hoặc sản phẩm mới mà không cần phải xây dựng chúng trước, vì tất cả được thể hiện trực quan trên hình ảnh kỹ thuật số.
Trong khi đó, vấn đề lưu trữ dữ liệu có thể được giải quyết bằng điện toán đám mây và có thể được quản lý bởi các nhà cung cấp bên ngoài. Điều này giúp nhân viên của doanh nghiệp có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các dự án, công việc khác mang lại nhiều giá trị kinh doanh hơn và bớt lo lắng về việc lưu trữ dữ liệu.
Nhìn chung, bằng việc ứng dụng chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể tự động hóa các tác vụ và quy trình mà trước đây được thực hiện theo cách thủ công và rất tốn thời gian, ví dụ: Thu thập dữ liệu khách hàng, quản lý tài chính, quản trị công việc, nhân sự, lập báo cáo,…
Điều này sẽ có tác động tích cực đến năng suất và cải thiện sự hài lòng của nhân viên, vì họ sẽ không còn phải thực hiện các nhiệm vụ đơn điệu và sẽ có thể sử dụng tốt hơn các kỹ năng của mình.
Ví dụ về chuyển đổi số
Có thể lấy ví dụ Grab trong việc xây dựng ứng dụng gọi xe. Những gì người dùng thấy trên màn hình điện thoại đơn giản là một chu trình đặt xe và hoàn thành chuyến đi của khách và tài xế, nhưng ẩn sâu là cả một hệ thống phức tạp. Công ty phải phân tích khối lượng dữ liệu lớn liên quan tới thói quen lái xe của tài xế, nhu cầu của người dùng, tính năng tạo sẵn cung đường, điều hướng thời gian thực… Từ dịch vụ đặt xe, công ty đã mở rộng thêm nhiều sản phẩm khác như giao hàng, mua đồ ăn…
5 trụ cột để chuyển đổi số thành công
Làm sao để biết kế hoạch của một chiến dịch chuyển đổi số đã đủ vững chắc hay chưa?
Để trả lời được câu hỏi này, ta hãy tìm hiểu 5 trụ cột quan trọng cấu thành nên quá trình chuyển đổi số, gồm:
Một quy trình chuyển đổi số thành công phải là sự tổng hòa của cả 5 yếu tố này. Nếu thiếu đi một trong các yếu tố, doanh nghiệp của bạn hẳn đang phung phí nguồn lực.
Cụ thể là:
Làm gì để chuyển đổi số?
Ông Phương Trầm, Tư vấn trưởng Chuyển đổi số của FPT, cho rằng chuyển đổi số chính là sự phát triển của nhân viên, sự lãnh đạo và thay đổi công việc kinh doanh trở nên nhanh hơn, rẻ hơn và tốt hơn theo một con đường đột phá.
Tất cả các doanh nghiệp đều sẽ là doanh nghiệp số trong tương lai. Công nghệ, quy trình kinh doanh và sự chia sẻ kinh nghiệm trong cộng đồng sẽ song hành cùng nhau.
Có ba điều cần phải làm:
- Đầu tiên là sẵn sàng về phương diện lãnh đạo. Người lãnh đạo cần hiểu mình muốn gì và công nghệ có thể chuyển đổi công ty của mình thế nào.
- Thứ hai là sẵn sàng về phương diện tổ chức. Cần sự tham gia của cả tổ chức để làm nên sự chuyển đổi. Chúng ta cần đào tạo và phát triển nhân sự.
- Thứ ba là sẵn sàng về phương diện công nghệ. Điều này cần được phát triển song song với yếu tố nhân sự”, ông Trầm nhấn mạnh.
Theo ông, chuyển đổi số “có nghĩa là ứng dụng công nghệ để chuyển hoá cách thức kinh doanh thường nhật. Hiểu nôm na là cách chúng ta vận dụng công nghệ cùng với sự điều hành công việc kinh doanh để thực hiện khác đi, để kinh doanh hiệu quả hơn, nhanh hơn và chuyển hoá nó trong một ngày trong khi trước kia mất ba tháng, hoặc chỉ cần dùng vài chục con người hơn là cả nghìn người. Thay vì làm những công việc thường nhật, công ty có thể làm những công việc có giá trị cao hơn. Công ty không phát triển khi làm những công việc bình thường.
Khó khăn và thách thức lớn nhất của chuyển đổi số là gì?
- Khó khăn lớn nhất của chuyển đổi số là thay đổi thói quen. Thách thức lớn nhất của chuyển đổi số là có nhận thức đúng.
- Loài người đã quen với môi trường thực nhiều thế kỷ. Chuyển lên môi trường số là thay đổi thói quen. Thay đổi thói quen là việc khó. Thay đổi thói quen là việc lâu dài. Thay đổi thói quen ở một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào quyết tâm của người đứng đầu.
- Chuyển đổi số là chuyện chưa có tiền lệ, vì vậy, nhận thức đúng là việc khó. Nhận thức đúng về chuyển đổi số còn phải đặt trong bối cảnh cụ thể của một tổ chức. Chuyển đổi số là vấn đề nhận thức chứ không phải là vấn đề công nghệ, là chuyện dám làm hay không dám làm của người lãnh đạo.
7 bước cho một dự án Digital Transformation thành công
Bước 1: Tạo sự đồng thuận trong ban lãnh đạo
Digital Transformation là một nỗ lực chung của toàn doanh nghiệp, do đó trách nhiệm cuối cùng phải thuộc về CEO.
Trong một cuộc khảo sát được thực hiện bởi công ty tư vấn Russell Reynolds Associates vào trên 1500 nhà điều hành cấp cao, gần 40% những người tham gia cho biết CEO là người chịu trách nhiệm triển khai chiến lược digital tại doanh nghiệp. Đứng thứ hai là Trưởng bộ phận Marketing với 14%, theo sau là Trưởng bộ phận Digital (10%) và Trưởng bộ phận IT (8%).
Tuy nhiên, chỉ một mình CEO không thể quản lý toàn bộ dự án. Việc triển khai đòi hỏi phải có được sự chấp thuận và cả đóng góp hỗ trợ từ các thành viên thuộc ban quản lý cấp cao. Đây chính là cơ hội để các giám đốc xem xét lại vai trò của bản thân trong thời đại công nghệ.
CEO có thể đặt ra cho các thành viên trong ban lãnh đạo những câu hỏi mang tính gợi mở như:
• Dành cho CFO: Làm thế nào việc số hóa (digitalisation) có thể đem đến các nguồn doanh thu mới cho doanh nghiệp? Làm thế nào mà sự đổi mới trong công nghệ có thể cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp?
• Dành cho CIO: Làm thế nào để bộ phận IT chủ động hơn và đóng vai trò chủ đạo trong mọi hoạt động kinh doanh? Mảng công nghệ nào cần được chú trọng đầu tư?
• Dành cho CMO: Làm thế nào để đem đến một trải nghiệm đồng nhất cho người dùng xuyên suốt mọi kênh quảng bá như website, ứng dụng di động, tương tác trực tiếp tại cửa hàng? Làm cách nào để thấu hiểu khách hàng thông qua công nghệ digital? Làm thế nào digital có thể đem lại trải nghiệm dịch vụ tốt hơn cho khách hàng?
• Dành cho COO: Làm sao để gia tăng độ hiệu quả của các hoạt động kinh doanh? Làm thế nào digital có thể giúp chuỗi cung ứng trở nên minh bạch hơn? Làm thế nào để giảm thời gian sản phẩm được giới thiệu ra thị trường?
Bước 2: Định hướng tầm nhìn và chiến lược digital
Công ty tư vấn chiến lược McKinsey cho rằng: “Đặc điểm để nhận diện những doanh nghiệp triển khai digital thành công chính là một chiến lược digital táo bạo và toàn diện.”
Khi mà công nghệ dần trở nên phổ biến, chiến lược mới là yếu tố quan trọng trực tiếp tác động đến sự thành công của dự án Digital Transformation.
Trước khi hoạch định chiến lược digital, bạn cần phải thực hiện đánh giá tiềm năng toàn ngành. Việc đánh giá là nhằm xác định cơ hội cũng như những thử thách mà công cuộc số hóa sẽ đem lại. Một khi doanh nghiệp có thể tìm thấy những mô hình kinh doanh mang tính đột phá chính là lúc doanh nghiệp bạn số hóa thành công.
Đa số chiến lược sẽ tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động. Những chiến lược digital táo bạo nhất thậm chí sẽ tái tổ chức mô hình kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách mở rộng trên mô hình hiện tại hoặc đổi mới hoàn toàn.
Phạm vi chiến lược digital của bạn có như thế nào cũng đừng quên “nhìn xa trông rộng” bên ngoài ngành nghề của doanh nghiệp. Ý tưởng đột phá có thể bắt nguồn từ bất kỳ đâu, giống như những cửa hàng bán lẻ không lường trước được sự xuất hiện của Amazon hay những doanh nghiệp vận tải cũng không thể ngờ Uber và Grab có thể làm lay chuyển vị trí độc tôn của taxi truyền thống.
Chiến lược cũng phải giúp định vị lại doanh nghiệp bạn trong thời đại digital nhằm tận dụng mọi cơ hội từ công nghệ mới và giảm tác động tiêu cực từ dự án. Bạn cần xác định sự chênh lệch giữa năng lực, chuyên môn và các kỹ năng digital doanh nghiệp đang có so với những gì mà bạn đang hướng đến, và quan trọng hơn hết là làm thế nào để lấp khoảng trống đó.
Kết quả của quá trình này sẽ ảnh hưởng đến việc quyết định Build or Buy của doanh nghiệp: tự xây dựng năng lực và chuyên môn về digital hay mua các năng lực này từ bên ngoài.
Bước 3: Sở hữu năng lực digital
Doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không nhất thiết phải đầu tư với lượng vốn khổng lồ vào việc huấn luyện kỹ năng digital. Đột phá digital có thể diễn ra tại bất kỳ đâu.
Mọi doanh nghiệp giờ đây thuộc một hệ sinh thái liên đới với nhau và có thể tiếp cận bất kỳ kỹ năng và tài nguyên nào theo yêu cầu với chi phí phù hợp. Một khi doanh nghiệp bạn tìm được chỗ đứng trong hệ sinh thái đó, cơ hội để bạn phát triển là vô tận.
Ví dụ, bạn cần một nguồn lực điện toán lớn để phân tích dữ liệu, bạn có thể tận dụng dịch vụ siêu máy tính tùy biến EC2 của AWS (Amazon Web Services), một dịch vụ có sẵn, với giá thuê bao cực thấp so với chi phí tự mua và bảo trì máy tính. Dịch vụ có tính linh hoạt cao, có thể được tính trên mỗi phút hoặc mỗi giây, giúp bạn tiết kiệm đáng kể.
Thêm vào đó, tại giai đoạn này, bạn nên bổ nhiệm một Giám đốc Digital (Chief Digital Officer, CDO) và thiết lập một đội ngũ triển khai digital.
Nhóm digital bao gồm các chuyên gia về từng lĩnh vực chuyên môn cũng như chuyên gia digital. Tùy vào chiến lược, nhóm sẽ tập trung vào việc đổi mới dần những quy trình hiện tại hoặc thiết lập những mô hình kinh doanh hoàn toàn mới.
Trong nhiều trường hợp, mua nguồn lực và tài nguyên từ bên ngoài là một giải pháp khả thi hơn cả, đặc biệt là khi doanh nghiệp bạn đang đi theo hướng chậm mà chắc, không muốn những thay đổi đột ngột từ dự án Digital Transformation làm xáo trộn mô hình hoạt động truyền thống.
Ví dụ như trường hợp của G + T, một công ty luật có tiếng tại Úc. Sau khi đánh giá tình hình doanh nghiệp, G +T đã kết luận rằng không sớm thì muộn quá trình Digital Transformation cũng sẽ xảy đến với ngành luật.
Vì vậy, G + T đã quyết định mua 20% cổ phần của LegalVision. Đây là một start-up cung cấp giải pháp tự động hóa các dịch vụ luật, và chỉ chú trọng tập trung vào những hoạt động có giá trị thấp, diễn ra nhiều và thường xuyên như chuẩn bị di chúc hoặc xem xét khoản vay.
Ngược lại, G +T tập trung vào những dịch vụ cao cấp, có giá trị cao và không có nhu cầu thay đổi mô hình kinh doanh ngay lập tức.
Bằng cách hợp tác với LegalVision, G +T có thể mở rộng cung cấp nhiều loại hình dịch vụ khác nhau cho khách hàng hiện tại đồng thời tiếp cận khách hàng mới, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Với chiến lược này, G +T đã tuyển dụng một đổi ngũ chuyên triển khai digital và đã đạt 3 mục tiêu:
• Doanh nghiệp giờ đây đang dẫn đầu, những tác động của việc số hóa trong tương lai sẽ không gây ảnh hưởng nào đáng kể vì họ đang hợp tác với một doanh nghiệp đột phá và họ đã có đủ nguồn lực và công nghệ cần thiết.
• Việc bổ sung một loạt dịch vụ mới với giá thành phù hợp hơn giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, một điều mà G + T hoàn toàn không thể thực hiện được một mình.
• Hiệu quả hoạt động của G +T cũng được nâng cao, LegalVision cũng có thể san sẻ bớt một phần khối lượng công việc.
Bước 4 – Truyền tải thông điệp
Mọi nhân viên, nhà đầu tư và các stakeholder khác của doanh nghiệp cũng cần phải biết và có cùng lòng tin vào tầm nhìn và chiến lược số hóa của bạn. Một trong những phương pháp tiếp cận tốt nhất chính là “tiếp thị” chiến lược của bạn như một sản phẩm.
Ví dụ, ING đã đặt cho chiến lược chuyển đổi số hóa của mình là “Accelerating Think Forward” (Tăng tốc hướng về phía trước) hay Allianz đã công khai thông báo dự định trở thành một tập đoàn “Digital by default”.
Doanh nghiệp cũng có thể tận dụng những công cụ truyền thông quen thuộc khác, như tầm nhìn doanh nghiệp và tuyên bố sứ mệnh, và biến chúng thành tầm nhìn và sứ mệnh số hóa. Tuy nhiên, tốt hơn hết vẫn là không tách biệt giữa sứ mệnh digital hoặc “không digital.”
Thông điệp đó nên được lặp lại thường xuyên nhằm làm yên lòng các cổ đông, đồng thời một lần nữa khẳng định cam kết với quá trình số hóa. Ví dụ, John Flannery, CEO mới của General Electric, vào ngày 13/11/ đã có một buổi thuyết trình nhằm khẳng định trước các nhà đầu tư rằng việc số hóa doanh nghiệp chính là hướng đi tương lai của GE.
Flannery cho biết: “Thông điệp chính mà tôi muốn truyền tải là một chiến lược digital tập trung. Và chúng tôi vẫn đang giữ vững cam kết của mình về việc số hóa.”
Bước 5 – Khởi động bằng những dự án thí điểm
Một khi đã hội tụ đủ các yếu tố như cam kết, chiến lược, sự đồng thuận và một đội ngũ digital riêng, đã đến lúc bạn bắt đầu thực hiện dự án digital.
Thay vì triển khai số hóa trên bình diện toàn doanh nghiệp, có rủi ro thất bại cao, doanh nghiệp nên nhắm vào các mục tiêu nhỏ, dễ thực hiện thông qua các dự án thí điểm. Điều này giúp củng cố và làm yên lòng các nhà đầu tư và nhân viên, đồng thời tối đa hóa cơ may thành công của toàn bộ quá trình chuyển đổi số.
Đối với những dự án số hóa đầu tiên, doanh nghiệp nên hướng nỗ lực vào các bộ phận nào để tạo tác động mạnh nhất? McKinsey đã kết luận có 5 khía cạnh của quy trình số hóa doanh nghiệp có thể dùng làm cơ sở để quyết định đầu tư.
• Marketing và Phân phối. Ví dụ những nhà bán bán lẻ tích hợp sẵn Apple Pay hoặc Samsung Pay. Các doanh nghiệp ứng dụng các phần mềm phân tích dữ liệu để hiểu rõ và dự đoán hành vi khách hàng.
• Sản phẩm và Dịch vụ. Ví dụ các doanh nghiệp taxi đang bắt đầu cho ra đời các ứng dụng đặt xe nhằm cạnh tranh với Uber, Grab hoặc Lyft. Các nhà sản xuất lốp xe gắn các cảm ứng vào sản phẩm nhằm thu thập thông tin về tình trạng và dự đoán độ hao mòn của vỏ xe.
• Quy trình. Ví dụ doanh nghiệp sử dụng các ứng dụng cộng tác mô phỏng mạng xã hội như Yammer, Slack, Jira, v.v…
• Hệ sinh thái công nghệ. Ví dụ doanh nghiệp phát triển, thử nghiệm và phát hành các ứng dụng trên nền tảng điện toán đám mây như AWS, Azure hoặc GCP (Google Cloud Platform).
• Chuỗi cung ứng. Ví dụ doanh nghiệp thuê các hãng taxi công nghệ để giao hàng. Các nhà bán lẻ ứng dụng phần mềm phân tích dữ liệu trên hàng ngàn SKUs của sản phẩm nhằm dự đoán nhu cầu của khách hàng.
Theo báo cáo digital của McKinsey, mảng Marketing và Phân phối thu hút nhiều đầu tư nhất từ phía doanh nghiệp. Theo sau là Sản phẩm và Dịch vụ, Quy trình, Hệ sinh thái công nghệ, và Chuỗi cung ứng.
Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải bắt đầu hành trình số hóa bằng một dự án về mảng marketing và phân phối. Cũng theo McKinsey, doanh nghiệp có thể đã bỏ lỡ những khía cạnh khác của quá trình số hóa, ví dụ như chuỗi cung ứng, có thể giúp tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận đáng kể.
Tựu trung lại thì bước này chú trọng khả năng ưu tiên nguồn lực. Dựa trên chiến lược, năng lực, tài nguyên sẵn có, phân tích chi phí-lợi ích và những kết luận từ ban lãnh đạo, bạn cần phải liệt kê những thay đổi mà bạn muốn diễn ra trước.
Một khi đã xác định được nên bắt đầu từ đâu, bạn có thể tận dụng các sản phẩm công nghệ theo yêu cầu, chi phí thấp và bắt tay vào triển khai dự án.
Như đã nhắc ở những phần trên, công nghệ đang dần trở thành một hàng hóa thông thường (commodity) trong đời sống hằng ngày. Doanh nghiệp không cần phải sáng tạo lại những thứ có sẵn mà có thể mua hoặc thuê từ các nhà cung cấp công nghệ như Microsoft, Google, Apple hoặc Amazon.
Một ví dụ đơn giản chính là khi doanh nghiệp di dời dữ liệu lên đám mây thông qua các dịch vụ file-hosting và chia sẻ dữ liệu như Microsoft OneDrive hoặc Dropbox thay vì phải lưu trữ chúng bằng server riêng.
Trong một ví dụ khác, Lalamove, một start-up được ví như “Uber cho doanh nghiệp”, cam kết giao hàng mọi nơi trong nội thành Bangkok hoặc Hồ Chí Minh chỉ trong vòng 1 giờ.
Những doanh nghiệp tư nhân nhỏ giờ đây có thể tiếp cận với dịch vụ giao nhận nhanh chóng, theo yêu cầu mà không phải lo lắng nhiều đến mặt hậu cần. Tất cả những gì họ cần chỉ là một ứng dụng di động.
Khả năng ứng dụng các công nghệ đột phá là vô biên, tạo diện mạo mới cho nền tảng công nghiệp chúng đang phục vụ đồng thời giúp xác định hướng đi cho những doanh nghiệp cải tiến khác.
Tận dụng các công nghệ và dịch vụ sẵn có có lẽ là “đường tắt” cho quá trình Digital Transformation của doanh nghiệp bạn, nhất là khi thông qua các dự án thí điểm.
Dự án digital của bạn không nhất thiết phải đòi hỏi quá cao hoặc quá phức tạp; ví dụ, tại trụ sở chính mới của Box, nhân viên có thể đăng ký các phòng họp bằng loa thông minh Amazon Echo và ứng dụng điều khiển bằng giọng nói Alexa.
Bước 6 – Xây dựng yếu tố con người
Ngoài yếu tố công nghệ, việc triển khai chiến lược số hóa cần phải được thực hiện bởi những con người có đầy đủ kỹ năng phù hợp. Bạn có thể tuyển dụng nhân viên mới với những kỹ năng digital mới cho doanh nghiệp hoặc tập trung phát triển năng lực cho các nhân viên hiện có.
Về phương diện tuyển dụng, triển khai Digital Transformation có thể giúp tiết kiệm khá nhiều nỗ lực cho doanh nghiệp. Trong một cuộc khảo sát của MIT Sloan, gần 80% người tham gia cho biết họ muốn được làm việc trong một công ty đã được số hóa.
Vì vậy, bạn có thể biến tầm nhìn digital thành một công cụ tuyển dụng hữu ích. Bằng cách định vị doanh nghiệp bạn là người tiên phong về xu hướng digital, khả năng doanh nghiệp thu hút được các ứng viên tài năng và phù hợp sẽ cao hơn.
Thêm vào đó, tỷ lệ này cũng đúng cho mọi ứng viên thuộc mọi độ tuổi. Do đó, bạn không nên quan niệm rằng chỉ những người trẻ tuổi mới hứng thú với những đột phá mới hoặc chỉ có họ mới sở hữu những kỹ năng công nghệ phù hợp.
Về khía cạnh phát triển nguồn nhân lực hiện tại, bạn có thể áp dụng các phương pháp đào tạo mới, ví dụ huấn luyện online với các trang như Udemy hoặc General Assembly, cung cấp các nội dung tập huấn theo yêu cầu và gửi trực tiếp đến email hoặc di động của nhân viên.
Bước 7 – Thiết lập mô hình hoạt động mới
Bước cuối cùng này sẽ đảm bảo quá trình số hóa của doanh nghiệp bạn dần đi vào quỹ đạo.
Hai yếu tố thiết yếu trong nỗ lực xây dựng mô hình hoạt động mới cho doanh nghiệp là văn hóa digital và đội ngũ liên chức năng (cross-functional team).
Văn hóa digital
Digital Transformation không chỉ đơn giản là việc ứng dụng công nghệ mới. Doanh nghiệp phải chấp nhận thay đổi triệt để cách thức vận hành. Vì vậy, tạo dựng văn hóa digital cho doanh nghiệp đóng vai trò không thể bị xem nhẹ.
Đây cũng là một trong những trọng trách mà CEO và ban lãnh đạo phải thực hiện nhằm tạo dựng và nuôi dưỡng những giá trị chính làm nên văn hóa digital: sự linh hoạt, tinh thần cởi mở, hợp tác cũng như sẵn sàng chấp nhận rủi ro.
Theo Perry Hewitt, Giám đốc Kỹ thuật số của trường Đại học Harvard, khả năng thích nghi trong thế giới hiện đại hóa ngày nay thậm chí còn quan trọng hơn cả những kỹ năng công nghệ. Tạo dựng một môi trường làm việc khuyến khích nhân viên tự trao dồi kiến thức, liên tục cải thiện bản thân và nâng cao khả năng thích nghi là yếu tố đặc biệt quan trọng trong việc chuyển đổi văn hóa doanh nghiệp.
Bạn có thể tận dụng công nghệ nhằm tăng tính linh hoạt bằng cách liên tục theo dõi các KPI (lượt xem website, đánh giá dịch vụ, số lượng khác hàng, v.v…) trên dashboard trực tuyến thay cho các báo cáo tuần hoặc báo cáo quý.
Khi sản phẩm, dịch vụ và yêu cầu của khách hàng ngày càng trở nên phức tạp bắt buộc từng phòng ban và bộ phận kinh doanh khác nhau phải liên kết chặt chẽ với nhau.
Cụ thể, khá nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng các công cụ cộng tác tác mô phỏng mạng xã hội như Yammer, Slack hoặc Jira nhằm gia tăng tính gắn kết giữa các nhân viên qua hai cách.
Đầu tiên, chúng tạo điều kiện giúp nhân viên giao tiếp cởi mở hơn, cả trong công việc lẫn bên ngoài. Một khi nhân viên trở nên thân thiết, họ sẽ chủ động học hỏi và giúp đỡ lẫn nhau hơn.
Ngoài ra, những công cụ này còn giúp nhân viên bạn khám phá thông tin, kiến thức liên quan đến công việc thường bị kìm hãm bởi rào cản giữa các phòng ban. Ví dụ, một nhân viên bán hàng vô tình tìm thấy báo cáo về đối thủ cạnh tranh khi theo dõi thông tin trao đổi qua lại giữa các thành viên của bộ phận marketing, một điều mà nhân viên bán hàng có thể không biết nếu không có các công cụ trên.
Những công cụ cộng tác xã hội này được thiết kế trên nền tảng web do đó không đòi hỏi nhiều thời gian hay công sức để triển khai. Thêm vào đó, thế hệ millennial chắc chắn đã quen thuộc với những công cụ này.
Đối với những thành viên quản lý cấp cao, công cụ cộng tác xác hội còn góp phần tạo cơ hội đặc biệt giúp họ lắng nghe ý kiến của nhân viên, nắm bắt ý tưởng mới và xác định biến cố có thể xảy ra.
Luôn ở thế phòng thủ không còn là bước đi an toàn cho doanh nghiệp, giờ đây, phải đột phá mới được coi trọng.
Chúng ta sẽ không có được những phát minh cải tiến mới nếu không thất bại.
Những gã khổng lỗ trong lĩnh vực digital như Google hoặc Apple thường xuyên gặp thất bại, đó là lý do vì sao họ không ngừng mang đến cho người dùng những ứng dụng và dịch vụ sáng tạo.
Tuy nhiên, hầu hết quản lý và nhân viên đều không chấp nhận thất bại. Những quản lý cấp cao phải chứng minh cho mọi người thấy được tầm quan trọng của việc chấp nhận mạo hiểm và khuyến khích mọi người mạnh dạn hơn.
Đội ngũ liên chức năng
Yếu tố quan trọng thứ hai trong công cuộc thiết lập mô hình hoạt động cho doanh nghiệp chính là tạo dựng các nhóm liên chức năng (cross-functional team).
Về cơ bản, Digital Transformation là quá trình phá vỡ những rào cản về mặt tổ chức trong doanh nghiệp. Vì vậy, những dự án digital nên được dẫn dắt bởi các nhóm liên chức năng đến từ phòng IT và những bộ phận kinh doanh khác.
Nhóm cũng có thể bao gồm những đại diện khác như khách hàng, nhà cung cấp hoặc các agency.
Các nhóm digital nên được tập họp dựa trên yêu cầu của một sản phẩm, dịch vụ hoặc trải nghiệm khách hàng riêng biệt.
Ví dụ, một dự án phát hành ứng dụng thanh toán qua điện thoại nên được triển khai bởi nhóm gồm các thành viên đến từ các bộ phận như sales, IT, tài chính và nhà cung cấp nền tảng ứng dụng mobile. Hoặc một dự án nhắm đến việc thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng cần có sự tham gia của các thành viên từ bộ phận vận hành, marketing và IT.
Ngân hàng Starling, một start-up công nghệ tài chính của Anh đã đột phá bằng cách bỏ hẳn bộ phận IT, thay vào đó, các kỹ sư của họ sẽ cùng ngồi làm việc với những thành viên bộ phận khác để xây dựng nền tảng công nghệ.
“Đây là một mô hình giúp tăng gắn kết giữa các nhân viên. Chúng tôi lắng nghe mọi ý kiến khách hàng, từ đó cải tiến hệ thống nhằm tăng hiệu quả; ngoài ra không có gì xen giữa hai yếu tố này cả,” Anne Boden, Người sáng lập và CEO của Ngân hàng Starling, cho biết.
Những đội nhóm này phải tự quản và toàn quyền sở hữu những trải nghiệm, sản phẩm và dịch vụ mà họ đã tạo nên. Thành lập các nhóm liên chức năng là một giải pháp hiệu quả giúp kích thích ý tưởng mới vì mỗi thành viên đều sở hữu cách nhìn và kỹ năng khác nhau.
Kết luận
Trên đây là những thông tin cốt lõi về chuyển đổi số, các trụ cột và các bước để triển khai chuyển đổi số thành công.
Bạn có thể học hỏi kinh nghiệm từ những doanh nghiệp số hóa thành công nhằm gia tăng tính hiệu quả cho dự án Digital Transformation của doanh nghiệp bạn.
Một chiến lược digital táo bạo và liên kết mật thiết với chiến lược doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Chiến lược đó cần phải được dẫn đầu bởi chính CEO của doanh nghiệp cũng như sự đồng thuận từ mọi phòng ban khác. Những nỗ lực cho dự án Digital Transformation nên được tập trung vào cả 5 khía cạnh digital, và được khởi động bằng một dự án thí điểm nhắm vào các mục tiêu nhỏ, dễ thực hiện.
Đột phá công nghệ đã tạo nên các hệ sinh thái công nghệ nơi mà mọi doanh nghiệp đều có thể tiếp cận những loại hình công nghệ chi phí thấp và theo yêu cầu. Nhờ đó cho phép doanh nghiệp gia tăng khả năng số hóa một cách đáng kể. Đứng lên từ nền tảng mà các doanh nghiệp digital khổng lồ đã tạo dựng sẵn chính là lối tắt cho bạn thực hiện Digital Transformation.
Cuối cùng, doanh nghiệp không nên xem nhẹ những tác động mà văn hóa digital có thể đem lại. Ba mấu chốt tạo nên một văn hóa digital chính là sự linh hoạt, cộng tác và sẵn sàng chấp nhận rủi ro.
