Chắc hẳn chúng ta đã quá quen với khái niệm deadline (thời hạn). Vậy chạy deadline là gì? Cần làm gì để luôn đúng deadline được giao?
Chạy deadline là gì?
“Chạy deadline là sự cố gắng hết sức để gấp rút hoàn thành công việc trước thời điểm được giao.”
Chẳng hạn, sếp yêu cầu bạn gửi báo giá cho khách hàng và gửi đi trước 4 giờ chiều nay nhưng vì một số lí do khách quan mà đến ngày 2 giờ chiều ngày đó bạn mới có thời gian để chuẩn bị. Lúc này bạn sẽ nhanh nhanh chóng chóng, cố gắng đẩy nhanh tiến độ để gửi kịp giờ mà sếp yêu cầu. Đây được gọi là chạy deadline.
Lí do vì sao deadline lại quan trọng
Trong hầu hết các trường hợp, chúng ta áp đặt deadline vì những lý do sau:
Để đảm bảo hoàn thành công việc: bạn rất dễ quên hoặc trì hoãn các nhiệm vụ không có điểm cuối. Với các mốc deadline rõ ràng, chúng ta có thể tránh được tình trạng này.
Để khuyến khích quy trình làm việc suôn sẻ: deadline giúp chúng ta hướng tới các mục tiêu chung đồng thời theo dõi các dự án phức tạp.
Để thiết lập kỳ vọng: thời hạn làm rõ những gì chúng ta dự kiến sẽ cung cấp và khi nào. Điều này có nghĩa là bạn đang kiểm soát môi trường làm việc của mình và không bị nhầm lẫn.
Bạn nên biết rằng việc không đáp ứng thời hạn có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Ở cấp độ cá nhân, nó có thể làm tổn hại danh tiếng của bạn và có khả năng gây hại cho sự nghiệp của bạn, đặc biệt nếu điều này lặp lại nhiều lần.
Ở cấp độ doanh nghiệp, việc bỏ lỡ deadline có thể gây hại cho danh tiếng của công ty bạn hoặc có những tác động tài chính sâu sắc.
Mẹo để luôn đáp ứng đúng deadline
Với các bí quyết này, bạn có thể dễ dàng chinh phục bất kỳ deadline nào đến với mình!
Đảm bảo đưa ra các deadline thực tế
Chấp nhận một thời hạn không hợp lý là lý do tại sao nhiều người cuối cùng cảm thấy quá tải. Nếu bạn biết rằng không thể hoàn thành một nhiệm vụ nào đó trước thời hạn đã định thì đừng đồng ý với nó – chỉ đồng ý với những nhiệm vụ hợp lý và thực tế.
Chia nhiệm vụ thành nhiều phần nhỏ hơn
Một trong những lý do tại sao mọi người thường xuyên cảm thấy choáng ngợp khi chạy deadline là gì? Đó là bởi vì họ không chia nhiệm vụ của mình thành những phần nhỏ hơn. Đảm bảo thực hiện nhiệm vụ tổng thể của bạn và sau đó chia nó ra để bạn có thể thấy các bước nhỏ hơn bạn cần thực hiện để đạt được nó.
Khi đã hoàn thành việc này, bạn có thể đề ra các bước mà bạn phải thực hiện mỗi ngày để đạt được thời hạn và hoàn thành nhiệm vụ.
Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ
Ưu tiên các nhiệm vụ sau 2 loại: tầm quan trọng và cấp bách. Bằng cách này, bạn sẽ biết phải làm gì đầu tiên, thứ hai… Ví dụ, công việc cấp bách và quan trọng nên được thực hiện trước, sau đó là những công việc quan trọng nhưng ít khẩn cấp hơn. Đối với những nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng, hãy ủy quyền nếu có thể hoặc thực hiện nhanh chóng với ít nỗ lực hơn. Bạn có thể để lại những nhiệm vụ ít khẩn cấp và ít quan trọng nhất để làm sau.
Đặt cho mình một thời hạn sớm hơn
Bạn có thể đảm bảo rằng đáp ứng thời hạn nếu bạn hoàn thành sớm. Vì vậy, hãy đặt mục tiêu mới cho thời hạn mới của bạn ngay trước đó. Cho phép bản thân có thêm thời gian giúp bạn hoàn thành sớm và kiểm tra để tránh sai sót.
Có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cho mỗi việc
Bằng cách chia nhỏ dự án lớn hơn, bạn có thể tạo danh sách có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cho từng nhiệm vụ nhỏ hơn mà bạn đã xác định. Điều này giúp bạn có cảm giác tốt về dòng thời gian mà bạn đang làm việc và sẽ cho bạn biết liệu bạn có đang làm đúng tiến độ hay bị tụt lại phía sau một chút hay không.
Cụ thể với ngày bắt đầu và ngày hoàn thành, bạn sẽ nhận thấy bản thân có thêm động lực khi thấy từng việc được xử lý đúng hạn. Ngoài ra, nó sẽ giúp bạn xác định những nhiệm vụ mà bạn chưa hoàn thành.
Bình tĩnh, đừng hoảng sợ và không kiểm tra đồng hồ cứ sau 10 giây
Ngay cả khi thời hạn còn 5 phút nữa, đừng hoảng sợ. Và, kiểm tra đồng hồ cứ sau 10 giây sẽ không hiệu quả. Giữ cho mình bình tĩnh. Nếu không, bạn sẽ rối tung lên vì không biết bắt đầu từ đâu, phải làm gì và tệ hơn là vội vàng hoàn thành nhiệm vụ có thể biến nó thành một công việc cẩu thả. Đặt báo thức hai hoặc ba lần trước thời hạn là một ý tưởng hay để đảm bảo rằng bạn biết về thời gian còn lại và có cơ hội kiểm tra lại trước khi gửi đi.
Tỉ mỉ và chính xác
Hãy chú ý đến từng chi tiết nếu bạn không muốn bỏ sót thông tin. Ngay cả khi khẩn cấp, hãy dành vài phút để kiểm tra lại mọi thứ và đảm bảo tính chính xác, đầy đủ.
Làm việc nhiều giờ hơn nếu cần thiết
Nếu bạn cam kết đáp ứng thời hạn và đó là một thời hạn rất quan trọng, thì bạn có thể cần phải làm thêm vài giờ mỗi ngày. Nếu điều đó có nghĩa là bạn hoàn thành công việc tốt hơn và giúp bạn hoàn thành đúng thời hạn.
Làm gì nếu bỏ lỡ deadline?
Chuẩn bị sẵn sàng lý do
Điều thiết thực đầu tiên mà bạn cần làm trong trường hợp biết rằng mình thất bại trong việc chạy deadline là gì? Đó là nghĩ ra một cái cớ. Trong trường hợp này, không có nghĩa là bạn cần phải nói dối, chỉ cần đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn lý do khi được hỏi tại sao bạn không thể đáp ứng deadline.
Nói với sếp/cấp trên của bạn chính xác những gì đã xảy ra
Thay vì chịu quá nhiều căng thẳng, bạn nên lấy hết can đảm và thành thật với cấp trên của mình, kể cho họ nghe chính xác những gì đã xảy ra. Rất có thể sếp sẽ tôn trọng bạn vì cách bạn thẳng thắn nói ra những sai lầm của mình một cách có trách nhiệm.
Xin lỗi
Nói rằng bạn không hoàn thành đúng thời hạn có thể khó khăn, nhưng điều quan trọng là bạn phải xin lỗi vì sự chậm trễ. Ngoài việc tỏ ra lịch sự, việc xin lỗi khi bạn báo tin cho người quản lý của mình có thể cải thiện đáng kể phản ứng của họ, bởi vì điều đó cho thấy bạn nhận thức được rằng sai lầm này đã ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.
Chọn thời hạn mới
Có lẽ điều quan trọng nhất bạn có thể làm sau khi bỏ lỡ thời hạn là chủ động thảo luận về cách bạn sẽ đưa mọi thứ trở lại đúng hướng. Điều này sẽ liên quan đến việc xem xét cẩn thận lịch trình làm việc và thay đổi một số thứ để ưu tiên cho việc hoàn thành công việc đang dang dở. Lúc này, cần đảm bảo thời hạn mới là phù hợp. Điều nên tránh là bỏ lỡ thời hạn đến hai lần.
Có rất nhiều cách để chúng ta có thể đáp ứng đúng thời hạn mà không rơi vào trạng thái hoang mang. Điều thực sự quan trọng là phải hiểu chạy deadline là gì và tại sao chúng lại quan trọng đến vậy để bạn có thể bắt đầu tích hợp các phương pháp hay nhất để đáp ứng thời hạn trong ngày làm việc của mình.
