Công việc lễ tân giúp các doanh nghiệp vận hành trơn tru. Họ thường là nhân viên đầu tiên mà khách hàng hoặc công chúng tiếp xúc và do đó chịu trách nhiệm tạo ấn tượng tốt đầu tiên.
Công việc lễ tân bao gồm những gì?
Nhân viên lễ tân thực hiện các nhiệm vụ hành chính khác nhau, chẳng hạn như chào đón khách, trả lời điện thoại, nhận tin nhắn, lên lịch hẹn, nộp và lưu trữ tài liệu, cung cấp thông tin cho nhiều người, sắp xếp chuyến đi và chạy việc vặt.
Mô tả công việc lễ tân:
- Trả lời, sàng lọc và chuyển tiếp các cuộc gọi điện thoại;
- Chào đón khách hàng và hướng dẫn họ đến những điểm đến cụ thể;
- Góp phần đảm bảo an ninh cho văn phòng bằng cách giúp giám sát việc ra vào của khách;
- Nhận hoặc gửi thông tin hoặc tài liệu bằng máy tính hoặc thư;
- Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ hành chính khác, chẳng hạn như lên lịch hẹn;
- Sao chép và lưu trữ tài liệu và hồ sơ;
- Thu thập, sắp xếp, phân phối và chuẩn bị chuyển phát thư;
Công việc của lễ tân có thể khác nhau tùy thuộc vào nơi làm việc. Ví dụ, nhân viên lễ tân trong bệnh viện và các phòng khám có thể thu thập thông tin cá nhân và thông tin bảo hiểm và hướng dẫn bệnh nhân đến phòng chờ. Mô tả công việc lễ tân văn phòng là chào đón khách và quản lý lịch trình của phòng họp hoặc khu vực hội nghị chung.
Trong các spa hoặc tiệm làm tóc, họ sắp xếp các cuộc hẹn, hướng dẫn khách hàng đến các khu vực spa khác nhau hoặc nhà tạo mẫu tóc cụ thể và cũng có thể xử lý các khoản thanh toán. Những người làm việc cho các công ty vận tải trả lời các câu hỏi của hành khách về điểm khởi hành, điểm đến, chuyển tuyến và các vấn đề liên quan khác. Mô tả công việc lễ tân khách sạn có thể bao gồm tiếp nhận điện thoại, xác nhận thông tin đặt phòng, tư vấn về hạng phòng, giá phòng, nhập các thông tin lưu trú…
“Công việc lễ tân là chào đón khách một cách tích cực và thực hiện tất cả các nhiệm vụ hành chính theo tiêu chuẩn chất lượng cao nhất.”
Kỹ năng cần thiết để làm tốt công việc lễ tân
Chúng ta đều biết rằng ấn tượng ban đầu rất quan trọng, điều này đặc biệt đúng ở các môi trường làm việc chuyên nghiệp. Là người đầu tiên tiếp xúc với khách hàng, đối tác đến công ty, người đảm nhận công việc lễ tân có trách nhiệm to lớn đối với uy tín của doanh nghiệp mà họ làm việc.
Đó là lý do tại sao các nhà tuyển dụng rất quan tâm đến việc tìm kiếm một ứng viên có tất cả các đặc điểm và kỹ năng lễ tân cần thiết để hỗ trợ công việc kinh doanh của họ.
Hãy cùng khám phá những kỹ năng và phẩm chất cần có của lễ tân mà các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm trong thời đại ngày nay và lí do tại sao nhé.
Tính cách dễ chịu
Một nhân viên lễ tân giỏi đòi hỏi phải có tính cách vui vẻ, dễ gần. Họ là người đầu tiên tạo ra ấn tượng về công ty nên họ cần phải truyền tải thông điệp cần thiết với một nụ cười. Thể hiện thái độ lạnh lùng hay kiêu ngạo sẽ không giúp ích gì cho họ trong mọi tình huống.
Tính cách không chỉ biểu hiện bằng ngôn ngữ cơ thể mà còn thể hiện qua cách nói chuyện qua điện thoại vì phần lớn mọi người sẽ gọi điện để hỏi thông tin. Vậy nên nhân viên lễ tân cần phải trả lời một cách lịch sự với thông tin đầy đủ và phù hợp với người ở đầu dây bên kia.
Tổ chức sắp xếp hiệu quả
Có khả năng tổ chức sắp xếp là một yêu cầu quan trọng khác đối với công việc lễ tân. Có rất nhiều thông tin được chuyển qua nhân viên lễ tân mỗi ngày, do đó, việc theo dõi thông tin luôn là cần thiết. Họ phải luôn chuẩn bị sẵn sàng tất cả các số điện thoại, thông tin và dữ liệu quan trọng.
Tại bất kỳ thời điểm nào, các thông tin này cũng có thể được yêu cầu bởi người có liên quan và cách duy nhất để cung cấp ngay là sắp xếp hiệu quả. Trong đó, cách tốt nhất là lưu trữ theo từng đối tượng nhân viên, khách hàng, sếp và người chuyển phát.
Ngay cả việc sắp xếp các thư mục trong máy tính cũng rất quan trọng. Bí quyết là đặt tên các thư mục cùng với ngày tháng, nếu không khi cần thiết có thể khó tìm thấy chúng.
Giỏi đa nhiệm
Nhân viên lễ tân sẽ thường xuyên gặp phải tình huống điện thoại đổ chuông, nhân viên đang yêu cầu một số dữ liệu khẩn cấp, người chuyển phát nhanh đang chờ đợi và khách hàng thúc giục vào cùng một thời điểm.
Sẽ không có việc nào được thực hiện hiệu quả nếu họ không giỏi đa nhiệm. Nhân viên tiếp tân không có sự “xa xỉ” là chỉ tập trung vào một công việc như những nhân viên khác, họ cần phải hiểu biết nhiều lĩnh vực công việc cùng lúc mới mong đạt được năng suất cao.
Kỹ năng giao tiếp tốt
Các nhiệm vụ điển hình của một lễ tân sẽ bao gồm trả lời điện thoại, viết email, ghi chú thông tin và chào hỏi khách hàng. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi kỹ năng giao tiếp là một trong những phẩm chất quan trọng nhất để làm tốt công việc lễ tân. Giao tiếp không chỉ biểu thị qua từ ngữ đơn giản, ngôn ngữ cơ thể tích cực mà còn phải biết lắng nghe.
Những nhân viên lễ tân có kinh nghiệm sẽ biết khi nào nên lắng nghe thay vì nói chuyện, khi nào nên đặt câu hỏi thay vì đưa ra câu trả lời và khi nào nên chờ đợi thay vì cố gắng nói trước. Mặc dù điều quan trọng là phải trở nên lịch sự và chuyên nghiệp trong các cuộc trò chuyện, nhưng lắng nghe tích cực có lẽ là ưu tiên hàng đầu mà một lễ tân nên có.
Đồng cảm với người khác
Đôi khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp có thể giận dữ, buồn bã hoặc khó chịu. Trên thực tế, người gọi có thể có những cảm xúc khác nhau khi họ gọi đến và một phẩm chất quan trọng đối với bất kỳ nhân viên lễ tân nào là có thể cảm nhận những cảm xúc này ở người gọi và giải quyết chúng một cách chuyên nghiệp, đúng mực.
Điều này có nghĩa là họ cần đặt mình vào vị trí của người khác. Không phải ai cũng dễ dàng gạt mình sang một bên vì cảm xúc của người khác, nên người có thể làm được điều này sẽ là ứng viên tốt nhất cho công việc lễ tân và các vị trí khác đại diện cho doanh nghiệp.
Am hiểu công nghệ
Trong môi trường làm việc được công nghệ hóa ngày nay, các kỹ năng của lễ tân cần bao gồm việc quản lý cả phần cứng và phần mềm như xử lý hệ thống điện thoại, máy in và máy photocopy. Kỹ năng xử lý văn bản là điều cần thiết nhưng họ cũng có thể được yêu cầu làm việc với Excel hoặc các chương trình cụ thể phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty.
Với mục tiêu sử dụng hiệu quả nguồn lực, nhiệm vụ của nhân viên lễ tân còn được mở rộng ngoài mô tả công việc so với trước đây và điều này có thể đòi hỏi các kỹ năng bổ sung như quản lý mạng xã hội.
Khả năng làm việc độc lập
Không giống như các môi trường văn phòng khác, nơi nhân viên được vây quanh bởi các đồng nghiệp ở các bàn làm việc lân cận để hỏi ý kiến, quầy lễ tân thường là một nơi khá vắng vẻ. Điều này có nghĩa là khả năng làm việc độc lập là một trong những kỹ năng quan trọng nhất đối với một lễ tân.
Không có đồng nghiệp để tham khảo ý kiến hoặc được hỗ trợ, nhân viên lễ tân phải tự suy nghĩ và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng – thường trong khi khách hàng đang đợi ngay trước mặt họ hoặc điện thoại của họ “ngập” trong các cuộc gọi.
Như bạn có thể thấy, công việc lễ tân không chỉ đòi hỏi khả năng ghi chú và giao tiếp tốt mà còn bao gồm sự cởi mở, thân thiện và hòa đồng, biết sắp xếp, đa nhiệm, đồng cảm và hiểu về công nghệ. Đây có lẽ là yêu cầu khá cao đối với người tìm việc nhưng là những phẩm chất quan trọng giúp mọi nhân viên lễ tân có thể thành công trong sự nghiệp của họ.
Huỳnh Trâm
