Sắp xếp công việc là kỹ năng bạn sử dụng để quản lý thời gian, khối lượng công việc, tài nguyên, lên kế hoạch và đặt thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ nhằm mang lại chất lượng công việc cao nhất. Người giỏi kỹ năng này ngoài việc đạt được hiệu quả cao, họ cũng không cảm thấy căng thẳng, luôn đáp ứng thời hạn và rất được tin cậy.
Đã bao giờ bạn nhìn một người rất giỏi trong việc sắp xếp mọi thứ suôn sẻ và tự hỏi “Bí mật của họ là gì?”. Thực tế những người có khả năng tổ chức tốt đều có các đặc điểm chung và quan trọng là bạn cũng có thể học hỏi những khía cạnh này.
Trở thành một người có khả năng tổ chức tốt không phải là điều gì đó quá xa vời mà đơn giản là hình thành các thói quen lành mạnh. Dưới đây là thói quen của những người có kỹ năng sắp xếp công việc mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.
Viết ra mọi thứ
Những người có kỹ năng sắp xếp công việc biết rằng, viết ra là cách duy nhất để đảm bảo rằng họ sẽ nhớ làm điều gì đó.
Nếu chỉ dựa vào trí nhớ của mình, rất có thể bạn sẽ không bao giờ thực hiện được những gì bạn muốn. Dành thời gian để viết ra những điều cần được ghi nhớ mỗi ngày, như những ngày quan trọng và những việc cần làm. Điều này sẽ giúp bộ não của bạn trở nên minh mẫn hơn và công việc được sắp xếp tốt hơn. Hãy tập thói quen viết mọi thứ ra giấy, ghi chú vào điện thoại hoặc máy tính của bạn và sẵn sàng gặt hái những lợi ích thiết thực nhé.
Thiết lập thứ tự ưu tiên
Người có kỹ năng sắp xếp công việc có ý thức rõ ràng về những gì quan trọng với họ. Họ biết mục tiêu của mình là gì, cần phải làm gì vào lúc nào và những gì có thể được hoãn lại. Họ bắt đầu một ngày làm việc với kế hoạch rõ ràng về những điều ưu tiên nhất của họ. Đồng thời họ cũng xem lại kế hoạch của mình suốt cả ngày và điều chỉnh khi cần thiết.
Họ biết làm thế nào để yêu cầu giúp đỡ
Có kỹ năng sắp xếp công việc không có nghĩa là luôn luôn mạnh mẽ và tự mình làm mọi việc. Người có kỹ năng tổ chức biết cả điểm mạnh, điểm yếu của họ và họ biết khi nào và làm thế nào để yêu cầu sự giúp đỡ.
Hãy nhớ rằng, thời gian của bạn rất quý giá và không nhờ người khác giúp đỡ khi bạn cần đến có thể gây lãng phí rất nhiều thời gian và năng lượng, chưa kể điều này có thể dẫn đến sự căng thẳng không cần thiết.
Họ không trì hoãn
Trì hoãn mọi thứ là một hồi chuông cảnh báo nếu bạn đang cố gắng giữ cho mọi thứ hoạt động trơn tru. Cho dù đang làm việc nhóm hay tự mình thực hiện công việc thì người có khả năng tổ chức tốt luôn quan tâm đến việc bắt đầu càng sớm càng tốt.
Điều này không có nghĩa là bạn không thể chuyển một vài nhiệm vụ trong danh sách việc cần làm trong tuần này sang những tuần tiếp theo khi cảm thấy quá tải, mà nó có nghĩa là bạn cần có thái độ chủ động. Có thể nói dễ hơn làm nhưng thực hiện điều này có thể giúp bạn tránh khỏi một số rủi ro về sau này.
Họ luôn có sự chuẩn bị
Người có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc tốt có xu hướng chuẩn bị cho hầu hết mọi thứ theo cách của họ. Tất nhiên, kỹ năng quản lý thời gian thành công đi đôi với điều này. Biết bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ và dành đủ thời gian để làm điều đó gần như là cách duy nhất để kiểm soát được mọi thứ.
Làm thế nào để làm nổi bật các kỹ năng tổ chức sắp xếp công việc?
Nếu bạn có những biểu hiện trên đây thì làm thế nào để nêu bật kỹ năng tổ chức sắp xếp của bạn trong quá trình tìm việc? Sau đây là một vài gợi ý.
Trên bản CV
Trước khi bạn bắt đầu viết hoặc chỉnh sửa CV xin việc của mình, hãy tham khảo mô tả công việc để tìm hiểu các loại kỹ năng tổ chức cụ thể mà nhà tuyển dụng tiềm năng của bạn mong muốn. Hãy tìm kiếm các từ khóa như đa nhiệm, đáp ứng đúng thời hạn và cố gắng kết hợp các cụm từ này vào kinh nghiệm làm việc hoặc danh sách kỹ năng trong CV của bạn. Bạn cũng có thể nêu bật kỹ năng tổ chức sắp xếp của mình trong phần giới thiệu hoặc mục tiêu nghề nghiệp bằng cách sử dụng các từ khóa như chủ động thiết lập mục tiêu, đáng tin cậy hoặc làm việc dưới áp lực cao.
Khi phỏng vấn xin việc
Một trong những cách tốt nhất để làm nổi bật các kỹ năng sắp xếp công việc của bạn trong buổi phỏng vấn xin việc là chia sẻ về cách bạn tổ chức, sắp xếp công việc ở công việc trước đây. Bạn có thể giải thích về cách sắp xếp thời gian, xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc và ủy quyền. Bạn cũng có thể nói về những lần bạn sử dụng kỹ năng tổ chức để giải quyết vấn đề hoặc đóng góp vào thành công của nhóm. Một phần quan trọng của khả năng tổ chức, sắp xếp là có thể hoạt động tốt trong bất kỳ môi trường nào, vì vậy bạn cũng có thể đề cập đến việc các kỹ năng tổ chức hiện có sẽ giúp bạn đạt hiệu suất cao trong vai trò mới như thế nào.
Huỳnh Trâm
