Tổng đài nội bộ PBX hay tổng đài VoIP tối ưu hơn cho doanh nghiệp?
Tổng đài điện thoại ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong doanh nghiệp. Sự tồn tại của tổng đài điện thoại không chỉ làm tăng tính chuyển nghiệp mà còn giúp các phòng ban dễ dàng liên hệ và hỗ trợ công việc.Thời đại 4.0, với sự phát triển của công nghệ thông tin và mạng internet tạo bước đột phá mới trong dịch vụ tổng đài ảo. Với nhiều tính năng tiện ích, tổng đài ảo trở thành công cụ đắc lực và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Vậy giữa tổng đài PBX và VoIP có điểm khác biệt nào?
Tổng đài VoIP là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng tổng đài ảo ?
Tổng đài VoIP là dịch vụ tổng đài ảo sử dụng phần cứng tổng đài được vận hành trên nền tảng internet. VoIP cho phép công ty sử dụng chung 1 tài nguyên tổng đài. Đồng thời có thể kết nối với nhiều thiết bị, sử dụng giống như một chiếc điện thoại cứng như điện thoại di động, máy tính bàn, máy tính bảng, điện thoại cố định,…
Nhờ đó, tư vấn viên linh hoạt sử dụng thiết bị và tư vấn khách hàng mọi lúc, mọi nơi, không nhất thiết phải có mặt ở công ty. Yếu tố này đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tối đa tới 70%.
XEM THÊM: Tổng Đài Điện Thoại Là Gì? Các Loại Tổng Đài Điện Thoại Hiện Nay
VoIP Phone vận hành trên nền tảng mạng Internet
Tổng đài VoIP được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi ưu điểm:
- Gọi miễn phí: Doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi giữa các máy nhánh cùng một dịch vụ, cùng thiết bị VOIP hoặc cùng tổng đài IPhoàn toàn miễn phí.
- Thực hiện cuộc gọi 2 chiều: Cho phép cả hai chiều giao tiếp bằng giọng nói được chạy trên một mạng duy nhất và chung một đầu số.
- Hội thoại tự động: Thiết lập lời chào tự động, nhạc chờ chuyên nghiệp.
- Định tuyến cuộc gọi: Cho phép thiết lập định tuyến cuộc gọi phân bổ đến đúng bộ phận/nhân sự khách hàng cần gặp, chuyển tiếp cuộc gọi sang một số di động khác.
- Chặn cuộc gọi: Cho phép doanh nghiệp chặn cuộc gọi không mong muốn.
- Tính cước thông minh: Tính cước cuộc gọi, có thể thống kê cước của từng người theo mã số người dùng
- Đồng nhất phương tiện: Mã hóa âm thanh và video với codec âm thanh và codec video. Đồng thời tối ưu hóa các dòng phương tiện truyền thông dựa trên yêu cầu và băng thông mạng.
Trả lời tự động: Hệ thống thoại tự động có khả năng tương tác tự động với người gọi đến và điều hướng tới bộ phận phụ trách.
Tổng đài nội bộ PBX là gì? Những lợi ích mang tới cho doanh nghiệp
Tổng đài nội bộ (Private Branch Exchange viết tắt là PBX) thường được lựa chọn sử dụng trong các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ. Tổng đài nội bộ được hiểu là hệ thống thiết bị chuyển mạch kết nối những cuộc điện thoại với nhau tức sử dụng nhánh riêng. Đồng thời có thể thực hiện cuộc gọi ra cùng thời điểm và cùng chung số thuê bao đó.
Hiểu một cách khác, tổng đài nội bộ là một đường mạng điện thoại riêng được sử dụng ở phạm vi công ty. Các phòng ban trong công ty có thể gọi điện kết nối với nhau trong cùng một hệ thống mà không mất phí. Ngoài ra, tổng đài nội bộ còn có thể kết nối nhiều chi nhánh nhỏ của doanh nghiệp mặc dù không cùng chung vị trí khu vực.
Tổng đài nội bộ PBX sử dụng nhánh riêng
Tổng đài nội bộ mang tới nhiều tiện ích cho doanh nghiệp như:
- Thư thoại: Có khả năng ghi – lưu lại lời nhắn của khách hàng khi nhân viên không trực điện thoại.
- Định tuyến cuộc gọi: Không chỉ tiếp nhận được nhiều cuộc gọi cùng một lúc, tổng đài nội bộ còn cho phép chuyển cuộc gọi tới nhân viên, phòng ban phụ trách.
- Truyền thông hợp nhất: Có thể truyền tải nhiều tính năng khác nhau bằng nhiều hình thức như Video, hình ảnh, SMS,…
- Đồng nhất số điện thoại: Tổng đài nội bộ cung cấp một số liên lạc cố định dù sử dụng ở nhiều máy nhánh để giao dịch với khách hàng.
Tính năng IVR: Trả lời thoại tương tác được cài đặt sẵn mỗi khi khách hàng gọi đến, nội dung có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp.
Điểm khác nhau giữa tổng đài nội bộ và tổng đài VoIP
Tổng đài PBX và tổng đài Voice IP có nhiều điểm khác biệt từ giao thức kết nối tới cấu hình, cụ thể như sau:
Giao thức kết nối hệ thống tổng đài
Phương thức kết nối của hệ thống tổng đài nội bộ và tổng đài VoIP hoàn toàn khác nhau. Nếu PBX được kết nối bằng đường dây điện thoại riêng dùng để nhận cuộc gọi và gọi đi trong phạm vi của một công ty.
Còn tổng đài VoIP hoàn toàn ngược lại bởi được vận hành trên nền tảng mạng internet. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp linh hoạt sử dụng trên nhiều thiết bị như:
- Điện thoại IP
- Trên máy tính
- Trên Smartphone
Tổng đài VoIP linh hoạt hơn PBX
Phương thức kết nối tổng đài khác nhau là yếu tố quan trọng quyết định tới thiết bị sử dụng của tổng đài nội bộ và tổng đài VOIP. PBX sử dụng các thiết bị điện thoại bàn, điện thoại không dây có phụ kiện hỗ trợ như tai nghe, headphone… Đồng nghĩa với việc tính cố định cao, tư vấn viên phải ngồi trực 24/7 để tiếp nhận các cuộc gọi.
XEM THÊM: Tự Xây Dựng Hay Thuê Dịch Vụ Tổng Đài Ảo: Lựa Chọn Nào Tốt Cho Doanh Nghiệp?
Tổng đài VoIP kết nối với nhiều thiết bị
Ngược lại tổng đài VoIP có thể sử dụng đa dạng các thiết bị. Ngoài thiết bị chuyên dụng, doanh nghiệp có thể thay thế bằng laptop, máy tính bàn, Ipad, điện thoại di động,… có kết nối internet để thực hiện cuộc gọi. Điều này giúp các tư vấn viên linh hoạt hơn, có thể tiếp nhận cuộc gọi bất cứ lúc nào mà không cần phải trực ở công ty.
Khác biệt về cấu hình – định tuyến cuộc gọi
Hệ thống tổng đài nội bộ có cấu hình định tuyến cuộc gọi tới những số cụ thể. Ngược lại, tổng đài ảo VoIP lại cung cấp nhiều cấu hình để doanh nghiệp tùy chọn. Bởi tổng đài VoIP được quản lý trực tiếp trên hệ thống máy tính, dễ dàng lập trình, thay đổi giao diện trực tuyến. Đặc biệt VoIP được thiết và định tuyến cuộc gọi đến nhiều số hoặc một đầu số theo rule phân phối. Yếu tố này giúp doanh nghiệp linh động, gia tăng hiệu quả chất lượng cuộc gọi.
VoIP tối ưu chi phí hơn hơn PBX
Doanh nghiệp sử dụng tổng đài PBX sẽ phải bỏ ra một khoản phí lớn cho việc lắp đặt hệ thống, mua đầu số và các thiết bị điện thoại cứng. Còn tổng đài VoIP chỉ mất một khoản phí đăng ký đầu số với nhà mạng và cước duy trì.
Thêm đó, doanh nghiệp cũng phải trả một khoản phí lớn để bảo dưỡng tổng đài nội bộ. Khi cần thay đổi một tính năng vào đó hoặc mở rộng hệ thống cần phải mất thêm nhiều chi phí. Ngược đài tổng đài PBX mọi vấn đề về bảo dưỡng, thay đổi tính năng sẽ được bên cung cấp thực hiện miễn phí. Doanh nghiệp có nhu cầu nâng cấp quy mô sử dụng chỉ cần trang bị thêm thiết bị mà không cần mất phí mở rộng hệ thống.
Ngoài những điểm khác biệt này, tổng đài ảo VoIP còn có những điểm khác vượt trội hơn tổng đài PBX như lắp đặt nhanh chóng, hiệu suất làm việc và quản lý tối ưu. Với nhiều tính năng nổi bật, hệ thống tổng đài ảo VoIP được hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn và đánh giá cao.
